אחת התוכנות הכי נפוצות שמשתמשים בהם מגייסים ו-Head-hunters זאת תוכנת אקסל (Excel). התוכנה מאפשרת לרשום כל דבר בטבלאות וגם יש אפשרות לעשות נוסחאות ולסדר הכול בצורה יחסית נוחה. יחד עם זאת, לאקסל יש הרבה בעיות ובסופו של יום צריך לעשות בו את כל הפעולות בצורה ידנית, ולכן הרבה מגייסים עוברים להשתמש במערכות לגיוס עובדים. אז מערכת גיוס אל מול אקסל, מי מנצח?
אוטומציה של מערכות גיוס מול עבודה ידנית באקסל
אקסל זאת תוכנה ידנית שמגדילה את הסיכויים לטעויות. עם ניהול מועמדים באקסל צריך לתעד כל דבר באופן ידני, וזה לוקח הרבה מאוד זמן. זאת לעומת מערכת גיוס, שקליטת מועמדים נעשית ידנית וגם תיעוד אירועים מסודר ואוטומטי.
עבודה ידנית מצריכה לרשום הודעות מספר פעמים, לעומת במערכת גיוס עובדים שניתן לעשות תבניות שאיתן אפשר להשתמש כמה פעמים שרוצים. גם חיפוש של מועמד קל יותר. באקסל צריך להזין מילים באופן ידני, לעומת במערכת גיוס שאפשר לחפש בתגיות או בקורות חיים באופן אוטומטי. כלומר במערכות גיוס הכול נעשה בלחיצת כפתור אחת וללא צורך לכתוב כל פעם את אותם מילים, מה שיבזבז הרבה זמן ויגרום לטעויות.
גם הנושא של נוסחאות, למי שלוקח את האקסל לניהול מועמדים קדימה, עלול להשתבש. מספיק שעשינו את הנוסחא בצורה לא נכונה, או שמשהו השתנה או השתבש בדרך, כל החישובים שלנו כבר לא מדוייקים, ולא בטוח שנדע את זה. זאת לעומת מערכת גיוס שיש לה קוד מובנה מסודר, ולא קורים דברים כאלו.
בסופו של יום אקסל מייצר לנו הרבה עבודה ידנית, מה שגוזל לנו הרבה זמן וגם נותן הרבה מקום לטעויות, זאת לעומת מערכת גיוס שנותנת מענה אוטומטי וגם מתעדת את הכל בצורה אוטומטית. כך שעם מערכת לגיוס עובדים נוכל לעבוד מהר יותר וגם להגדיל את הגיוסים.
אקסל לא נותן ערך מוסף בסינון מועמדים
אחד האתגרים הגדולים של מגייסים והד-האנטרים (ציידי ראשים) זה סינון מועמדים יעיל ומהיר. אקסל לא ניתן ערך מוסף לסינון מועמדים. כל מה שאקסל מאפשר זה הכנסת נתונים ידנית בצורה מסודרת בטבלאות. תוכנת גיוס עובדים נועדה במיוחד כדי לייעל את תהליך הסינון עם האוטומציה הרבה שלה. היכולת של מערכת לניהול מאגר קורות חיים לחפש במאגר קורות חיים, ולהשתמש בה בתור מערכת גיוס לסינון קורות חיים, מאפשר למגייסים להגיע למועמדים מהר ומדוייק. כאשר לכל מועמד כרטיס נפרד ניתן לדעת בדיוק באיזה שלב הוא נמצאים בתהליך הגיוס. זה אומר שאין טעויות של פנייה למועמדים פעמיים עם אותה משרה שלא מתאימה להם או להטריד אותם עם אותם שאלות פעמיים. מערכת גיוס מאפשרת חיסכון גדול של זמן עם הסדר שהיא עושה והיא משפרת את חווית המועמד.
