תהליך הגיוס כולל פעולות רבות ולעיתים גם מספר גורמים שמקבלים החלטה. כדי להצמיח ארגונים וחברות השתמשנו במערכת גיוס עובדים Civi ככלי כדי להגדיל את הגיוסים.
תהליך הגיוס הוא תהליך שיש בו המון משימות ופעולות שצריך לבצע. כמו כל תהליך שרוצים שיתבצע בצורה הטובה ביותר, תהליך הגיוס צריך לעבוד בצורה חלקה ומהירה. ככל שתהליך הגיוס יעבוד בצורה מהירה, מסודרת וחלקה יותר – כך נוכל באותם המשאבים לגייס יותר עובדים! זה קל וזה פשוט, רק צריך לגרום לזה לקרות.
דמיינו את "המשפך". אנחנו לוקחים משפך ושופכים בפנים 12 ליטר מים, אבל מתחתית המשפך יוצאים רק 7 ליטר מים. האם זה נראה לכם סביר? לאן הלכו לאיבוד עוד 3 ליטרים? כך גם נראה תהליך הגיוס בארגונים רבים, אשר מתקשים לעקוב אחרי כל המועמדים שפונים אליהם. לחלקם מצלצלים באיחור, אחרים מתפספסים בדרך בגלל הסחות דעת שונות או חוסר במעקב. אבל העצוב הוא? שהרבה ארגונים לא יודעים זאת. הרי אם הם היו יודעים את זה הם היו מתקנים את התהליך שלהם, לא? בסופו של דבר, אנחנו רוצים לדאוג לטיפול בכלל המועמדים, בלי לפספס אף אחד בתהליך, ובלי לאבד אנשים בדרך, וכמובן – להגיע אליהם לפני המתחרים שלנו. אז איך עשינו את זה עם מערכת גיוס עובדים Civi?
אז איך הגדלנו את כמות הגיוסים עם מערכת גיוס עובדים Civi?
בנינו תהליך גיוס נכון, אשר כולל אוטומציה, ופעולות נכונות, שיעזרו לזרז את התהליך. אפיינו את שלבי התהליך הנפוץ בחברות השונות. תהליך הגיוס יכלול את: פרסום המשרה, קליטת קורות חיים, ניתוח קורות החיים, סינון קורות חיים, ראיונות טלפוניים, תיאום ראיון פרונטאלי, ראיון פרונטלי, בדיקת ממליצים, שליחת הסכם, והתחלת עבודה.כמובן, בכל אחד מהשלבים המועמד יכול לצאת מן התהליך.
בין היתר היו חשובים כמה עקרונות בתהליך הגיוס, שידענו שיעזרו לנו להגיע למטרות שלנו:
מהירות התהליך – הפעולות צריכות להתבצע כמה שיותר מהר, מאחר והמועמדים לא מחכים לנו, הם מחפשים עבודה בעוד מקומות. המועמדים הטובים ימצאו עבודה מהר, וכל הקודם זוכה. כדי לעבוד מהר יותר ניתן להשתמש בכלים דיגיטליים שמזרזים את התהליך.
דיוק התהליך – התהליך חייב להיות מדוייק. אנחנו חייבים להגיע למועמדים המתאימים לנו ביותר בצורה מדוייקת – גם בפרסומים שלנו וגם במיון המועמדים שלנו.
תהליך חלק – התהליך חייב לעבוד חלק, אסור לו להתקע. מה זה אומר להתקע? אם קיבלנו קורות חיים ושכחנו מהם, אם התקשרנו למועמד והוא לא ענה ושכחנו לחזור אליו שוב, אם אמרנו למועמד שנחזור אליו לגבי שאלה ששאל ולא עשינו את זה. מפליא, אבל כ-25% מהמועמדים נשכחים בתהליך, בעבודה שאינה מסודרת.
אוטומציה – אנחנו רוצים שמה שאפשר לעשות אוטומטית יקרה אוטומטית (וכך נחסוך גם זמן עבודה יקר, ובנוסף לזה התהליך יהיה מהיר יותר ונגיע למועמדים לפני המתחרים שלנו).
חיבור מגייסים – כלל אנשי הקשר שעובדים על המשרה חייבים להיות מסונכרנים בניהם. אם מועמד עבר סינון ראשוני ועבר לאיש קשר אחר, אותו איש קשר חייב להמשיך את הטיפול מאותה הנקודה.
