"לחזור למועמדת מחר."

"לבקש מהמנהל חוות דעת."

"לבדוק אם נקבע ראיון."

"מי מטפל במועמד הזה?"

אלה אולי נראות כמו משימות קטנות, אבל כשצוות גיוס מנהל עשרות משרות ומאות מועמדים במקביל, הדברים הקטנים הם בדיוק אלה שהכי קל לפספס.

תהליך גיוס מורכב מהרבה יותר מהעברת מועמד מסטטוס לסטטוס. לאורך הדרך יש משימות, תזכורות, פידבקים, שאלות, עדכונים ותיאומים בין מגייסים, מנהלים מגייסים ואנשים נוספים בארגון.

לכן ניהול משימות במערכת גיוס הוא חלק משמעותי מתהליך עבודה מסודר.

במקום לנהל את הגיוס במערכת אחת, את המשימות במקום אחר ואת התקשורת בוואטסאפ ובמייל – אפשר לרכז גם את העבודה הפנימית סביב המועמד והמשרה במקום שבו התהליך עצמו מתנהל.

למה ניהול משימות חשוב כל כך בתהליך הגיוס?

למגייסים כמעט אף פעם אין משימה אחת על השולחן.

באותו יום צריך לעבור על קורות חיים, לבצע ראיונות, לחזור למועמדים, להזכיר למנהל להעביר פידבק, לפרסם משרה, לעדכן סטטוס ולעקוב אחר מועמדים שכבר נמצאים בשלבים מתקדמים.

וכשמטפלים בכמה משרות במקביל, מספר המשימות גדל במהירות.

הבעיה היא שמשימה שלא בוצעה בזמן יכולה להשפיע על כל תהליך הגיוס.

תזכורת שנשכחה יכולה להפוך למועמד שלא קיבל תשובה.
חוות דעת שלא נבדקה יכולה לעכב תהליך בכמה ימים.
הודעה שלא הגיעה למגייסת הנכונה יכולה לגרום לכך ששני אנשים יבצעו את אותה פעולה – או שאף אחד לא יבצע אותה.

מערכת גיוס שמרכזת גם את המשימות והתזכורות מאפשרת לצוות לנהל לא רק את המועמדים, אלא גם את מה שצריך לקרות סביבם.

מהמייל, הוואטסאפ והפתקים – לתהליך אחד מסודר

אחד האתגרים הגדולים בעבודה בצוות הוא פיזור המידע.

חלק מהתקשורת מתבצעת במייל, חלק בוואטסאפ, חלק בשיחה במסדרון וחלק במשימות אישיות שכל אחד מנהל לעצמו.

ואז מגיע הרגע שבו מישהו צריך להבין מה קרה עם מועמד מסוים.

מי דיבר איתו?
האם כבר ביקשנו פידבק?
מי אמור לחזור אליו?
מה המנהל ביקש לעשות?
ומתי צריך לטפל בזה?

כאשר ההודעות, המשימות והתזכורות מחוברות לתהליך הגיוס עצמו, הרבה יותר קל לשמור על רצף עבודה ולהבין מה השלב הבא.

העיקרון הזה מתחבר לאחד היתרונות הגדולים של מערכת ATS: יצירת מקום מרכזי שבו נשמר המידע לאורך כל תהליך הגיוס.

אפשר לקרוא עוד על האופן שבו Civi AI מרכזת את העבודה מול מנהלים מגייסים בעמוד ממשק מנהלים מגייסים במערכת הגיוס.

תזכורות: כי אי אפשר לזכור הכול

גם המגייסת המסודרת ביותר לא יכולה להחזיק בראש כל פעולה שצריכה להתבצע.

מתי צריך לחזור למועמד?
מתי לבדוק אם התקבלה חוות דעת?
מתי לעקוב אחרי ראיון?
ומה צריך לקרות עם מועמד שנמצא כרגע בהמתנה?

תזכורות מאפשרות להפוך את המידע הזה ממשהו שצריך לזכור למשימה שאפשר לעקוב אחריה.

