אם הגעתם לעמוד הזה אתם בטח מתלבטים, האם לשדרג את תהליכי הגיוס שלכם ולהטמיע בארגון או בחברה שלכם מערכת לניהול גיוסים. אז איך להטמיע מערכת גיוס בחברה?
למה חברות צריכות מערכת לניהול גיוס?
ארגונים, חברות השמה והד-האנטרים עובדים באופן קבוע עם מערכת לניהול גיוס. מי שעובד בשוטף על גיוסים (כלומר, יש לו גיוסים כל הזמן, למשל 10 גיוסים בשנה ומעלה), מחפש כל הזמן את הדרך לעשות את התהליכים בצורה הכי יעילה.
מאחר ותהליכי הגיוס גוזלים המון זמן, שעות עבודה, חשיבה, יצירתיות, פרסום, סינון קורות חיים, ראיונות, תיעוד, תקשורת עם מועמדים ועוד – יש רצון לקצר את התהליכים ולעשות אותם יעילים יותר.
כלומר: הארגונים והמגייסים מזהים שבמידה והתהליכים ידניים ולא יעילים, זה אומר שיש פה גם מועמדים שמתפספסים, חוסר בסדר וארגון, אבדן שעות עבודה מבוזבזות (ומה אפשר לעשות בהן), ותהליכים ארוכים.
מערכות גיוס עוזרות לארגונים לקדם חסכון בזמן או בכסף, וכך לקצר תהליכי גיוס וגם לגייס יותר עובדים. הן גם עושות סדר בעבודה, ויוצרות תיעוד אוטומטי לאירועים, שזה פרמטר חשוב מאוד לארגון (כי מה יקרה שהמגייסת התחלפה? הזיכרון הארגוני הלך).
כלומר יש פה יתרון כפול – גם מגייסים יותר מהר, וגם חוסכים זמן ומשאבים.
ארגונים וחברות מנסים כל הזמן כלים שייעלו את התהליכים שלהם, וצריך למצוא את הכלי המתאים בשביל אותה חברה או ארגון.
לדוגמא: בארגונים שהוטמעה מערכת גיוס Civi הצלחנו להגיע לשיפור תוצאות בגיוסים ב-200% ובמקביל גם להפחית עלויות ושעות עבודה.
כך אפשר להגיע לתוצאות וביצועים הטובים ביותר.
מה היתרונות שחברות מקבלות מהטמעת מערכת גיוס?
עשינו סקר קטן ושאלנו מנהלי משאבי אנש וגיוס, וגם מנהלי חברות השמה, מה הסיבות שגרמו לכם להטמיע תוכנת ניהול גיוס?
הנה רשימת התשובות הכי פופולאריות:
- סדר וארגון בתהליכי העבודה (מרגישים שיש חוסר סדר / בלאגן ונתונים הולכים לאיבוד)
- תיעוד של אירועים והיסטוריית תהליכים מול המועמדים או מנהלים מגייסים
- לייצר עבודה יותר יעילה וכך לחסוך זמן
- מקום מרוכז עם חוות דעת על מועמדים
- תיעוד של באיזה שלב נמצא מועמד בתהליך (והאם התראיין בעבר)
- תקשורת מהירה מול מועמדים (מייל, וואטסאפ, סמס, טלפון) כולל טקסטים מובנים
- שיפור מהירות התהליך – כדי לקצר תהליכי גיוס ולהגיע למועמדים מהר יותר ולא לפספס מועמדים למתחרים
- סיווג אוטומטי של מועמדים לפי השכלה, מקצוע, משרות שהתעניין בהן
- זיהוי של כפילויות בפניות של מועמדים
- יצירת מאגר מועמדים – לפניות חוזרות בעתיד (שמביאות עוד גיוסים) וכך לחסוך זמן וכסף על פרסום משרות
- סינון של קורות חיים ושל מועמדים לפי פרמטרים שונים – שמייצר חסכון בזמן עבודה והגעה למועמדים הרלוונטים מהר יותר
- יצירת דפי נחיתה למשרות ואתר משרות – באמצעותם ניתן ליצור פרסום חכם של משרות ברשתות החברתיות וכולל מעקב והמרות
- שיתוף של מנהלים מגייסים בתהליכי הגיוס ותיעוד הפידבקים שלהם
- יצירת שאלוני סינון למועמדים – לסינון עצמי של המועמדים
- אפשרות לעבודה מכל מקום (בית, משרד, בית קפה, חו"ל)
–> אפשר גם לעיין במאמר: כל הסיבות מדוע כדאי להשתמש במערכת גיוס לארגון
למה יש חברות שבוחרות שלא להטמיע מערכת גיוס?
