רבים מהמנהלים ומקבלי החלטות בארגונים מהססים להטמיע מערכת גיוס עובדים. אך בעידן הטכנולוגי של היום, מערכות גיוס עובדים הפכו לכלי חיוני לארגונים המעוניינים לשפר את יעילות הגיוס, לחסוך בעלויות ולהבטיח חוויית מועמד חיובית בתהליך. יתרה מכך, הן מסייעות לארגונים למשוך ולשמר כישרונות איכותיים על ידי התאמה מדויקת יותר של מועמדים לתפקידים.
במאמר זה, נדון בהתנגדויות הנפוצות כלפי מערכת גיוס עובדים. נראה כיצד חששות אלו מבוססים על הבנה מוגבלת של היכולות והיתרונות שמערכות אלה מציעות. נדגים כיצד הטמעת מערכת גיוס עובדים יכולה לשפר את תהליכי הגיוס ולייעל אותם.
"זה קשה ומסורבל"
אחת ההתנגדויות הנפוצות להטמעת מערכת גיוס עובדים היא החשש מתהליך מסורבל ומסובך. רבים חוששים שהטמעת המערכת תצריך מאמצים רבים ותכביד על עובדי מחלקת משאבי האנוש והגיוס. אך האמת היא שהחשש הזה אינו מבוסס.
אנחנו ב-Civi דאגנו להפוך את תהליך הטמעת מערכת הגיוס לקל, חלק ויעיל. אנו מציעים פרוטוקול מסודר של ייבוא נתונים מכל מקור וממערכות שונות שהארגון משתמש בהן. התהליך מתבצע באופן מאובטח, תוך שמירה קפדנית על כל נהלי אבטחת הנתונים.
בזכות הניסיון הרב והמתודולוגיה המסודרת של Civi תהליך ההטמעה של מערכת גיוס יכול להסתכם בשעה אחת בלבד! אחרי ההדרכה המקיפה על שימוש במערכת, מערך השירות והתמיכה ממשיך ללוות את המשתמשים בדרכים שונות, כולל שירות ווטסאפ לקבלת תשובות ותמיכה מיידית. כמו כן, בתוך המערכת קיים מגוון רחב של סרטוני הדרכה קצרים להסבר על פונקציות ויכולות שונות.
המשתמשים יכולים לבחור את סרטון ההדרכה הרלוונטי לצורך שעולה בכל רגע נתון, ללמוד על הפונקציה בצורה קלה ומהירה ולהמשיך לעבוד עם המערכת באופן חלק ויעיל. סרטונים אלו מאפשרים גם למידה עצמאית ורכישת מיומנויות בקצב הנוח למשתמש.
התמיכה וההדרכה הנרחבת משלימות את הממשק הידידותי, הנוח והאינטואיטיבי של Civi. כך, ההטמעה הופכת למהירה וקלה בכל שלביה.
"איננו זקוקים למערכת גיוס, יש לנו שיטות עבודה מוצלחות"
לא פעם אנשי גיוס טוענים כי "איננו זקוקים למערכת גיוס, יש לנו שיטות עבודה מוצלחות". רבים מאמינים שתהליכי הגיוס הקיימים בארגון פועלים כשורה ואין צורך בשינוי. אולם גישה זו מתעלמת מהיתרונות המשמעותיים שמערכת גיוס עובדים יכולה להעניק.
זה אומר שכמה ששיטות העבודה שלכם טובות – עם מערכת גיוס תוכלו להיות פי 3 יותר טובים ויעילים – לא חבל לפספס את זה?
קודם כל, מערכת גיוס Civi חוסכת שעות רבות של עבודה ידנית ומייגעת. במקום לנהל רשימות ארוכות של מועמדים, לעקוב אחר שלבי המיון השונים, ולהעביר מידע ממקום למקום באופן ידני, המערכת עושה זאת באופן אוטומטי, ממוחשב ומדויק ביותר.
כל הנתונים הרלוונטיים על כל המועמדים, משרות פנויות, מידע על תהליכי המיון השונים שנפתחו נשמרים במאגר. זה מאפשר לכל גורמי הגיוס בארגון לגשת באופן מיידי למידע העדכני ביותר בכל שלב של התהליך, וחוסך שעות רבות של תיאום בין הגורמים והעברת המידע. תהליכי הגיוס הופכים למהירים ומדויקים יותר, מה שחוסך לארגון או לחברת השמה שעות רבות של עבודה אנושית ומאפשר לגייס יותר עובדים באותן השעות.
בנוסף לכך, המערכת מאפשר לבצע סינון קורות חיים בצורה מאוד מדויקת ולנהל מאגר מועמדים בצורה אפקטיבית ביותר. שימוש מושכל בפונקציה של חיתוכי מועמדים מאפשר למצוא מועמדים רלוונטיים בתוך המאגר הקיים, לחסוך כסף על פרסום משרות ולאייש משרות בצורה מהירה יותר.
הפקת דוחות וקבלת נתונים סטטיסטיים על כל משפך הגיוס מאפשר לנהל בצורה מיטבית את תהליכי הגיוס, להיות בשליטה מלאה על תהליכי הגיוס השונים, לקבל תובנות על ערוצי פרסום וגיוס השונים ולייעל את תהליכי העבודה על בסיס נתוני אמת שהמערכת מספקת.