מערכת גיוס עובדים מאפשרת לפרסם משרה ולטפל במועמדים הרבה יותר טוב מאקסל
אקסל לא נותן ערך בפרסום משרה וטיפול במועמדים. לעומת זאת, מערכת גיוס עובדים נועדה לעבוד ביחד עם פרסום המשרה כך שיטופלו ביעילות כל קורות החיים שנשלחים אליה וכך ניתן לפרסם משרות עם מערכת לגיוס עובדים. כאשר רוצים לפרסם משרה ולמצוא מועמדים זה מאוד פשוט. שולחים את הצעת המשרה במגוון אמצעי תקשורת, למשל אתרי דרושים, רשתות חברתיות, שלטים ואפילו עיתונים. אנחנו נכין לכם דף נחיתה מושקע שיביא לכם הרבה מאוד קורות חיים. תוכנת גיוס מאפשרת למיין את קורות החיים וליצור באופן אוטומאטי תיקיות לכל מועמד ומועמדת. ניתן להגדיר למשרה מילות מפתח שיקפצו ברגע שיש אותן בקורות החיים. זה אומר שאם מגייסים מחפשים אדמיניסטרציה, ברגע שהמילה הזאת נמצאת בקורות החיים, התוכנה שולפת אותם מיד לעיני המגייסים ואפשר לשלוח בקליק שאלון דיגיטאלי למועמד או למועמדת ולהתחיל איתם תהליך גיוס. ניתן להגדיר למערכת מילות מפתח שיצוצו ברגע שמקבלים תשובה ממועמדים, למשל ניהול משרד. ברגע שצצה מילת המפתח בקורות החיים, המגייסים כבר יודעים שהמועמדים יכולים להתאים להם ולשלוח להם מיד בקליק זימון לראיון עבודה. שיטת מילות המפתח חוסכת הרבה מאוד זמן ואנרגיה למגייסים.
תוכנת גיוס מאפשרת לייצר מאגר מועמדים ולנהל אותו ביעילות, לא כמו אקסל
תוכנת גיוס עובדים מאפשרת לייצר מאגר מועמדים גדול מאוד. זה טוב למגייסים למי שצריך תוכנה לגיוס עובדים בארגון, בתור מערכת לחברת השמה וגם להד-האנטרים. את מאגר המועמדים ניתן לשלוף ברגע שיש משרה באופן יעיל מאוד. כל מה שצריך לעשות זה להגדיר מילות מפתח מסוימות, למשל חשמלאי, וכל מי שיש לו בקורות החיים חשמלאי, יקפוץ מיד אל מול המשתמשים בתוכנה גיוס.כאשר הוקפצו המועמדים, ניתן לשלוח להם בקליק את הצעת העבודה עם שאלונים מוכנים בתבניות. כל מועמד שיענה יוקפץ מיד מול המגייסים ויהיה ניתן לראות בדיוק מה ענה כל מועמד. אם רוצים להמשיך את תהליך הגיוס, אפשר לשלוח לו זימון לראיון עבודה, גם הזימון כבר מוכן בתבנית. אם המועמד לא מתאים, אפשר לשלוח מייל דחייה מנומס, שגם נמצא בתבנית. אם אין זמן להתעסק עם התשובות של המועמדים באותו הרגע אין בעיה. כל מה שצריכים זה לשים אותם בתיקיה נפרדת ולשלוף אותם ברגע שמתפנים. ניתן לקרוא מספר קורות חיים ולשלוח להם או זימונים לראיונות או דחייה בקליק. זה מאוד פשוט ומאוד מהיר.
–> אם אתם שוקלים לפתוח חברת השמה ועדיין לא הקמתם חברת השמה אפשר לקרוא כאן את המדריך המלא: איך מקימים חברת השמה עם רישיון לשכה פרטית.
לתוכנות הגיוס ממשק נוח מאוד שזורם בצורה חלקה
אקסל זאת תוכנה עם מסך אחד שבו צריך לעשות הכול עד לרמה של עומס רב על העין ויכולת לטעות בקלות. מערכת גיוס עובדים בנויה ממספר מסכים שנמצאים מול העיניים ואפשר לגשת בקלות ובמהירות לכל מסך ולטפל בנתונים הנמצאים עליו. ה-flow של מערכת גיוס הוא מושלם. ניתן להגיע לכל הנתונים מהר ובקלות. מצד אחד אין מסך אחד שמעמיס כמות אדירה של נתונים לעין, מה שמאוד מבלבל אנשים. מצד שני, לא צריך לעבור 20 מסכים כדי להגיע לכל נתון. הכול נשלף מהר בקלות ובזרימה חלקה. כאשר המערכת קלה לתפעול ואין עומס על העיניים, כמות הטעויות קטנה וזה משפר מאוד את תהליך הגיוס והופך אותו ליותר יעיל. הקפדנו שכל הטוב של המערכת לא יהיה כבד על המחשבים של ארגונים כך שניתן יהיה להכניס אותה לכל ארגון מבלי לפגוע ביכולת של מערכות אחרות בארגון לתפקד בצורה חלקה.
