מערכות ATS (מערכות ניהול מועמדים) הן כלי מרכזי בתהליך הגיוס בארגונים בעידן הדיגיטלי. מערכת גיוס אמור להיות כלי פשוט וידידותי ומטרתו לתמוך בתהליכי גיוס וסינון מועמדים, החל משלב הראשון של פרסום משרות ועד לבחירת המועמד המתאים ביותר.
תהליך הגיוס מצריך עבודה ידנית רבה של צוותי הגיוס. העבודה מצריכה מעקב ידני אחר פרטי מועמדים, סינון מורכב של קורות חיים, והתמודדות עם כמות נתונים גדולה. כל זה מקשה על צוותי הגיוס, מצריך שעות עבודה רבות ולעיתים אף מוביל לאובדן מועמדים איכותיים ופגיעה ברווחיות החברה.
הכנסת מערכות ATS לתהליך מפשטת ומייעלת את תהליכי הגיוס וניהול המועמדים. מערכת גיוס שמותאמת לצרכי המגייסים כמו מערכת Civi מסייעת בקליטה מהירה וסינון של מועמדים, תוך כדי עיבוד וניתוח קורות חיים באופן אוטומטי. עבודה עם מערכת גיוס מבטיחה תהליכי גיוס יעילים יותר ומאפשרת לצוותי הגיוס להתמקד במשימות אסטרטגיות ובבניית מערך הגיוס החכם והיעיל ביותר.
יתרונות השימוש במערכת ATS
מערכת ATS מביאה עימה מספר יתרונות משמעותיים המשפרים את תהליך הגיוס וניהול המועמדים בארגונים. היתרונות הללו מציבים את המערכות ATS ככלי יעיל וחיוני בתהליך הגיוס, מתחילתו ועד סיומו.
אחד מהיתרונות המרכזיים של מערכות ATS הוא אוטומציה של חלק ניכר מפעילות שוטפת של המגייסים. זאת אומרת שהן מקלות על מנהלי הגיוס לפרסם משרות, לסנן קורות חיים, ולנהל תקשורת עם המועמדים בצורה מסודרת. בנוסף, מערכות ATS מאפשרות לארגון ליצור תהליכי גיוס מותאמים אישית ולהתאים אותם לצרכיו הספציפיים, בהתאם לתפקידים השונים ולדרישות הארגוניות.
כמו כן, מערכת ATS מספקת למשתמשים תובנות רבות אודות תהליך הגיוס. כך למשך, במערכת Civi ניתן לקבל מגוון דוחות ולקבל מידע רב אודות יעילות התהליכים השונים במערך הגיוס. הבקרה הזאת מאפשרת לצוותי הגיוס לקבל החלטות מבוססות נתונים ולשפר את תהליכי הגיוס על מנת להשיג את מטרות הארגון.
יתרונות השימוש במערכת ATS הם ברורים לכל מי שעוסק בגיוס בצורה מקצועית, החל מאוטומציה של עבודה ידנית ואדמיניסטרטיבית ועד לקבלת דוחות מפורטים וניתוח נתונים משמעותיים לכל חברה שעוסקת בגיוס. השימוש במערכת מספק לארגונים כלים יעילים להשגת מטרות הגיוס ולשיפור הביצועים של התהליך בכל שלביו.
הטמעת מערכת ATS בארגון
לכל ארגון ולכל חברת השמה יש צרכים ייחודיים. לכן כשניגשים לבחירת מערכת ATS חשוב מאוד לבחור מערכת שמאפשרת התאמת תהליך הגיוס לצרכי החברה וכמובן גם הטמעה קלה של המערכת, כפי שקורה במערכת Сivi.
אפיון תהליך הגיוס בחברה מאפשרת להתאים את המערכת לצרכי הארגון, לבנות תהליכים אוטומטיים מותאמים ולאחר תהליך הטמעה קל ומהיר מיד להתחיל לעבוד וליהנות מכל היתרונות של מערכת גיוס ATS. במערכת Civi קיימים מודולים רבים שבחירה מושכלת שלהם מאפשרת לבנות אוטומציה ייעודית ומותאמת לתהליכי הגיוס בארגון כמו כפפה ליד. בין המודולים החדשים שנכנסו לשימוש לאחרונה ניתן לציין למשל את מודול מייל תודה שמאפשר לשלוח מכתב תשובה אוטומטי לכל מועמד שהגיש קורות חיים.
הטמעה של מערכות ATS מהווה תהליך מרכזי בתהליך השיפור והמודרניזציה של תהליכי הגיוס בארגון. בהיותה כלי עבודה חיוני של כל מגייס, מערכת ATS היא מערכת חיונית לכל חברה שעוסקת בגיוס: החל מחברה השמה קטנה בתחילת הדרך, שבה הימצאות מערכת גיוס יכולה להכריע האם תצמח ותצליח או לא ועד לארגונים גדולים שנאבקים על מועמדים איכותיים ומשקיעים מאמץ במיתוג מעסיק ותהליכי גיוס מדויקים ביותר שמאפשרים להם לגייס את המועמדים הטובים ביותר.
כאשר מדובר במערכת ATS ידידותית כמו מערכת Civi, הטמעה של המערכת היא עניין לא מסובך כלל שיכול להסתכם אפילו בעשה אחת בלבד! בזכות מערך ההדרכה והמתודולוגיה המבוססת על ניסיון רב שנים, הכשרת הצוותים לעבודה עם המערכת היא פשוטה ויעילה מאוד. גם מערך השירות הרב-ערוצי, כולל תמיכה בווטסאפ מאפשר הטמעה נוחה גם עבור הצוותים שמלכתחילה חששו מעט מהכנסת מערכת ATS לחברה.
כאשר יש צורך לשתף גורמים נוספים בתהליך הגיוס, למשל, מנהלים מקצועיים, ניתן להשתמש במודול מנהלים מגייסים שנבנה במיוחד כדי להיות הכי אינטואיטיבי ופשוט להפעלה, ללא צורך בלמידת מערכת כלל.
השפעת מערכת ATS על חווית המועמד
השפעת מערכות ATS על חווית המועמד היא אחת היתרונות הבולטים של הטמעת מערכת גיוס בחברה בעידן בו קיימת תחרות עזה על מועמדים איכותיים.
ראשית, יתרון מרכזי של מערכות ATS הוא יכולתן להגביר את שקיפות התהליך ולמנוע ממועמד חוויות שליליות, כמו למשל אובדן מידע שכבר מסר, במידה והמידע הזה לא תועד במערכת גיוס אוטומטית. מערכת גיוס עובדים Civi מאפשרת תיעוד קפדני של כל תהליך ההתקשרות מול מועמד, כל המידע שהתקבל בראיונות, כל המסמכים שנשלחו ע"י מועמד, שליחת מייל תודה אוטומטי, זימון נוח לראיונות ועוד. המערכת מספקת להם חווית מועמד חיובית ומגבירה את התחושה שהם חשובים לארגון.
גם סינון אוטומטי ומדויק של קורות חיים, כפי שהוא מתרחש במערכת Civi מאפשר לפנות למועמדים המתאימים ביותר שנשלפים במדויק מתוך מאגר המועמדים, ובכך לחסוך את הזמן והמאמץ לא רק מצוותי הגיוס, אלא גם מהמועמדים, שבזכות השימוש במערכת יתראיינו למשרות שבאמת מתאימות להן, מה שיקצר עבורם את תהליך חיפוש העבודה, יעשה אותו יעיל ונעים יותר וישפר את חווייתם הכללית.
