עבודת גיוס היא עבודה קשה ולפעמים היא כרוכה בהרבה מאוד עבודה אפורה ואדמיניסטרטיבית. שעות רבות של סינון קורות חיים זה לא משהו שאנחנו חולמים לעשות, אבל רבים חושבים שמדובר בחלק בלתי נפרד מתהליך הגיוס. אז לא.
הכירו פונקציה מדהימה שהוספנו למערכת הגיוס Civi שחסכה כבר אלפי שעות עבודה לרכזי הגיוס שלנו: התגיות החכמות. התגיות מסייעות לחפש ולסנן בקלות מועמדים במערכת הגיוס, בין בחיפוש אוטומטי של משרה, ובין בחיפוש ידני או בחיתוכים.
כל תגית היא סוג של "האשטאג" שאנו מוסיפים להגדרות של מערכת גיוס. התגיות מסמנות אוטומטית מועמדים לפי הקריטריונים שנגדיר! לכל תגית נגדיר שם וצבע אותו יקבלו הביטויים המוגדרים מראש. לאחר מכן נגדיר ביטויי טקסט בצורה חכמה, והביטויים שהגדרנו יודגשו באופן אוטומטי בקורות החיים של המועמדים בעזרת מערכת הגיוס ויקבלו את הצבע שנבחר. לדוגמא: נוכל להגדיר שכל הביטויים הקשורים לשיווק (שיווק, סושיאל, ניהול מותג, קמפיינים ממומנים וכו') יודגשו אוטומטית בצבע צהוב ויבלטו לעין ברגע שנסנן קורות חיים למשרה רלוונטית לשיווק.
באופן דומה ניתן להגדיר גם ביטויים שליליים, כלומר אילו ביטויים לא לכלול באותה תגית (לדוגמה, לא לכלול מזכירת מנכ"ל בתגית של "מנכ"ל"). ניתן כמובן גם לתייג מועמדים באופן ידני (לדוגמא: מועמד כוכב ⭐). כך, בחיפוש מועמדים חכם (חיתוכי מועמדים) כשנבקש להקפיץ לנו את כל קורות החיים שפעם סימנו כ"מועמד כוכב" נראה רק את קורות החיים שסימנו בעבר כרלוונטיים. כך, כמובן לא רק חיפוש המועמדים והחיתוכים שלנו הופכים למדויקים יותר, אלא כל תהליך הגיוס מתנהל בצורה מהירה ויעילה יותר, בוודאי בכל הקשור לניהול מאגר מועמדים הקיים בחברה.
איך תגיות במערכת הגיוס מקדמות אותנו?
למעשה, כאשר נתחיל לעבוד עם תגיות לא נבין איך אפשר בלעדיהן.
תיוג אוטומטי של מועמדים בעת קליטת קורות חיים – כאשר מועמד נכנס למערכת הגיוס, היא מאתרת את הביטויים הרלוונטיים שהגדרנו כשייכים לתגית זו או אחרת, מתייגת אותו באופן אוטומטי תחת התגיות האלה, ובעצם עובדת עבורכם. כעת תוכלו לדעת לא רק באיזו משרה (או קטגוריית משרה) המועמד התעניין, אלא גם איזה תגיות יש לו.
סימון נוח לעין מאיץ קריאת קורות חיים – התגית צובעת את ביטוי המפתח הרלוונטיים בקורות חיים בצבע שבחרנו על מנת להקל עלינו את מלאכת סינון קורות החיים. כשתעברו על קורות החיים החדשים שהתקבלו, תראו מיד הדגשות בצבעים הייעודיים שאומרות לכם לאילו קטגוריות (התגיות) המועמד הזה שייך.
זכרון ארגוני במערכת הגיוס – התגיות הן הזיכרון הארגוני שלנו. באמצעותן נוכל לשמור מילים רבות שרלוונטיות לחיפושים שלנו, מבלי צורך לזכור אותן בעל פה או ללמד אותן את רכזי הגיוס החדשים שיגידו בעתיד.