אז איך כל הדבר הזה עובד עם מערכת גיוס Civi ואיך זה עזר לנו לגייס יותר עובדים?
1. פרסום המשרות עם מערכת גיוס Civi ושימוש במאגר מועמדים
בתוך מערכת הגיוס בנינו מודול פרסום משרות, אשר יודע ליצור דפי נחיתה מעוצבים לפרסום משרות, עם אפשרות לשיתוף המשרות ברשתות החברתיות בקליק אחד! בנוסף לכך, בנינו גם אתר אשר מרכז את כל המשרות בעמוד אחד. מועמדים שיכנסו למשרה יספרו ככניסה, ומועמדים שיגישו יספרו כהגשה, כך שיש גם סטטיסטיקה מעולה על ביצועי המשרות ברשתות החברתיות! אפשר גם לקרוא עוד על איך מערכת גיוס CIVI חוסכת לי כסף בפרסום משרות?
בנוסף לכך בנינו מעקב אחר מקורות הגיוס, כך שמועמדים מכל מקור גיוס אחר, יכנסו למערכת הגיוס Civi שתזהה באופן אוטומטי לחלוטין מאיזה מקור גיוס הם הגיעו.
כמו כן השתמשו במאגר מועמדים קיים כדי להגיע למועמדים שפנו אלינו בעבר מבלי לפרסם בכלל. זו שיטה מעולה שמקפיצה גיוסים במינימום זמן. אפשר לקרוא על השיטה הזו עוד כאן: ניהול מאגר מועמדים – למה הוא חשוב ואיך לנהל אותו נכון.
2. קליטת קורות חיים אוטומטית עם תוכנת גיוס Civi
קליטת קורות החיים נכנסת ישירות למערכת גיוס העובדים Civi מתוך המייל. כלומר, מועמד שישלח אלינו מייל קורות החיים שלו יקלטו למערכת הגיוס. בנוסף לכך, יש סנכרון גם מתוך אתרי הדרושים ורשתות חברתיות. זה אומר שבפועל כל המועמדים פונים אלינו נקלטים באופן אוטומטי בתוך דקה למערכת הגיוס, ואתם לא צריכים לעשות כלום. המועמד שנקלט מקבל כרטיס אישי בתוך המערכת, ובמידה והוא היה כבר קיים במערכת הגיוס Civi, אז תוכנת הגיוס יודעת לאחד אותו לאותו הכרטיס, כך שלא יהיו לכם מועמדים כפולים! בנוסף לכך, תוכלו לראות את ההיסטוריה הטיפולית בכל מועמד.
3. שליחת מייל תודה אוטומטי למועמד
בעזרת מערכת הגיוס, אשר יודעת להוציא את נתוני המועמד ברגע קבלת קורות החיים, כמו השם של המועמד, כתובת המייל שלו, והתפקיד אליו הוא פנה, ניתן ליצור מייל מותאם אישית למועמד שישלח באופן מיידי. המועמד שפנה מקבל מייל מותאם אישית, עם שמו והתפקיד אליו פנה, דבר שמגביר את האינטרקציה של המועמד עם החברה, וגורם לו לקרוא עוד על החברה והתפקיד, להכנס לאתר ולרשתות החברתיות, ובעצם פשוט לצפות יותר לשיחת הטלפון עם המגייסים של החברה, והגברת האמון בה. פעולה זו מגדילה את הסיכוי לגייס את אותו מועמד בסופו של דבר, בזכות ההכרות הרבה יותר והאמון שנוצר עם החברה.
לקריאה נוספת: הכירו את המערכת: מודול תודה
4. ניתוח קורות החיים אוטומטי עם מערכת גיוס עובדים Civi
לאחר קליטת קורות החיים, מערכת הגיוס Civi יודעת לקרוא אותו, ובעצם להבין את הפרטים בתוך קורות החיים. היא תדע את פרטיו האישיים, השכלתו, הניסיון, השפות, כתובת המגורים, באיזה משרות התעניין, וכיוצא בכך. כך היא תחסוך לכם הקלדה ידנית של נתונים באקסלים או ברשימות אחרות.
