שני מרכזי גיוס וכ־3,000 עובדים בשנה — במלונות דן, גיוס עובדים הוא חלק משמעותי מהעשייה. מורן לוי, מנהלת הגיוס הארצית של הרשת, משתפת בחוויית העבודה עם מערכת הגיוס Civi AI ובדברים שחשובים לה: המועמדים וההיסטוריה שלהם במקום אחד, מערכת נוחה שאפשר להתאים לצרכים ושירות עם נכונות לעזור.
גיוס עובדים בהיקפים גדולים מחבר בין משימות רבות: פרסום משרות, היכרות עם מועמדים חדשים, תיעוד ומעקב. לחברה שבוחנת מערכת גיוס לגיוסי מאסה, חשוב להבין איך המערכת תומכת בעבודה היומיומית של הצוות ובמידע שמצטבר לאורך הדרך.
מערכת גיוס לגיוסי מאסה: המועמדים וההיסטוריה במקום אחד
אחד הדברים שמורן מדגישה הוא החשיבות של מערכת שמרכזת את מכלול המועמדים, את המאגר, את ההיסטוריה ואת הפעולות שנעשו איתם. מבחינתה, זהו חלק קריטי בעבודת הגיוס.
קורות החיים מציגים ניסיון והשכלה, ובמהלך התהליך מצטברים פרטים נוספים: שיחה שנערכה, התרשמות שנשמרה או עדכון לגבי המשך הטיפול. כשחוזרים למועמד, רוצים למצוא גם את ההקשר הזה.
האם לא מספיק לשמור את קורות החיים? המסמך הוא נקודת פתיחה טובה, אבל הוא לא מתעד את הפעילות שנעשתה לאחר קבלתו. בניהול גיוס בהיקף רחב, היכולת לעיין בתיעוד הקודם יכולה לעזור לצוות להמשיך את הטיפול מתוך המידע שכבר נאסף.
מערכת הגיוס Civi AI מאפשרת לרכז את המידע שנשמר על המועמד לצד היסטוריית הפעילות שלו. התיעוד יכול לעזור למגייס להיזכר בפרטים ולהמשיך מהמקום שבו הטיפול נעצר. כשכמה אנשים מעורבים בגיוס, מידע משותף מסייע גם בהעברת הטיפול ביניהם.
לתת למאגר המועמדים ערך לאורך זמן
מאגר מועמדים יכול לשמש את החברה גם כשנפתחות הזדמנויות חדשות. מועמד שפנה למשרה מסוימת עשוי להתאים בהמשך לתפקיד אחר, בכפוף לניסיון שלו, להעדפותיו ולעדכניות המידע.
לדוגמה, כשנפתחת משרה חדשה, אפשר לבדוק אם קיימים במאגר מועמדים בעלי ניסיון רלוונטי, ולעיין במה שכבר תועד עליהם לפני שיוצרים קשר. זו המחשה לאפשרות להשתמש במידע שנצבר לאורך זמן.
ומה אם המועמדים כבר אינם מחפשים עבודה? עצם ההימצאות במאגר אינה מעידה על זמינות. כדאי לבדוק את מועד הקשר האחרון, לבחון מחדש את הרלוונטיות ולברר עם המועמד אם ההזדמנות מעניינת אותו כיום.
להרחבה על האפשרויות האלה, קראו את המאמר על ניהול מאגר מועמדים — למה הוא חשוב ואיך לנהל אותו נכון.
מערכת שנעים לעבוד איתה ביום־יום
מערכת גיוס מלווה פעולות רבות לאורך היום: עיון בקורות חיים, פתיחת פרטי מועמד, תיעוד שיחה ומעקב אחר התהליך. לכן, לחוויית השימוש יש מקום משמעותי בבחירת המערכת.
מורן מתארת את Civi AI כידידותית, נגישה וקלה לעבודה. היא מציינת שהתצוגה נעימה לעין ושאפשר לשנות דברים בהתאם לצרכים שלה.