סינון מועמדים אוטומטי – נוכל לבצע סינון אוטומטי על בסיס של תגית אחת או יותר, בין היתר אם היא קיימת או לא קיימת, נוכל לבצע סינון לפי כמה תגיות ביחד. בעצם לאחר שהגדרנו את התגיות שמתאימות לנו, אנחנו נותנים למערכת כבר לעבור עבורנו. טיפ: אם נרצה לבטל את סינון התגיות תמיד נוכל לעשות את זה, המועמדים תמיד יהיו במערכת. בעזרת התגיות נוכל רק לראות את המועמדים המתאימים לנו במקום לעבור על כולם.
התגית עובדת עבורנו – ככלל, לאחר שיצרנו תגית עם ביטויים היא תתחיל לעבוד מהרגע שיצרנו אותה על המועמדים שיכנסו למערכת, אך ניתן להחיל תגיות גם בצורה רטרואקטיבית. את ההוראות המפורטות להפעלת הפונקציה הזאת (היא נקראת "חישוב תגיות מחדש"), כמו גם הוראות מפורטות ליצירה ועריכה של תגיות במערכת ניתן למצוא בכפתור "עזרה".
תגיות בתוך מערכת גיוס – אלו היתרונות
- סינון אוטומטי – ניתן להגדיר במשרה ספציפית תגיות חובה, חיוביות או שליליות, כך שרק מועמדים שעומדים בקריטריונים אלו ייכנסו לתהליך לאותה משרה.
- סיווג לצרכי זיכרון ארגוני – התגיות יכולות לשמש לסיווג ביטויים או כישורים למטרות זיכרון ארגוני.
- הדגשת קריטריונים – תיוג ידני של מועמדים לפי קריטריונים חשובים כמו כישורים אישיים או ניסיון ייחודי.
- מיון וחיפוש – ניתן לבצע חיתוכי מועמדים וחיפושים מתקדמים על בסיס תגיות.
שימוש בתגיות בתוכנת הגיוס
1. ניתן להשתמש בתגיות בתוך כרטיס משרה, על מנת לסנן מועמדים העונים על קריטריונים מסויים, באמצעות התגיות. ראו מדריך נפרד בנושא תגיות בכרטיס משרה.
2. ניתן להשתמש בתגיות בחיתוכי מועמדים ראו מדריך נפרד בנושא חיתוכי מועמדים.
3. ניתן לסנן בעמוד מועמדים לפי תגית.
4. ניתן לסמן מועמדים שעונים על דרישות מסויימות באופן ידני (למשל- מקצוע, כישורים, מועמד כוכב, וכדומה).
תגיות היא פונקציה בלעדית הקיימת במערכת Civi וזהו כלי עוצמתי לניהול יעיל של המועמדים. דמיינו לכם עוזר קטן שמוכן לעבור על מאות קורות חיים חדשים וקיימים במהירות שיא ובלי להתעייף, ואז להביא לכם רק את קורות החיים הטובים ביותר ועוד להדגיש עם מרקר את הכישורים הרלוונטיים שדל כל מועמד? מעתה לעוזר הנחמד הזה קוראים "תגיות" והוא רק מחכה להתחיל לעבוד!
*טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור*
השימוש בתגיות חכמות בצורה נכונה יקח אותנו 5 צעדים קדימה בגיוס עובדים. בתחילת הדרך נבנה תגיות המתאימות לתחומים שנגייס, ולאחר מכן תהליך הגיוס יהיה עבורנו הרבה יותר ידידותי. בין היתר: יהיה לנו קל יותר לקרוא את קורות החיים, נוכל לבצע סינון אוטומטי, נוכל להעביר מועמדים אוטומטית למנהלים מגייסים, ועוד.
בהצלחה!
מאמר זה ותוכנו נכתבו על ידי צוות מערכת הגיוס Civi, והושקעו בו זמן ומשאבים רבים, כולל איסוף הנתונים וסידורם כאן. התוכן שנוצר כאן מוגן בזכויות יוצרים. אין להעתיק, לשכפל, או להשתמש בתוכן זה למטרות מסחריות שאינן לשם שימוש עצמי בפרסום משרות.