5. סינון אוטומטי של קורות החיים לפי קריטריונים שאתם בחרתם
לאחר קליטת המועמד, מערכת הגיוס Civi יודעת לעשות "סינון אוטומטי" לקורות החיים, לפי קריטריונים שהוגדרו ע"י המשתמשים במערכת. זה אומר, שמערכת הגיוס יכולה להציף לכם את המועמדים שהכי מתאימים לתפקיד במהירות המקסימלית, וכך אתם תגיעו אליהם ראשונים, לפני מועמדים אחרים. זה יתן לכם יתרון תחרותי מעולה על המתחרים שלכם. למשל: אני רוצה לדבר בהתחלה עם המועמדים שיש להם תואר ראשון והם עם ניסיון בתחום המכירות, כי לדעתי אלו המועמדים שכדאי לי לצלצל אליהם הכי מהר, מאחר והסיכוי הגבוה ביותר הוא לקלוט אותם. הדבר הזה חוסך לנו 80% מתהליך של קריאת קורות חיים מיותרים! כמובן, שאם נרצה, נוכל לראות את שאר המועמדים במערכת הגיוס, ולדבר גם איתם בהמשך. אפשר לקרוא עוד על איך תוכנת גיוס CIVI מסננת במקומי קורות חיים אוטומטית.
6. ראיונות טלפוניים מהירים כוללים תסריט שיחה מובנה
כל המועמדים אשר יתאימו לקריטריונים שלכם יועברו לעמוד עם ראיונות טלפוניים מהירים, אשר דרכם אפשר ליצור קשר עם המועמד במגוון דרכים כמו טלפון, מייל, וואטסאפ, סמס. בתוך העמוד יש גם את פירוט המשרה, ואפשר ליצור אפילו תסריט שיחה מובנה לראיון הטלפוני, עם שאלות מובנות, והערות לשאלות – דבר שיעזור לנו מאוד לנהל מהר את התהליך בלי לחשוב הרבה או לבדוק דברים – הכל יופיע מול העיניים. הראיונות יעבירו אתכם באופן אוטומטי בין השלבים, עד לסיום הראיון בצורה בה המועמד יעבור שלב או בצורה בה הוא יפסל בראיון או בשלב סינון קורות החיים, ויש אפילו כפתורים מהירים למקרים כמו מועמד שלא ענה או ביקש לחזור בהמשך – כך שאף מועמד לא ילך לכם לאיבוד או ישכח. לאחר סיום הראיון ניתן לעבור באופן אוטומטי למועמד הבא, כך שתוכלו להריץ את הראיונות בצורה קלה ומהירה מאוד, וכך לחסוך זמן עבודה יקר.
7. תיאום ראיון פרונטלי עם שליחת זימון ממערכת הגיוס
לאחר סיום הראיון הטלפוני ניתן לתאם בקלות ראיון פרונטלי דרך מערכת הגיוס Civi, בלחיצה על כפתור אחד לשלוח זימון למנהלים מגייסים, או למועמד עצמו.
8. מעקב ובקרה על המועמדים בשלבי התהליך
בתוך התהליכים ניתן לבצע מעקב ובקרה חכמים כדי לראות את המועמדים בתהליך, מי נמצא בכל שלב. למי תואם ראיון פרונטאלי למשל, מתי מועד הראיון, ולתעד את תוצאות הראיון בתוך המערכת, כך שכל המידע ימצא תמיד בתוך מערכת הגיוס. כל מועמד בתהליך מקדם סטטוס, וניתן לראות בכל רגע מה הסטטוס של המועמד, עד לסיום התהליך עימו (גיוס או סיום טיפול). כך אף מועמד לא מתפספס בדרך, וניתן גם לזכור מה קרה עם המועמד בתהליך.
9. בדיקת ממליצים ותיעודה במערכת הגיוס
בתוך תוכנת הגיוס ניתן לתעד את בדיקת הממליצים, גם בצורה טקסטואלית, או להעלות מכתבי המלצה, או תוצאות של מבחנים, תעודות, וקבצים נוספים, לתיעוד מלא של התהליך במערכת.
10. התחלת עבודה עם מועד מוגדר בתוכנת גיוס עובדים Civi
החלטתם לקלוט עובד? כן, זה באמת עבר מהר. ברכותינו! עכשיו ניתן לסמן שהעובד נקלט ומה תאריך התחלת העבודה שלו! תוכלו לצפות גם בכל העובדים שנקלטו במקום אחר, ואפילו סטטיסטיקות על הביצועים של כל משרה ומשרה.