עשינו סקר קטן ושאלנו מנהלי משאבי אנש וגיוס, וגם מנהלי חברות השמה, מה הסיבות שגרמו לכם שלא להטמיע תוכנת ניהול גיוס?
הנה רשימת התשובות הכי פופולאריות, וגם התובנות שלנו לגבי כל תשובה כזו:
- חוסר מודעות – לא ידעו שקיים כלי כזה והמשיכו לעבוד ידנית (תובנה שלנו: תמיד כדאי לחפש כלים שעושים את העבודה קלה יותר, לשפר תוצאות ולחסוך זמן)
- חשש מטכנולוגיה (תובנה שלנו: הטכנולוגיה משנה את החיים, כדאי להתקדם כדי לא להשאר מאחור. אפשר תמיד להתנסות ולבחור חברה עם שירות אישי)
- חשש משינויים (תובנה שלנו: ארגון שלא ישתנה עם הזמן, הולך בפועל לאחור)
- חוסר מודעות – מגייסים שלא מודעים לתהליך שאינו יעיל או לחוסר הסדר (תובנה שלנו: תמיד תחשבו איך אפשר לעשות את העבודה יותר יעיל ויותר טוב)
- היעדר השקעה במחלקת הגיוס (תובנה שלנו: מחלקת הגיוס חשובה כמו כל מחלקה אחרת, היא מביאה את האנשים הכי טובים לארגון)
- חשש שהמערכת "תחליף אותי" (תובנה שלנו: מערכת גיוס לא נועדה להחליף אנשי גיוס אלא לעזור להם לעשות את העבודה בצורה טובה יותר ומסודרת יותר)
- הנהלת החברה לא מבינה את הקושי (תובנה שלנו: ההנהלה לא עושה את העבודה הזו. אחריות של מחלקת הגיוס לשבת עם ההנהלה ולשקף כמה קשה עובדים, כמה שעות מבוזבזות, ואת החזר ההשקעה ROI על מערכת גיוס. מחלקת הגיוס צריכה לעדכן את ההנהלה שזה כלי עבודה שהיא צריכה כדי לבצע את העבודה בצורה הטובה ביותר והוא אינו כלי רשות אלא חובה כדי לתת לארגון את המענה המתאים לצרכים שלו)
- היבטים תקציביים (תובנה שלנו: בארגון שמגייס מעל 10 עובדים בשנה אין סיבה לחשש כזה. למערכת הגיוס ROI מעולה והיא בפועל רווחית לארגון)
- כמות גיוסים קטנה (תובנה שלנו: אם אתם מגייסים מתחת ל-5-עובדים בשנה באמת אין צורך. בין 5-10 עובדים בשנה – אפשר להתווכח על זה. אבל מעל 10 עובדים בשנה מערכת גיוס היא חובה)
- חוסר בזמן להטמיע מערכת (תובנה שלנו: הביצה והתרנגולת. אין לכם זמן כי אתם עמוסים מידי ועובדים קשה מידי על דברים שהמערכת היתה יכולה לעשות עבורכם. תעצרו ל-5 ימים ותטמיעו מערכת שתפנה לכם הרבה מאוד זמן
- תירוצים – תמיד אפשר למצוא אותם, לדחות, להחליט שזה יהיה בהמשך ולא עכשיו – אין לי זמן, אחרי החגים, נחכה לתקציב ועוד. בדיוק כמו דיאטה או ספורט. כרגע זה עובד לי, אז מה אם אני מבזבז עשרות שעות בחודש?
–> אפשר גם לעיין במאמר: כל האמת: מיתוסים על מערכת גיוס עובדים שהגיע הזמן לנפץ
איך מגייס יכול לדעת שהוא כבר צריך מערכת גיוס?