החיבור בין נוחות לבין התאמה לצרכים חשוב בסביבת עבודה שמשתמשים בה באופן קבוע. לכל צוות יש הרגלי עבודה ודגשים משלו, וכדאי להכיר את אפשרויות ההתאמה הזמינות במערכת ולבחון כיצד הן משתלבות בעבודה.
חוששים שיהיה קשה להתרגל לתוכנת גיוס חדשה? דרך מעשית לבחון זאת היא לבחור משימה מוכרת ולראות כיצד מבצעים אותה בהדגמה: איך מגיעים למידע, כיצד מעיינים בפעילות קודמת ואיך מתעדים את השלב הבא. כדאי לשתף בבדיקה גם את האנשים שיעבדו עם המערכת.
פרסום משרות שמתאים לקהל שאליו פונים
פרסום משרה הוא גם מפגש ראשון עם החברה. לצד תחומי האחריות והדרישות, השפה והעיצוב עוזרים להעביר את אופי התפקיד ואת סביבת העבודה.
מורן מתייחסת לדיוק בפרסום משרות ולבחירה בין סגנון רשמי יותר לבין סגנון צעיר יותר, בהתאם לקהל היעד. היא מזכירה בהקשר הזה גם את פייסבוק ואינסטגרם.
ב־Civi AI אפשר ליצור דפי פרסום למשרות ולשתף אותם בערוצים שונים. דף המשרה מרכז את פרטי התפקיד ואת האפשרות להגיש מועמדות. בתכנון הפרסום כדאי לחשוב על מה שהמועמד צריך להבין: מה כוללת העבודה, למי היא מתאימה ואיך ממשיכים להגשת מועמדות.
המסר צריך להישאר ברור ומדויק גם כשמשנים את הסגנון. ניסוח שמתאים לקהל יכול לעזור להציג את ההזדמנות באופן מובן, תוך שמירה על תיאור אמין של התפקיד.
אפשר לקרוא עוד על הכלים האלה במאמר על פרסום משרות באמצעות מערכת הגיוס Civi AI.
השירות הוא חלק מחוויית העבודה
לצד יכולות המערכת, מורן נותנת מקום גם לשירות שהיא מקבלת מצוות Civi AI. היא מתארת אותו בחיוב, מציינת את הזמינות של ויקטוריה ושל שי ומדגישה את הנכונות לעזור ולמצוא מענה.
הקשר עם הצוות המלווה יכול להיות משמעותי כשעולות שאלות במהלך העבודה או כשרוצים להכיר אפשרויות נוספות במערכת. לכן, כשבוחנים מערכת גיוס לחברה, כדאי להכיר גם את השירות: כיצד מקבלים עזרה, באילו ערוצים ואיזה ליווי מוצע.
אצל מורן, חוויית השירות משתלבת עם ההתרשמות החיובית מהמערכת עצמה — מנוחות העבודה ועד לריכוז המידע על המועמדים.
להכיר את Civi AI דרך הצרכים של החברה שלכם
הדברים שמורן בוחרת להדגיש נוגעים לשגרת הגיוס: למצוא את המידע שצריך, לראות את ההיסטוריה, לפרסם משרות ולעבוד בסביבה נוחה עם צוות זמין לעזרה.
אם אתם בוחנים מערכת לניהול גיוס עובדים בהיקפים גדולים, הגיעו להדגמה עם דוגמה מהעבודה שלכם: משרה שאתם מגייסים אליה, מידע שחשוב לכם לתעד ושאלה על שיתוף הפעולה בצוות. כך תוכלו לבדוק את המערכת מול הצרכים המעשיים של החברה.
רוצים לבחון כיצד Civi AI יכולה להשתלב בעבודה שלכם? תאמו הדגמה, הכירו את מערכת הגיוס ושאלו על היכולות שמתאימות לצרכים של החברה שלכם.