אקסל לא משפר את חוויות המועמד לעומת מערכות לגיוס עובדים
מבחינת המועמדים, רישום באקסל לא מועיל להם. הם לא מודעים לכך. זאת לעומת תוכנת לגיוס עובדים שמשפרות מאוד את חווית המועמד. למועמד או למועמדת יש ממשק מובייל שמאפשר להם לשלוח קורות חיים למשרה ולענות על השאלון הדיגיטלי שנשלח לו מכל מקום ובכל שעה. המועמד יכול לציין דברים שחשובים לו בתוך התוכנה. למשל ציפיות שכר, אזור גיאוגרפי שהוא רצה לעבוד בו, שעות שלא נוח לו לדבר ועוד. כל אלה נשמרים באופן אוטומאטי בתיקייה האישית של המועמד בתוכנת גיוס. המגייסים יכולים לדעת את הנתונים האלה ברגע שהם מעוניינים לראות עם המועמד מתאים למשרה. המידע הרב שנאסף על המועמד מאפשר לפנות אליו רק כאשר הוא מתאים למשרה ורק בזמנים שהוא מבקש. מועמדים שארגונים או חברות השמה פונים אליהם בצורה יעילה ומכבדים מה שהמועמדים ביקשו גורמים לכך שמי שבסוף יאייש את המשרות יגיע עם מוטיבציה רבה יותר לעבודה. בנוסף, אם מועמד לא התאים למשרה אחת. הנתונים השמורים במאגר מאפשרים לשלוף אותו כאשר יש משרה אחרת שמתאימה לו וכך יש סיכוי שהוא כן יגיע לארגון ויתרום לו.
אקסל לא מחובר לאינטרנט לעומת תוכנות גיוס בענן
אחד היתרונות הגדולים של מערכת לגיוס עובדים על אקסל זה שהמערכת מחוברת לאינטרנט בצורה אוטומאטית. אקסל לא מאפשרת בעצמה לשלוח כלום. הכול צריך להעלות ידנית כקבצים ולשלוח ידנית למי שרוצים את הקבצים. במערכת גיוס ניתן לשלוח מה שרוצים בתוך המערכת עצמה, כאשר כל הקבצים כבר נמצאים במערכת. ניתן גם לשלוח הרבה קבצים באותו הזמן עם קליק אחד. זה אומר שכל דבר שעושים במערכת הוא הרבה יותר מהיר. מערכת אינטרנטית מאפשרת גם עבודה עליה מכל מקום ובכל שעה. מערכת גיוס אינטרנטית מאפשרת לשמור את כל המידע בענן כך שהוא לא ילך לאיבוד ויהיה ניתן להשתמש בו מכל מקום ובכל שעה.
כך שאם רוצים לעבוד מהבית, מהמשרד, מבית קפה או מחו"ל, זה הרבה יותר קל עם מערכת גיוס בענן. מעבר לזה, אם יש לנו כבר כמה משתמשים, האקסל לא תמיד מאפשר עבודה נוחה ומסודרת, וכמובן מאובטחת, כשיש הרבה משתמשים. אחד יכול בטעות למחוק מידע לשני, וגם אין את נושא ההרשאות, שקיים עם מערכת לגיוס עובדים אינטרנטית.
אז למי שעוסק בגיוסים ובוחן מערכת גיוס אל מול אקסל – יבחר באופן חד משמעי במערכת גיוס.
אנחנו בחברת Civi מערכות גיוס עובדים יצרנו מערכת גיוס עובדים שהיא הרבה יותר יעילה מאקסל. אל תישארו מאחור עם תוכנות ששייכות לשנות ה-90. צרו איתנו קשר כבר עכשיו ותקבלו מערכת גיוס שתקדם אתכם למאה ה-21 ותביא לכם עובדים איכותיים בחיסכון גדול של זמן, אנרגיה וכסף. יצירת קשר עם Civi מערכות גיוס.