אם אתם רוצים כמה כללי אצבע, שיעזרו לכם לקבל החלטה אם אתם צריכים מערכת גיוס או לא, הנה כמה נקודות רלוונטיות:
- אם יש מעל 5 גיוסים בשנה, כדאי לחשוב על מערכת גיוס. אם יש לכם מעל 10 גיוסים בשנה – אתם בטוח צריכים מערכת גיוס.
- אם יש לכם תקן של מעל 50% משרה בתחום הגיוס – אתם בטוח צריכים מערכת גיוס.
- אם יש לכם כמה קבצי אקסל, או קובץ אקסל עם מספר טאבים
- אם אתם מפספסים מועמדים כי לא הייתם מהירים מספיק, ומישהו אחר השיג אתכם, ואתם שומעים את הביטוי "זה כבר לא רלוונטי" יותר מידי.
- אם אתם מרגישים/מגלים שיש לכם טעויות חוזרות: בתיעוד של אירועים, באקסלים, שיחות כפולות למועמדים, ביצוע פעולות מספר פעמים, ועוד. כל טעות כזו עלולה לעלות כמו מערכת הגיוס ל-5 שנים קדימה.
- לעשות מיפוי של הפעולות היומיות והחודשיות שלי – מה הפעולות שלי בגיוס, כמה זמן ביום/בחודש לוקחת כל פעולה. אם מזהים שיש פעולות חוזרות שמערכת יכולה לעשות, זה הזמן להטמיע מערכת. לדוגמא: אם אתם עוברים בכל יום על עשרות קורות חיים, ומחפש את המתאימים, זו פעולה שמערכת יכולה לעשות. אם אני מתעד כל יום שורות רבות באקסל, זו פעולה שמערכת יכולה לעשות עבורי. אם אני שולח הודעות (מייל/וואטסאפ/סמס) למועמדים, שומר אותם בטלפון וכותב תוכן כל פעם מחדש – זו פעולה שמערכת יכולה לעשות עבורי. כמה זמן אחסוך בחודש עם שימוש במערכת? אם יש לכם מעל 3 שעות חסכון בחודש – כדאי לכם להטמיע מערכת גיוס מכיוון שהזמן שלכם הופך ליקר יותר מהמערכת וההפסד שלכם גדול באי שימוש במערכת.
- צווארי בקבוק – אם אתם מרגישים שכשמחלקת הגיוס לא נמצאת הכל תקוע, זה הזמן להטמיע מערכת, שתוכל לייצר אוטומציות שונות בתהליכי הגיוס (לדוגמא: תשלח במקרה כזה את קורות החיים למנהל מגייס אחרי סינון של המערכת או סינון שאלון ראשוני מול המועמד)
- הרבה שעות סינון של מועמדים – אם יש לכם עבודה רבה על סינון מועמדים כמו סינון קורות חיים, ראיונות טלפוניים ראשונים וכדומה – כדאי להטמיע מערכת שתעשה את זה בעבורכם באופן אוטומטי (לפי פרמטרים שאתם תגדירו)
–> אפשר גם לעיין במאמר: האם חברת השמה בתחילת הדרך צריכה מערכת לגיוס עובדים?
איך לשכנע את ההנהלה שאנחנו צריכים מערכת גיוס?
אם אתם כבר משוכנעים שאתם צריכים מערכת גיוס, איך אפשר לשכנע את ההנהלה להטמיע אותה, כמה שיותר מהר, ובלי לחכות לתקציב של שנה הבאה?
- ביטחון ומקצועיות – חשוב שתגיעו עם ביטחון ומקצועיות, כאשר אתם משוכנעים שזה כלי עבודה חשוב וחיוני עבור המחלקה שלכם. כלומר- הוא אינו רשות אלא חובה.
- רשמו את הקשיים שלכם – איפה יש חוסר יעילות, כמה שעות עבודה ניתן לחסוך ועל מה, איך אפשר לגייס בצורה יעילה יותר.