ב־Civi AI ניתן להגדיר תזכורות כחלק מהעבודה במערכת. גם בממשק המנהלים המגייסים ניתן ליצור תזכורת עצמית, כך שהמשימה נשארת מחוברת לסביבת העבודה ולא נשענת רק על הזיכרון של המשתמש.

במקום לחשוב כל בוקר "על מי הייתי אמורה לחזור?", המטרה היא להגיע לעבודה כשברור מה דורש טיפול.

הודעות פנימיות: התקשורת נשארת ליד התהליך

תקשורת פנימית היא חלק בלתי נפרד מגיוס.

מגייסת צריכה לבקש חוות דעת ממנהל, מנהל רוצה לעדכן רכזת, חבר צוות רוצה להשאיר מידע חשוב לגבי מועמד – וכל פעולה כזו יכולה לייצר עוד שרשור מייל או הודעת וואטסאפ.

ב־Civi AI ניתן לשלוח הודעות מתוך הממשק, לרבות הודעות לרכזים או תזכורות, ולחבר את המסר ישירות למועמד או למשרה הרלוונטיים.

היתרון הוא ההקשר.

במקום לקבל הודעה כמו "מה קורה עם המועמד שדיברנו עליו אתמול?", המידע יכול להישאר מחובר למועמד או למשרה שאליהם הוא מתייחס.

כך גם מי שנכנס לתהליך מאוחר יותר יכול להבין טוב יותר מה קרה בדרך.

משימה שמחוברת למועמד שווה יותר ממשימה ברשימת To Do

אפשר לנהל משימות כמעט בכל כלי.

אבל בגיוס, השאלה החשובה היא לא רק מה צריך לעשות, אלא גם על מי ולמה.

לדוגמה:

"לקבל פידבק" היא משימה כללית.

אבל כאשר היא נמצאת בהקשר של מועמד מסוים למשרה מסוימת, כל המידע הדרוש לביצוע הפעולה כבר נמצא ליד המשימה.

קורות החיים, סטטוס התהליך, המשרה, הפעולות שכבר בוצעו והמידע שנאסף לאורך הדרך.

זה ההבדל בין רשימת משימות כללית לבין ניהול משימות כחלק ממערכת הגיוס.

כשהצוות גדל – התיאום הופך קריטי יותר

כאשר מגייסת אחת מנהלת את כל התהליך, היא מכירה כמעט כל פרט.

אבל ככל שהצוות גדל, יותר אנשים נוגעים באותו מידע:

• רכזת גיוס
• מנהלת גיוס
• סורסר
• מנהל מגייס
• מנהלת משאבי אנוש
• חברי צוות נוספים

במצב כזה כבר אי אפשר לבנות על כך ש"כולם יודעים".

צריך תהליך שמאפשר להבין מי מטפל במה, אילו פעולות כבר נעשו ומה עדיין דורש טיפול.

Civi AI מאפשרת עבודה מקבילה של מספר משתמשים ותיעוד של הפעילות במערכת, כך שהתהליך אינו נשאר תלוי באדם אחד בלבד. הדבר משתלב עם ניהול המשתמשים וההרשאות במערכת ועם הרצון לשמור על רצף עבודה וידע ארגוני.

המשימה החשובה ביותר: לקבל פידבק מהמנהלים בזמן

אחד מצווארי הבקבוק המוכרים ביותר בגיוס הוא ההמתנה לפידבק.

המגייסת כבר סיננה.
המועמד כבר רואיין.
קורות החיים כבר נשלחו.

ועכשיו מחכים.

ככל שהפידבק מתעכב, כך גם המועמד נשאר בהמתנה – ובשוק תחרותי הוא יכול בינתיים להתקדם מול ארגון אחר.

זו הסיבה שניהול משימות ותקשורת פנימית אינו רק עניין של סדר. הוא יכול להשפיע ישירות על מהירות תהליך הגיוס.

ב־Civi AI קיימות גם אוטומציות שמטרתן לצמצם עבודה ידנית ולהעביר מועמדים לגורמים הרלוונטיים במהירות. הרחבנו על כך במאמר אוטומציה לשליחת מועמדים שמקצרת את זמן הגיוס.