האוטומציה חוסכת זמן יקר לצוות הגיוס ומשאבי אנוש, שיכולים להתמקד במשימות הליבה של ניהול הגיוס ולא באדמיניסטרציה. במקום לבזבז זמן רב על מטלות טכניות ומשרדיות שגרתיות, הם יכולים להשקיע בפעילות המרכזית של ניהול הגיוס לצורך מציאת העובדים הטובים ביותר ולצורך המשך שיפור תהליכים.
“המערכת לא תוכל להתאים את עצמה לצרכים הייחודיים של הארגון”
לא פעם קיים גם החשש שהמערכת לא תוכל להתאים את עצמה לצרכים הייחודיים של הארגון. רבים חוששים שמערכת סטנדרטית לא תוכל להתאים את עצמה לתהליכים והדרישות המיוחדות של הארגון ותהווה מגבלה במקום פתרון.
אולם, החשש הזה אינו מבוסס כשמדובר במערכת גיוס Civi, שהיא מערכת גמישה ובעלת מגוון מודולים, יכולות ופיצ'רים שונים המאפשרים לבנות משפך גיוס גמיש לחלוטין – משפך שמותאם במדויק לצרכיו הייחודיים של כל ארגון.
מלבד מרכיבי הליבה לניהול קורות חיים, משרות פנויות, תהליכי הערכת המועמד, זימונים וכדומה, קיימים במערכת מגוון מודולים לפתרון סוגיות רבות הנוצרות במהלך התהליך, כמו למשל מודול לשליחת מכתב תודה אוטומטי למועמדים, מודול עבודה עם חברות השמה, מודול מנהלים מגייסים ועוד ועוד.
בנוסף, המערכות מאפשרות לבנות מסלולי סינון אוטומטיים, דוגמת שאלונים אוטומטיים שנשלחים למועמד ומאפשרים לצוות הגיוס לסנן את המועמדים שלא עונים לקריטריונים קריטיים מסוימים בלי לבזבז זמן על שיחות טלפון לבירור הפרטים האלה.
וחברות השמה, לדוגמה, יכולות ליהנות ממודול המרת קבצי קורות חיים מ-PDF לוורד והסתרת פרטי המועמד, פונקציה מאוד נוחה שחוסכת שעות עבודה רבות עבור רכזות חברות השמה רבות.
"אוטומציה תגרום לאובדן המגע האנושי בתהליך הגיוס"
חשש נוסף הוא החשש מאובדן המגע האנושי בתהליך הגיוס. אולם, כשמדובר בתוכנת גיוס Civi ההפך הוא הנכון, והיא למעשה מאפשרת דווקא להעמיק את המגע האנושי ולחזק את החוויה של המועמד לאורך כל תהליך הגיוס ולאחריו.
ראשית, חשוב להבין שמערכת גיוס לא באה להחליף את המגע האנושי אלא לשפר אותו. כל הפעולות הטכניות והמנהלתיות של הגיוס הופכות לממוחשבות ומרוכזות במערכת, אך ההיבטים האנושיים והתהליכים המהותיים כמו ראיונות עומק עדיין מבוצעים על ידי בני אדם.
במציאות, מערכת גיוס מתקדמת דווקא מאפשרת לצוות הגיוס להתמקד ביצירת חוויית מועמד משמעותית וללוות את המתמודדים לאורך כל הדרך. היכולת האוטומטית לזמן פגישות, לשלוח הודעות, תזכורת ועדכונים ולנהל את התקשורת מול המועמדים מייעלת עבור צוות הגיוס את הצד הטכני ומשחררת זמן לבניית יחסים חזקים יותר עם המועמדים.
בנוסף, האופציה של שליחת מיילים אוטומטיים ממותגים מאפשרת לשפר את חוויית המועמד ואת הקשר שלו עם המעסיק העתידי כבר משלב הגשת קורות החיים.
"ובסופו של דבר זה יקר!"
ואיזו התנגדות נפוצה לא הזכרנו? את המחיר! אף שמערכת גיוס Civi מתאפיינת במחיר משתלם ותחרותי ביותר, עדיין לא מעט אנשים חוששים שרכישה והטמעה של מערכת כזו תהיה כרוכה בהשקעה כספית משמעותית שלא תצדיק את עצמה.
במציאות, מערכת גיוס עובדים Civi דווקא חוסכת הוצאות רבות לארגון ומאפשרת להגדיל את הרווחים. ההשקעה הראשונית בהחלט משתלמת כאשר לוקחים בחשבון את התועלות וחסכונות העלויות לטווח הבינוני והארוך.
כבר דיברנו במאמר הזה כיצד המערכת חוסכת לצוותי גיוס שעות רבות של עבודה ידנית ומאפשרת לאייש יותר משרות באותן שעות עבודה. אך למה לדבר על זה כשאפשר פשוט להיכנס ולבדוק את הנושא? כנסו למחשבון שלנו לחישוב החזר השקעה ובדקו האם מערכת גיוס משתלמת לכם? כמה כסף תוכלו לחסוך? וכמה תוכלו להרוויח? כל המספרים בקליק אחד!
התועלות הכלכליות ברורות ומוכחות – מערכת גיוס Civi הינה כלי עבודה חיוני למגייסים שחוסך הוצאות משמעותיות, מקצר את זמן הגיוס, מייעל תהליכים ומשפר את הרווחיות הכוללת של הארגון.