- רשמו את היתרונות של מערכת – איך היא יכולה לחסוך כסף לארגון (למשל: בפרסום משרות, בגיוסים מהירים יותר, בשימוש בדאטא של מועמדים מהעבר, בחסכון עלויות של השמות)
- שתפו בחווית המגייס שלכם – ספרו על העבודה הקשה, על החווייה שלכם, על הרצון לעשות את העבודה טוב יותר בעבור הארגון. ארגונים שרוצים שמגייסים יעבדו אצלהם לטווח ארוך צריכים לתת להם את הכלים לעשות את העבודה בצורה יעילה ולא לזלזל בזמן שלהם. אם אתם יודעים שצריך מערכת – אתם אנשי המקצוע.
- ערכו סקר מחירים – הביאו להנהלה את טווח התקציב של מערכת גיוס, הציגו את העלויות לצד החסכון בזמן שלכם, ולצד גיוסים יעילים וטובים יותר (אל תשכחו: חוסר בעובדים בארגון פוגע משמעותית בביצועים שלו)
- בקשו מהם להגיע לראות את העבודה שלכם – ואף לבצע אותה במשך שעה (מנהל טוב צריך להכיר את העבודה של הצוות בארגון שלו. אחרי שעה הם כבר יבינו שצריך מערכת גיוס)
- הדגמה– הזמינו אותם להדגמה של מערכת הגיוס כך שיראו את היכולות שלה – מומלץ אחרי שראו את העבודה שלכם (חשוב בכל מקרה שיכירו כלים שיעזרו בניהול הארגון).
- הציגו ROI – הראו לארגון כמה זה משתלם לו, גם החזר השקעה, גם שיפור ביצועים, גם חסכון בכסף על פרסומים.
- חשוב! הגיעו בטוחים בעצמכם ואל תתפשרו. כאשר ההנהלה תראה שמערכת גיוס היא כלי חיוני עבורכם ואתם לא מתפשרים, הם יסמכו עליהם שאתם יודעים מה אתם רוצים, ויעריכו את זה שחשוב לכם לעשות את העבודה בצורה טובה יותר. ככל שתהיו יותר נחושים ויותר החלטיים כך תוטמע מערכת מהר יותר! חשבו כך: מה היה קורה אם לא היו מאשרים לכם תקציב פרסום?
- אל תסכימו לחכות "לתקציב הבא" – בקשו תקציב זמני ל"פיילוט" כאשר לתקציב הבא תגיעו כבר עם תובנות ותוכלו לשקף אותן, כך שאם הפיילוט היה מוצלח, ניתן יהיה לקבל תקציב קבוע.
- אמון – המליצו על מערכת ניהול גיוס ובקשו את אמון ההנהלה. אם הביאו אתכם לבצע את העבודה של הגיוס בצורה הכי טובה, בקשו את האמון שיתנו לכם את הכלים לעשות אותה בצורה הטובה ביותר.
- ריגול תעשייתי – בקשו מההנהלה להתייעץ עם קולגות בנושא – הציגו להם שמרבית הארגונים והמתחרים עובדים עם מערכת לניהול גיוס, ואתם מפסידים בתחרות מולם מועמדים טובים
כמה זמן תיקח הטמעה של מערכת הגיוס בחברה?
הטמעה של מערכת גיוס תלויה בגודל החברה, ותלויה ברצינות של מחלקת הגיוס בתוך תהליך ההטמעה (כלומר: צריך לפנות לזה זמן בשבוע הראשון ולא לדחות את זה, כדי שזה יעבוד מהר יותר).
במידה ויש מגייס אחד, ופינינו לזה זמן, אפשר לעשות הטמעה טובה במשך שבוע. זה אומר שאחרי שבוע כבר עובדים עם המערכת ולא באופן ידני!
כמובן, מי שרוצה יכול לעשות את התהליך לאט יותר ובהדרגתיות, אבל תתפלאו- המומלץ הוא דווקא לעשות את השינוי מהר ולא באופן איטי, כי ככה הוא עובר חלק יותר.
לאחר ההטמעה הראשונית, יכולות לעלות שאלות שונות, ואפשר לקבל תמיכה ושירות מחברת התוכנה בקלות רבה.