תיעוד פנימי שומר על הזיכרון הארגוני

מה קורה כשמגייסת יוצאת לחופשה?

או כשאדם אחר בצוות צריך להמשיך תהליך שמישהו אחר התחיל?

אם כל המידע נמצא בהתכתבויות פרטיות, קשה מאוד להעביר את התהליך בצורה חלקה.

לעומת זאת, כאשר הפעולות והתקשורת מתועדות כחלק מהעבודה במערכת, חבר צוות אחר יכול לקבל תמונה ברורה יותר של מה שכבר קרה ומה צריך לקרות בהמשך.

זהו חלק חשוב מהזיכרון הארגוני.

הידע על מועמד לא צריך להיעלם כשעובד אינו זמין או עוזב את הארגון. הוא צריך להישאר במקום שבו הארגון מנהל את תהליך הגיוס.

זה גם אחד היתרונות של מעבר מסודר למערכת מרכזית. במאמר שלנו על תוכלו לקרוא כיצד מרכזים את המידע וממשיכים לעבוד גם בזמן המעבר.

לא כל פעולה צריכה להפוך למשימה ידנית

ניהול משימות טוב לא אומר ליצור עוד ועוד משימות.

להפך.

המטרה היא לזהות אילו פעולות באמת דורשות טיפול אנושי ואילו פעולות המערכת יכולה לבצע עבור הצוות.

לדוגמה, מערכת גיוס יכולה לסייע באוטומציה של פעולות חוזרות כמו שליחת הודעות, העברת מועמדים, תהליכי סינון ומעקב אחר שלבים.

Civi AI כוללת אוטומציות שנועדו לצמצם עבודה ידנית ולאפשר לצוות להתמקד במשימות שבהן נדרש שיקול דעת אנושי.

כך נוצרת חלוקה נכונה יותר:

מה שהמערכת יכולה לבצע – המערכת מבצעת.
מה שדורש מגייסת או מנהל – הופך לפעולה ברורה שאפשר לעקוב אחריה.

אפשר לקרוא עוד על היכולות והאוטומציות במאמר השאלות הכי נפוצות על מערכות לגיוס עובדים.

איך ניהול משימות משפיע על חוויית המועמד?

המועמד לא יודע איך צוות הגיוס מנהל את המשימות שלו.

אבל הוא בהחלט מרגיש את התוצאה.

אם הבטיחו לחזור אליו ולא חזרו – הוא מרגיש.

אם עבר שבוע בלי עדכון כי מחכים לפידבק – הוא מרגיש.

אם שני אנשים מהארגון יוצרים איתו קשר בלי לדעת אחד על השני – גם את זה הוא מרגיש.

ניהול פנימי מסודר מתורגם כלפי חוץ לתהליך מקצועי יותר.

כשהצוות יודע מה צריך לעשות ומתי, קל יותר לשמור על זמני תגובה, לעדכן מועמדים וליצור חוויית גיוס רציפה.

מה כדאי לבדוק במערכת גיוס?

כאשר בוחנים מערכת ATS, כדאי לבדוק לא רק כיצד היא מנהלת מועמדים ומשרות – אלא גם כיצד היא עוזרת לצוות לנהל את העבודה סביבם.

שאלו:

• האם ניתן ליצור תזכורות?
• האם ניתן לנהל משימות כחלק מתהליך הגיוס?
• האם אפשר להעביר הודעות בין חברי הצוות?
• האם ניתן לקשר הודעה או תזכורת למועמד או למשרה?
• האם המידע נשמר ומתועד?
• האם מספר משתמשים יכולים לעבוד יחד?
• האם מנהלים מגייסים יכולים להשתלב בתהליך?
• האם קיימות אוטומציות שמצמצמות משימות ידניות?
• האם ניתן להבין בקלות מה כבר בוצע ומה עדיין דורש טיפול?

בסופו של דבר, מערכת טובה לא אמורה רק להציג לכם את רשימת המועמדים.

היא צריכה לעזור לכם לנהל את העבודה שנדרשת כדי לקדם אותם.

Civi AI: לנהל את התהליך ואת העבודה סביבו

Civi AI נבנתה כדי לרכז את תהליך הגיוס במקום אחד – מועמדים, משרות, מידע, תקשורת וכלי עבודה לצוות.

