מנהלת הגיוס צריכה לראות את התמונה המלאה.
המגייסת צריכה לעבוד עם המשרות והמועמדים שלה.
המנהל המגייס צריך לקבל את המידע שרלוונטי לתפקידים שלו.
והנהלת הארגון? היא אולי צריכה בעיקר נתונים, דוחות ותמונת מצב.

כשכמה אנשים עובדים על אותו תהליך גיוס, מהר מאוד מתברר שלא כולם צריכים לראות הכול – ולא כולם צריכים להיות מסוגלים לבצע את אותן פעולות.

כאן בדיוק נכנס לתמונה ניהול משתמשים והרשאות במערכת גיוס.

מערכת גיוס טובה לא רק מרכזת מועמדים ומשרות במקום אחד. היא צריכה להיות מסוגלת להתאים את עצמה למבנה של הארגון, לחלוקת האחריות בין העובדים ולדרך שבה צוות הגיוס באמת עובד.

למה בכלל צריך הרשאות במערכת גיוס?

תהליך גיוס הוא כבר מזמן לא עבודה של אדם אחד.

בארגון יכולים להיות מעורבים בו:

• מנהלי ומנהלות גיוס
• רכזי ורכזות גיוס
• מנהלי משאבי אנוש
• מנהלים מקצועיים
• מנהלי מחלקות
• הנהלה
• עובדים נוספים שמשתתפים בתהליך
• ולעיתים גם ספקים או גורמים חיצוניים

לכל אחד מהם יש תפקיד אחר.

מנהל מקצועי, למשל, יכול להזדקק לקורות החיים של מועמדים למשרה מסוימת וליכולת להעביר חוות דעת, אבל אין בהכרח סיבה שיקבל גישה לכל מאגר המועמדים של החברה.

מנגד, מנהלת הגיוס צריכה בדרך כלל תמונה רחבה יותר כדי לנהל את כלל המשרות, הצוות והתהליכים.

לכן הרשאות משתמשים מאפשרות להתאים את סביבת העבודה לאחריות של כל משתמש, במקום לעבוד במודל שבו לכל מי שנכנס למערכת יש גישה זהה.

מערכת גיוס צריכה להתאים למבנה הארגוני – ולא להפך

אין שני ארגונים שעובדים בדיוק באותה צורה.

בחברה קטנה יכול להיות צוות גיוס של אדם אחד או שניים. בארגון גדול יותר יכולות להיות מספר מחלקות, מנהלי גיוס שונים, עשרות מנהלים מגייסים ומשרות שמתנהלות במקביל.

גם בחברת השמה המבנה שונה: מספר מגייסים יכולים לעבוד עם לקוחות שונים, וכל אחד מהם עשוי להיות אחראי על משרות אחרות.

זו הסיבה שכאשר בוחרים מערכת ATS לניהול תהליכי גיוס, חשוב לבדוק לא רק אילו פיצ'רים קיימים בה, אלא גם עד כמה ניתן להתאים אותה לצורת העבודה של הארגון.

מערכת גיוס צריכה לתמוך בתהליך – לא להכריח את העובדים לשנות את כל צורת העבודה שלהם כדי להתאים אליה.

מי צריך לראות מה?

אחת השאלות הראשונות שכדאי לשאול בהקמת מערכת גיוס היא:

איזה מידע כל משתמש באמת צריך כדי לבצע את התפקיד שלו?

לדוגמה:

מנהלת גיוס

עשויה להזדקק לגישה רחבה למשרות, למועמדים, לנתוני הצוות ולתמונת המצב של תהליכי הגיוס.

מגייסת

צריכה לנהל מועמדים ומשרות, לתעד פעולות ולעבוד באופן שוטף עם המאגר בהתאם לאחריות שהוגדרה לה.

מנהל מגייס

בדרך כלל חשוב שיוכל לקבל מידע על מועמדים רלוונטיים למשרה שלו, לעבור על קורות חיים ולהעביר משוב – בלי צורך להיחשף לכל המידע שנמצא במערכת.

הנהלה

יכולה להזדקק בעיקר לתמונה רחבה יותר של ביצועי הגיוס, נתונים ודוחות, ולאו דווקא לעבודה השוטפת בתוך כרטיסי המועמדים.

ההתאמה הזו עושה סדר, מפחיתה חשיפה מיותרת של מידע וגם מאפשרת לכל משתמש לקבל סביבת עבודה שמתאימה יותר למה שהוא באמת צריך לבצע.

הרשאות הן גם חלק מאבטחת המידע

ניהול הרשאות אינו רק עניין של נוחות.

מערכת גיוס מכילה מידע אישי רב: קורות חיים, פרטי קשר, תיעוד שיחות, חוות דעת, סטטוסים ומסמכים.

לכן אחד העקרונות החשובים הוא לאפשר גישה למידע רק לגורמים שצריכים אותו כחלק מתפקידם.