במידה והחברה גדולה יותר, ויש מספר מגייסים, ואולי גם מספר מנהלים מגייסים, אז ההטמעה יכולה לקחת בין שבועיים לחודש.
שוב, זה תלוי בזמן שמפנים לכך, אבל יש כאן יותר תהליכים שצריך לייצר ולבנות בצורה נכונה.
גם כאן מומלץ לעשות את השינוי כמה שיותר מהר, כדי שהמערכת תעבוד בצורה הטובה ביותר בעבורכם במהירות האפשרית.
לאחר הטמעה ראשונית יכולות לעלות שאלות שונות ולצורך כך יש תמיכה ושירות מעולים למתן מענה שוטף.
באופן עקרוני – שינויים כדאי לעשות מהר, לתוכנת Civi יש מחלקת שירות ותמיכה מעולים, שנותנים מענה במהירות רבה, שירות VIP.
כמו כן יש לנו סרטוני הדרכה, תמיכה במייל, וואטסאפ, טלפון, זום, שליטה מרחוק, ועוד.
אנחנו נותנים שירות בצורה סבלנית ומקבלים באהבה גם מי שיש לו קשיים טכנולוגיים – כל מה שצריך הוא רצון – משם אנחנו כבר נדאג שאתם תעבדו עם המערכת בצורה מעולה!
אנחנו ממליצים ומעודדים לשאול כמה שיותר שאלות כדי להכיר את המערכת בצורה הטובה ביותר ולקבל ממנה את הערך הגדול ביותר.
מה לעשות מול מנהלים שחוששים משינויים ומטכנולוגיה?
- גלו הבנה – יש מערכות תוכנה שבאמת מורכב לעבוד איתן, ולכן אנשים לעיתים חוששים.
- בחרו מערכת אינטואיטיבית ופשוטה, כך שיהיה כמה שיותר פשוט ונוח לעבוד איתה.
- הסבירו למנהלים את היתרונות של השימוש במערכת, ואת הצורך להתקדם עם הזמן.
- הציגו את המערכת למנהלים טרם השינוי, אפשר עם צוות התמיכה של המערכת. הראו להם שהשימוש קל ונוח.
- ספרו על השירות והתמיכה – גלו למנהלים על המודל של השירות והתמיכה שיש לצוות התוכנה, כך שניתן תמיד לפנות אליהם.
- זה חובה ולא רשות – חשוב גם לציין שאין ברירה, מערכת מקדם את התהליכים, והמתחרים שלכם כבר משתמשים בכלים האלו, ואתם לא רוצים להשאר מאחור.
- זכרו– בסופו של יום המנהלים יודעים שיש צורך להתקדם, ויש צורך בטכנולוגיה. צריך להכיל את הקשיים ובמקביל להסביר להם שיש מי שמלווה אותם ודואג להם.
איך לעשות את ההטמעה בצורה הטובה ביותר?
התחילו כמה שיותר מהר – ברגע שקיבלנו החלטה והוקמה בעבורנו מערכת גיוס, חשוב מאוד להתחיל לעבוד איתה בהקדם האפשרי.
נכון – יש פה שינוי, אבל ככל שנעשה אותו מוקדם יותר, כך הוא יצליח בצורה טובה יותר. חסל אקסלים מאותו הרגע.
רצון של מחלקת הגיוס לביצוע – אם ההחלטה הגיעה מההנהלה ומחלקת הגיוס לא רוצה, הטמעה תעבוד פחות טוב.
מחלקת הגיוס צריכה לרצות את השינוי, ולהיות רתומה אליו. יש פה שינוי חיובי ואפשר להתרגש!
מינוי של אחראי מערכת – במידה ויש מספר מגייסים בארגון. חשוב שיהיה מישהו שהוא ה-PIVOT, הוא יכול להיות מנהל מחלקת הגיוס, או אולי מישהו טכנולוגי יותר.
אותו אדם צריך להכיר את המערכת טוב, להיות מעת לעת בקשר עם צוות התמיכה והשירות, להתעדכן בשינויים חדשים, וגם לסייע ולעדכן רכזי גיוס נוספים בנושא המערכץ.
כולם צריכים להשתמש – במידה ויש מספר אנשי גיוס, כולם צריכים לעבוד עם המערכת.