באמצעות תזכורות, הודעות פנימיות, עבודה של מספר משתמשים, ממשק למנהלים מגייסים ואוטומציות, ניתן לצמצם את הפיזור בין מערכות וכלים שונים ולנהל תהליך מסודר יותר.

כי צוות גיוס לא צריך לבזבז את היום בלנסות לזכור מה צריך לעשות.

המערכת צריכה לעזור לו לדעת מה הדבר הבא שצריך לקרות.

שאלות ותשובות על הודעות פנימיות ומשימות במערכת גיוס

מהו ניהול משימות במערכת גיוס?

ניהול משימות במערכת גיוס מאפשר לצוות לעקוב אחר פעולות שצריך לבצע כחלק מתהליך הגיוס – למשל חזרה למועמד, קבלת פידבק, מעקב אחר ראיון או טיפול בשלב הבא בתהליך.

למה כדאי לנהל משימות בתוך מערכת הגיוס?

כאשר המשימה נמצאת באותה מערכת שבה מנוהלים המועמד והמשרה, קל יותר להבין את ההקשר שלה, לעקוב אחר הביצוע ולצמצם את הצורך להשתמש ברשימות וכלים חיצוניים.

האם ניתן להגדיר תזכורות ב־Civi AI?

כן. Civi AI מאפשרת שימוש בתזכורות כחלק מהעבודה במערכת. גם מנהלים מגייסים יכולים להגדיר לעצמם תזכורות דרך הממשק הרלוונטי.

האם ניתן לשלוח הודעות פנימיות ב־Civi AI?

כן. ניתן לשלוח הודעות מתוך הממשק, לרבות מסרים לרכזים ותזכורות, ולקשר הודעות למועמד או למשרה הרלוונטיים כך שהתקשורת נשארת כחלק מתהליך העבודה.

מה היתרון בקישור הודעה למועמד או למשרה?

הקישור שומר על ההקשר של ההודעה. במקום שהמידע יהיה בשיחה נפרדת ולא יהיה ברור למי הוא מתייחס, ניתן להבין את התקשורת כחלק מהתהליך של אותו מועמד או אותה משרה.

האם משימות ותזכורות יכולות לקצר את זמן הגיוס?

הן יכולות לסייע בכך. מעקב מסודר אחרי פעולות, פידבקים ושלבים בתהליך מצמצם את הסיכוי שמשימה תישכח ושמועמד יישאר ללא טיפול למשך זמן רב.

האם מנהלים מגייסים יכולים להיות חלק מהתקשורת במערכת?

Civi AI כוללת ממשק ייעודי למנהלים מגייסים, המאפשר להם להשתלב בתהליך, לעבוד עם מועמדים רלוונטיים, להשתמש בתזכורות ולהעביר מסרים כחלק מהעבודה המשותפת עם צוות הגיוס.

למה לא פשוט לנהל משימות ב־Excel או בוואטסאפ?

אפשר, אבל ככל שכמות המועמדים, המשרות וחברי הצוות גדלה, קשה יותר לקשר בין המשימה לבין המידע הרלוונטי ולשמור על תיעוד רציף. ניהול העבודה בתוך מערכת הגיוס מרכז את המידע ואת הפעולות סביב אותו תהליך.

מה ההבדל בין משימה לאוטומציה בתהליך גיוס?

משימה היא פעולה שדורשת טיפול של אדם, בעוד שאוטומציה היא פעולה שהמערכת יכולה לבצע בהתאם לכללים שהוגדרו מראש. שילוב נכון בין השניים מאפשר לצמצם עבודה ידנית ולהשאיר לצוות את הפעולות שבאמת דורשות מעורבות אנושית.

האם הודעות פנימיות עוזרות לשמור על הידע הארגוני?

כן. כאשר התקשורת והתיעוד נשמרים כחלק מהמערכת ולא רק במיילים או בשיחות אישיות, קל יותר לחברי צוות אחרים להיכנס לתהליך, להבין מה כבר נעשה ולהמשיך את הטיפול במקרה הצורך.