תהליך הגיוס לעיתים יכול להזכיר הכנת עוגה מורכבת. אם נצליח לשלב יחד את כל המרכיבים, נקבל קינוח מושלם, או במקרה שלנו איוש מדויק של משרה.
אך בואו נדמיין מה היה קורה אילו מרכיב אחד, למשל סוכר, לא בדיוק שש לשתף פעולה. האם ניתן להכין עוגה בלעדיו? לא ממש.
כפי שאמרנו, תהליך הגיוס דומה לעיתים לעוגה כזאת. אך בתפקיד הסוכר לא פעם יש לנו דווקא מנהלים מקצועיים. הם קריטיים לתהליך, כי הריאיון איתם הוא שלב חיוני והם גם מבינים את חשיבות העניין, אבל העומס, המשימות, הפרויקטים… אם כבר מצליחים לשלב ראיון עם המועמד בלו"ז, אז כל הביורוקרטיה סביב נושא הטיפול במועמד כבר לא על הכוונת שלהם כלל וכלל. אז מה עושים?
רתימת מנהלים מגייסים לתהליך הגיוס – מדוע היא חשובה?
רתימת מנהלים מקצועיים לתהליך הגיוס יכולה להיות אתגר משמעותי. מחד, המנהלים זקוקים לעובד שיאייש את התקן, מאידך כל הסיפור של בדיקת המועמדים, יצירת הקשר עימם, ניהול הריאיון וכתיבת חוות דעת שתועבר בהמשך לרכזי הגיוס שימשיכו או יסיימו את התהליך מול מועמד ספציפי – כל אלה נתפסים ע"י מנהלים מקצועיים רבים כנטל ומעמסה, ולפיכך העניין יורד לתחתית סדר העדיפויות שלהם, מה שמקשה מאוד כמובן על ניהול כל תהליך הגיוס.
לרכזי הגיוס בעצם נשארות שתי אופציות: לרדוף אחרי מנהלים מגייסים על מנת לקדם את התהליכים או לנסות לשלב אותם בעבודה על מערכת גיוס שברוב המקרים נמצאת מחוץ לתחום העניין של מנהלים מקצועיים. שתי האופציות לא נעימות לאף צד.
הרדיפה, התזכורות ושאר הסחבת לא רק פוגעים ביחסים בין צוותי הגיוס לצוותים מקצועיים ויוצרים מתח מיותר לגמרי, הם גם פוגעים במועמד ובחברה עצמה. המועמד ממתין זמן רב לתשובה, מתייאש ועשוי לקבל הצעה של חברה מתחרה עוד בטרם תהליך הגיוס הגיע לאף לשלב של שיחת ממליצים. וגם אם המנהל המקצועי החליט לא להמשיך את התהליך מול מועמד מסוים, ובסופו של דבר הוחלט לדחות אותו, מכתב דחייה שמגיע אחרי המתנה ארוכה ולא מוצדקת, ללא ספק, משאיר טעם רע בפה. כך החברה עלולה לאבד מועמדים איכותיים וגם מיתוג המעסיק שלה ניזוק מהעניין.
כדי לפתור את הבעיה נוצר המודול "מנהלים מגייסים" של מערכת Civi.
מהו מודול "מנהלים מגייסים" במערכת גיוס?
בשני מילים: מדובר בממשק קל מאוד לתפעול, שלא דורש התקנה או חפיפה משמעותית ומאפשר למנהלים מקצועיים לקחת חלק פעיל בתהליך הגיוס ע"י מספר קליקים בודדים, וזאת ללא צורך ללמוד מערכת גיוס שלמה. בכך כמובן נשפר הן את יעילות תהליך הגיוס, הן את פרק הזמן הנדרש לאיוש המשרה והן את היחסים בצוות.
התכונות העיקריות של המודול:
אפשרות לעבוד מיידית מכל מקום – ממשק מיוחד למחשב וטלפון הנייד שאפילו לא מצריך התקנה.
מתאים לכל אחד – ממשק פשוט מאוד לשימוש לכל משתמש בכל גיל, אינטואיטיבי וידידותי.
אין צורך בהכשרה – המודול כ"כ ידידותית ופשוט כך שהוא מצריך 5 דקות הדרכה בלבד אותה ניתן לעשות גם באמצעות צפיה בסרטון קצר.
התאמה למובייל – ניתן לעבוד גם במחשב, וגם בטלפון (למשל המנהל המגייס מחוץ למשרד).
איך המודול עוזר למנהלים המגייסים?
בממשק המנהל המגייס יוכל לראות רק את המועמדים אשר הועברו למשרות הקשורות אליו – כך הוא יוכל להיות כל הזמן בשליטה על המועמדים הנמצאים בתהליכים, ולזכור לטפל בהם.
ביצוע פעולות מהיר מול מועמדים – בתוך הממשק המנהל המגייס יוכל ליצור עם המועמדים קשר בקליק, לרשום ולצפות בתקציר ראיונות קודמים ובקו"ח, וכמובן להעביר שלבי גיוס (סטטוסים) באופן עצמאי פשוט ע"י לחיצה על הכפתור. המנהל כמובן יכול להוסיף הערות ולפרט את החלטתו. כל זה ע"י כמה קליקים בלבד וללא מסכים וכפתורים מיותרים שלא רלוונטיים לו.
איך המודול עוזר לרכזי ומנהלי הגיוס העובדים עם תוכנת גיוס?
שליטה בתהליך – כל מה שיעודכן ע"י המנהל המגייס בממשק שלו, מייד יהיה נגיש לרכזים במערכת הגיוס ויחסוך מהם צורך בבקשת משוב מהמנהל המגייס.