במאמר שלנו על אבטחת מידע במערכת גיוס הרחבנו על החשיבות של שליטה בגישה למידע, ריכוז המידע במקום אחד וניהול נכון של משתמשים.

ככל שהארגון גדול יותר ויש בו יותר משתמשים, כך החשיבות של מנגנון הרשאות מסודר גדלה.

ומה קורה כשעובד מחליף תפקיד או עוזב?

גם המבנה הארגוני משתנה.

מגייסת יכולה לעבור למחלקה אחרת, מנהל יכול לקבל אחריות על תחום נוסף ועובד יכול לסיים את עבודתו בארגון.

אם מידע על מועמדים מפוזר בקבצי Excel, במיילים ובתיקיות אישיות, קשה לדעת לאיזה מידע הייתה לכל אדם גישה ואיפה הוא עדיין שמור.

כאשר העבודה מתבצעת במערכת מרכזית, ניהול המשתמשים הופך לחלק מסודר יותר מתהליך העבודה.

ניתן לעדכן את הגישה בהתאם לצורך ולהתאים אותה לשינוי בתפקיד או במבנה הארגוני.

הנושא הזה מתחבר גם לאחד היתרונות המרכזיים של מערכת גיוס: שימור הידע הארגוני בתוך המערכת, במקום שהמידע יישאר אצל עובד מסוים או בתיבת המייל שלו.

כמה משתמשים, מערכת אחת

כאשר מספר אנשים עובדים במקביל על אותו תהליך, מערכת מרכזית יכולה למנוע לא מעט בלבול.

במקום להעביר קורות חיים הלוך ושוב במייל, לעדכן קבצי Excel ולשאול "מי דיבר עם המועמד הזה?", ניתן לנהל את העבודה באותו מקום.

Civi AI מאפשרת עבודה של מספר משתמשים במקביל וניהול הרשאות בהתאם למשתמשים השונים.

המשמעות היא שכל אחד יכול לבצע את החלק שלו בתהליך, תוך שמירה על סביבת עבודה משותפת ומידע מרוכז.

למי שעובד כיום עם מידע שמפוזר בין מספר מערכות, מומלץ לקרוא גם את המדריך ליבוא והסבת נתונים למערכת גיוס, שמסביר כיצד ניתן לעבור למערכת חדשה תוך כדי המשך העבודה השוטפת.

הגדרות נכונות יוצרות תהליך עבודה נכון

הרשאות הן רק חלק אחד מהתמונה.

כאשר מטמיעים מערכת גיוס, כדאי לנצל את שלב ההקמה כדי להתאים גם את סביבת העבודה עצמה לצרכים של הארגון.

למשל:

• מי אחראי על כל משרה?
• מי רשאי לעבוד עם אילו מועמדים?
• אילו אנשים צריכים לקבל מידע על מועמד?
• איך מתבצע אישור או מתן חוות דעת?
• אילו תהליכים ניתן להפוך לאוטומטיים?
• מי צריך לצפות בנתונים ובדוחות?
• אילו פעולות צריך לתעד?

ככל שההגדרות הראשוניות משקפות טוב יותר את העבודה האמיתית בארגון, כך קל יותר לצוות לאמץ את המערכת ולעבוד איתה לאורך זמן.

הרשאות ואוטומציות צריכות לעבוד יחד

ניהול משתמשים הופך משמעותי עוד יותר כאשר מתחילים להפעיל אוטומציות.

לדוגמה, במקום שמגייסת תצטרך לזכור לשלוח באופן ידני מועמד לגורם מסוים, ניתן במקרים המתאימים להגדיר תהליך שבו מידע מועבר לגורם הרלוונטי בהתאם לכללים שהוגדרו מראש.

ב־Civi AI קיימות יכולות אוטומציה שונות לאורך תהליך הגיוס. דוגמה לכך אפשר לראות במאמר על אוטומציה לשליחת מועמדים.

השילוב בין הגדרות נכונות, הרשאות ואוטומציות מאפשר לבנות תהליך שבו המידע מגיע לאנשים הנכונים בזמן הנכון – בלי לייצר עוד עבודה ידנית לצוות.

מה חשוב לבדוק כשבוחרים מערכת גיוס?

כשמשווים בין מערכות גיוס, קל להתמקד במה שהמגייסת רואה במסך: מועמדים, משרות, AI, חיפוש ואוטומציות.

אבל כדאי לבדוק גם מה קורה מאחורי הקלעים.

שאלו:

• האם ניתן ליצור מספר משתמשים?
• האם ניתן להגדיר הרשאות שונות?
• האם ניתן להתאים את הגישה לצרכים של הארגון?
• האם מספר משתמשים יכולים לעבוד במקביל?
• האם ניתן לשנות הרשאות כאשר תחומי האחריות משתנים?
• האם הפעילות במערכת מתועדת?
• האם מנהלים מגייסים יכולים להשתלב בתהליך בלי לקבל גישה שאינה נחוצה להם?