אם חלק מהמגייסים עושים קשיים או לא עובדים עם המערכת ,יווצר בלאגן במחלקת הגיוס.
דוגמא אישית חשובה – מנהל/ת המחלקה חייב להכיר ולהשתמש במערכת, והוא לא יכול לבקש מאחרים ללמוד אותה בלי להכיר ולהשתמש בה בעצמו.
חשוב שמנהל/ת המחלקה יראה ויפקח שהתהליכים והשימוש במערכת קורים באופן שוטף.
פינוי זמן להטמעה – לאחר הקמת המערכת פנו לעצמכם שבוע ללמידה, הטמעה ובניית התשתיות במערכת.
זה בסדר שאתם עמוסים, אפשר לפנות בשבוע הראשון חצי יום כל יום, ובשאר הזמן לטפל בעבודה השוטפת.
שריינו את הזמן הזה ביומן. אתם סוללים כביש! נכון זה לוקח זמן, אבל אח"כ תוכלו לנסוע הרבה יותר מהר.
הגדירו יעדים – בחרו את המועד בו תוקם המערכת, את המועד בו "אחרי המערכת" יוכל להתחיל לבנות תהליכים, ואת המועד בו יכנסו לעבודה שאר רכזי הגיוס.
התחילו בבניית תהליכים פשוטה אבל הגדירו את המועד בו יכנסו לשימוש מודולים נוספים כמו שאלוני סינון, מנהלים מגייסים ועוד.
הגדירו יעד גם לעבודה רציפה עם מערכת הגיוס בכלל החברה.
בנו תשתית נכונה – הבינו איך לבנות את התהליכים במערכת הגיוס כדי שישרתו את התהליכים שלכם בצורה הכי טובה.
באיזה פונקציות כדאי להשתמש, איך לבנות את תהליכי העבודה במערכת.
כדאי להתייעץ עם צוות מקצועי של מערכת הגיוס כדי שיסייע לכם בכך.
ככל שתבנו את התהליכים נכון יותר כך תעבדו בצורה יעילה ונכונה יותר לאחר מכן.
היו פתוחים לשינויים – יכול להיות שתוכלו לבצע עם המערכת תהליכים בצורה אחרת, יעילה יותר, אבל שונה מהתהליכים הנוכחיים.
כדאי תמיד לחשוב ולשקול לשנות תהליכים במקרים כאלו, ולא לשלול על הסף כי כך עבדתם לפני כן.
אל תשכחו – אתם עושים שינוי חיובי וזה אומר שחלק מצורת העבודה תשתנה, כך שיתכן שזה בסדר גמור לשנות גם תהליכים ונהלים.
לשאול ולחקור כמה שיותר – אל תחששו לשאול כמה שיותר שאלות. אנחנו מאמינים שחשוב שתכירו כמה שיותר טוב את מערכת הגיוס, כך שהיא תיתן לכם את המענה הטוב ביותר.
כך שהרצון שלכם לשאול, לדעת וללמוד הוא חשוב וצוות התמיכה של מערכת הגיוס יכול לסייע בכך.
כאשר יוצאים פיצ'רים חדשים – כדאי להכיר וללמוד אותם כדי לשפר תהליכים כל הזמן.
רוצים להכיר יותר את מערכת הגיוס Civi?
אם חשוב לכם להעריך את הזמן שלכם, אתם מרגישים שיש לכם חוסר סדר או שאתם עושים הרבה עבודה שחורה,
אל תחששו משינויים, כי הם לוקחים אתכם קדימה, תדעו שהטמעת מערכת היא פשוטה ואנחנו נחזיק לכם את היד עד להצלחה המלאה!
מערכת Civi מאוד אינטואיטיבית ותקח אתכם כמה צעדים קדימה בתחום הגיוס.
אז אם אתם רוצים להכיר יותר טוב את התחום של מערכות הגיוס, נשמח להכיר.
נדבר, נתייעץ, וננסה לבחון ביחד את ההתאמה של מערכת הגיוס Civi לחברה שלכם.
מומלץ לתאם פגישת זום להדגמת מערכת Civi ללא עלות בקליק כאן -> שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