דוחות – ניתן יהיה להפיק במערכת הגיוס דוחות הרבה יותר מדוייקים, כאשר אנחנו יודעים מה קרה עם כל מועמד ומתי, נוכל למשל לקבל סטיסטיקות על סיבות פסילה בתהליכי הגיוס וכך לשפר אותם. נוכל לדעת איזה מקורות גיוס עובדים טוב יותר ואילו פחות, נוכל לדעת איזה מנהלים מגייסים באמת פונים למועמדים ואיזה לא, נוכל להשקיע בהכשרת מנהלים מגייסים שמתקשרים יותר בגיוסים – ונראה הכל בתוך מערכת הגיוס שלנו.
נתונים מתעדכנים און ליין (בלי לרדוף אחריהם) – בכל רגע נתון נוכל לראות בדשבורד מסודר בתוכנת הגיוס מה קרה עם המועמדים ששלחו אל המנהלים המגייסים, לא נצטרך לצלצל או לשלוח הודעות למנהלים כדי לקבל תשובות.
מה חדש?
אם אתם מכירים אותנו אתם בטוח כבר יודעים: הנוחות והיעילות של תהליכי העבודה של הלקוחות שלנו תמיד נמצאות אצלנו בראש סדר העדיפויות. לכן אנחנו לא מפסיקים לרענן ולעדכן את המודולים במערכת, כדי שיוכלו לעבוד מהר יותר, חכם יותר ופשוט יותר. כאלה אנחנו 🙂
בגרסה החדשה של מודול "מנהלים מגייסים" הוספנו שורה של פיצ'רים שישדרגו את שיתוף הפעולה בין המנהלים המקצועיים לרכזי הגיוס ויהפכו את כל התהליך להרבה יותר חלק.
משרות – הכל במקום אחד
כעת המנהלים המגייסים יכולים לראות בממשק פשוט את כל המשרות הפתוחות שלהם, כולל כמות התקנים הפתוחים, קוד הפרסום ואפשרות להתכתב ישירות עם הרכזים על כל משרה. בנוסף ניתן לשים לעצמם תזכורות, לסנן לפי כותרת המשרה או הקוד ואפילו לשלוט בעמודות המוצגות בטבלה.
הודעות – בלי מיילים מיותרים
הוספנו למודול יכולת לשלוח הודעות ישירות מהממשק: בין אם זו תזכורת עצמית, הודעה לרכזים או מסר שמקושר ישירות למועמד או למשרה. כך התקשורת בין הצדדים נשמרת בתוך המערכת, עם תיעוד מסודר וללא צורך בכלים חיצוניים.
מועמד חדש – הוספה קלה ומהירה
המנהלים המגייסים יכולים כעת להוסיף מועמדים חדשים ישירות למערכת. הממשק בודק כפילויות כדי למנוע שיבוש בתהליכים ומאפשר למלא פרטים רלוונטיים כמו שם, טלפון, קורות חיים, מקור גיוס והתאמה למשרה. הכל במסך אחד פשוט ואינטואיטיבי.
הרשאות סטטוסים וצפייה בעמודים – שליטה מלאה
בהתאם לפניות הרבות שקיבלנו, הוספנו שליטה גמישה בהרשאות המנהלים המגייסים. כעת ניתן לקבוע, לכל סטטוס במערכת, האם המנהל יכול לצפות בו, לבחור אותו עבור מועמדים, או לשנות מועמדים שנמצאים בו.
בנוסף, דוח היסטוריית הפניות מציג כעת מי ביצע כל שינוי סטטוס (כולל סינון לפי סוג המשתמש) כך שתוכלו לעקוב בקלות אחרי הפעילות של המנהלים המגייסים במערכת.
הצגת מסמכים – כל המידע במקום אחד
כעת מנהלים מגייסים העובדים עם מודול מנהל מגייס יכולים לראות גם את המסמכים של המועמד ואפילו להעלות מסמכים בעצמם.
איך מפעילים את ההרשאה? פשוט נכנסים אל כרטיס חברה > פרמטרים > הצגת מסמכים בממשק אנשי קשר.
בדיוק כמו בעוגה, כשהוספנו את המרכיבים החדשים האלה למתכון של מודול המנהלים המגייסים, קיבלנו שילוב מושלם.
המנהלים מעורבים יותר, המידע זורם בקלות והתקשורת עם רכזי הגיוס הופכת להרבה יותר אפקטיבית.
כך במקום "סוכר" שלא מתמוסס: המנהלים המגייסים הופכים לחלק אינטגרלי וטעים מהבלילה והתוצאה היא תהליך גיוס חלק, מהיר ומתוק לכולם 🍰
למידע נוסף: איך מערכת גיוס עובדים משפרת את חווית המועמד?
*טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור*
עבודה נכונה מול מנהלים מגייסים, באמעצות כלים טכנולוגיים תעזור לנו להגדיל את הגיוסים שלנו. רתימת המנהלים לתהליך, ולאחר מכן שליטה מלאה בנתונים תוך אפשרות להוציא דוחות וסטטיסטיקות און-ליין, יעזרו לנו להבין טוב יותר היכן ניתן לשפר ולהשתפר – ובסופו של יום יחסכו לנו זמן וכסף.
בהצלחה!
מאמר זה ותוכנו נכתבו על ידי צוות מערכת הגיוס Civi, והושקעו בו זמן ומשאבים רבים, כולל איסוף הנתונים וסידורם כאן. התוכן שנוצר כאן מוגן בזכויות יוצרים. אין להעתיק, לשכפל, או להשתמש בתוכן זה למטרות מסחריות שאינן לשם שימוש עצמי בפרסום משרות.