ריכזנו שאלות נוספות שכדאי לשאול לפני בחירת מערכת במאמר השאלות הכי נפוצות על מערכות לגיוס עובדים.

כשהמערכת מתאימה לארגון – העבודה הופכת פשוטה יותר

המטרה של ניהול הרשאות אינה להוסיף עוד שכבת מורכבות.

בדיוק להפך.

הגדרות טובות מאפשרות לכל משתמש להיכנס למערכת ולראות את מה שרלוונטי לעבודה שלו, להבין מה הוא צריך לבצע ולהיות חלק מתהליך מסודר שבו המידע אינו מפוזר בין עשרות כלים ואנשים.

ב־Civi AI ניתן לנהל מספר משתמשים ולעבוד עם מערכת הרשאות בהתאם לצורכי הארגון, כחלק מסביבת עבודה אחת לניהול תהליך הגיוס.

כי בסופו של דבר, מערכת גיוס לא צריכה רק להתאים לתהליך הגיוס שלכם – היא צריכה להתאים גם לאנשים שמנהלים אותו.

שאלות ותשובות על משתמשים והרשאות במערכת גיוס

מהן הרשאות משתמשים במערכת גיוס?

הרשאות משתמשים הן הגדרות שקובעות לאיזה מידע ולאילו פעולות יכול כל משתמש במערכת לגשת. המטרה היא להתאים את סביבת העבודה לתפקיד ולאחריות של כל אדם בתהליך הגיוס.

למה חשוב לנהל הרשאות במערכת גיוס?

מערכת גיוס כוללת מידע רב על מועמדים ותהליכי גיוס. ניהול הרשאות מאפשר לצמצם גישה שאינה נחוצה, ליצור חלוקת עבודה מסודרת ולהתאים את המערכת למבנה הארגוני.

האם כל המשתמשים במערכת גיוס צריכים לקבל את אותן הרשאות?

לא. הצרכים של מנהלת גיוס, מגייסת, מנהל מגייס והנהלת הארגון שונים. מערכת הרשאות מאפשרת להתאים את הגישה בהתאם לתפקיד ולצרכים של כל משתמש.

האם ניתן לעבוד עם מספר משתמשים במערכת גיוס?

כן. מערכת גיוס ארגונית צריכה לאפשר למספר משתמשים לעבוד במקביל ולנהל תהליכים משותפים, תוך שמירה על חלוקת תפקידים והרשאות מתאימה.

מה ההבדל בין משתמש רגיל למנהל מערכת?

ההבדלים משתנים בין מערכות, אך בדרך כלל מנהל מערכת מקבל יכולות ניהול והגדרה רחבות יותר, בעוד שמשתמשים אחרים מקבלים גישה בהתאם לתפקיד ולפעולות שהם צריכים לבצע.

האם מנהל מגייס חייב לקבל גישה לכל מאגר המועמדים?

לא בהכרח. בדרך כלל רצוי להתאים את המידע שנגיש למנהל המגייס למשרות ולמועמדים הרלוונטיים לעבודתו, בהתאם למדיניות הארגון וליכולות המערכת.

איך הרשאות משתמשים קשורות לאבטחת מידע?

אחד העקרונות המרכזיים בניהול מידע הוא מתן גישה בהתאם לצורך. הרשאות מאפשרות לצמצם חשיפה מיותרת של מידע ולהגדיר מי רשאי לעבוד עם מידע מסוים במערכת.

מה עושים עם הרשאות של עובד שעוזב את הארגון?

כחלק מתהליך סיום העבודה מומלץ לבטל או לעדכן את הגישה שלו למערכות הארגוניות. ניהול משתמשים מרכזי במערכת גיוס מאפשר לארגון לנהל את הנושא בצורה מסודרת יותר.

האם אפשר לשנות הרשאות כאשר מבנה הארגון משתנה?

מערכת גיוס גמישה צריכה לאפשר להתאים את הגדרות המשתמשים כאשר תחומי האחריות משתנים, עובדים עוברים בין תפקידים או מצטרפים משתמשים חדשים.

מה כדאי לבדוק בנושא הרשאות לפני שבוחרים מערכת גיוס?

כדאי לבדוק האם המערכת מאפשרת מספר משתמשים, רמות גישה שונות, התאמת הרשאות למבנה הארגוני, תיעוד פעולות ושינוי הגדרות לאורך זמן. בנוסף, חשוב לבחון עד כמה ההגדרות פשוטות לניהול בשוטף.

האם Civi AI מאפשרת ניהול משתמשים והרשאות?

כן. Civi AI תומכת בעבודה של מספר משתמשים במקביל וכוללת מערכת הרשאות למשתמשים, כחלק מהיכולת להתאים את סביבת העבודה לתהליך הגיוס ולמבנה הארגוני.