11. כל הדאטא במקום אחד – בתוך מערכת הגיוס
כדי שכל התהליך יהיה מרוכז עבור כל הגורמים המגייסים, דאגנו שכל הדאטא ישמר במקום אחד. כמו כן יצרנו ממשק מנהלי גיוס – שרואים את כל התמונה במערכת אחת, ביחד עם ממשק מיוחד לכל מנהל מגייס, שרואה את התהליכים בתוך המחלקה שלנו ועבור המועמדים שלו בלבד. כך חיברנו את כל הגורמים למערכת אחת, ודאגנו שאף מועמד לא יפול בשום שלב בתהליך.
אז אחרי כל זה – איך מערכת הגיוס עוזרת לנו להגדיל את הגיוסים?
זוכרים את המשפך? אנחנו מכניסים את המועמדים לתוך משפך, ואנחנו חייבים לדאוג שהם יורדים במשפך ואנחנו מקבלים את התוצר בלי שאף מועמד בורח לנו מתוך התהליך. עם שיטה זו ועבודה נכונה עם מערכת הגיוס לעובדים Civi, ניתן להגדיל את כמות הגיוסים ב-38% אחוזים! וכמו כן, לצמצם את הזמן שאנחנו עוסקים בנושא הגיוס ב-55% !!
זה אומר שבנינו פה תהליך מסודר, שעובד בצורה כמה שיותר אוטומטית, מציף לנו את המשימות שלנו, ועוקב אחרי כל מועמד בכל שלב בתהליך כך ששום דבר לא הולך לאיבוד. עם הזמן הרב שחסכנו באוטומציה שהכנסנו בתהליכים התפנה לנו זמן נוסף איתו נוכל לבצע את שאר המשימות שלנו ואף לשפר עוד יותר את כמות הגיוסים שלנו!
כמובן שאפשר להטמיע את מערכת הגיוס Civi גם בארגונים (כל הסיבות מדוע כדאי להשתמש במערכת גיוס לארגון) וגם בחברות השמה (האם חברת השמה בתחילת הדרך צריכה מערכת לגיוס עובדים?).
טיפ קטן מאת שי בכור – מנכ"ל מערכת גיוס עובדים והשמה Civi
אתם משקיעים המון משאבים בתהליכי הגיוס. משאבים זה אומר גם זמן וגם כסף. אתם עובדים בזה, מפרסמים, מסננים, מתעדים, וכל דקה שאתם מתעסקים במשהו שיכול היה לקרות באופן אוטומטי, זו דקה שהייתם יכולים לעשות בה משהו אחר ולשפר את הביצועים שלכם. דמיינו לעצמכם שיש לכם פתאום 50 שעות עבודה פנויות בחודש, כי דברים שהייתם עושים ידנית קורים עכשיו אוטומטית, זה יכול לעזור בצורה משמעותית נכון? שיפור הביצועים יהיה אדיר! שלא נדבר על עלות זמן העבודה שלכם לחברה או לארגון שלכם. על זה אפשר להוסיף את עלויות הפרסומים, שעולות כאשר התהליך לא מבוצע בצורה יעילה או מדוייקת מספיק, כדי לכפר על כך.
לפעמים אנחנו נוטים לפתרון הקל – בואו נביא עוד עובד/ת. בואו נשקיע יותר בפרסום. ואז נצליח לגייס יותר. אבל כדאי לחשוב קודם על הפתרון החכם, האם אפשר לייעל את התהליך, האם אפשר לעשות יותר בזמן שלי, האם אפשר לתת יותר ביטוי למשאבי הפרסום. רק אחרי שמיציתם את הכיוון הזה, כדאי לחשוב על כיוונים אחרים. ועוד דבר קטן, אל תתנו למיתוסים להפחיד אתכם. אם זה קורה -עיינו במאמר הזה: כל האמת: מיתוסים על מערכת גיוס עובדים שהגיע הזמן לנפץ.
אם תרצו שננתח ביחד את תהליך הגיוס שלכם, נראה איפה אפשר לחסוך בזמן ובמשאבים, וכמובן להכיר אותנו ואת מערכת הגיוס Civi, אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
