שיתוף חברות השמה ומגייסים חיצונים בתהליך הגיוס: הכירו את מודול Hunters היחודי למערכת Civi
גיוס עובדים זו משימה מורכבת, וככל שהמשימה מורכבת יותר, כך אנחנו נוטים גם להיעזר בחברות ומגייסים נוספים שיכולים לסייע לנו בביצועה. זו הסיבה גם שארגונים רבים פונים במקרים רבים לחברות השמה ולמגייסים חיצוניים שזו מומחיותם להביא לארגון עובדים איכותיים בצורה מהירה ומדויקת. גם חברות השמה רבות, מיישמות שיתופי פעולה עם מגייסים חיצוניים וחברות השמה נוספות, על מנת לסייע לארגונים איתם הם עובדים בגיוס מועמדים במהירות ובמקצועיות רבה.
ניהול מגייסים חיצוניים יכולה להיות משימה לא פשוטה בפני עצמה. על מנת להפוך את המשימה הזאת לפשוטה ואת כל התהליך לקל ויעיל, פיתחנו את מודול האנטרים של מערכת גיוס Civi. מודול קל ונוח לתפעול שמאפשר לנהל מגייסים חיצוניים, חברות השמה והד-האנטרים בקלות, מתוך מערכת הגיוס Civi עצמה.
המודול מציע לארגונים פתרון בלעדי ואפקטיבי, המאפשר להם לנהל בקלות את המגייסים החיצוניים ולהעניק להם את הכלים להגיש מועמדים בצורה מסודרת ושקופה. הממשק מונע טעויות אנוש נפוצות, מאפשר שליטה מלאה בתהליך ונוח במיוחד לשני הצדדים ובכך משפר את הצלחת התהליך.
למה יצרנו את מודול האנטרים – מענה על הצורך והקשיים של ארגונים והחברות
ארגונים וחברות רבות נתקלים בקשיים בניהול חברות ההשמה והמגייסים החיצוניים. בין היתר מתמודדים עם:
עדכונים – הצורך לעדכן בכל פעם שמשרה נפתחת או נסגרת. לעיתים רבות המגייסים שוכחים לעדכן על פתיחת משרה, או על סגירת משרה, דבר שיוצר מצבים מאוד לא נעימים מול המגייסים החיצוניים (לדוגמא: חברת השמה שעובדת על משרה, כאשר בפועל המשרה כבר סגורה במערכת הגיוס)
מוכרות – מגייסים חיצוניים מתלוננים רבות על חוסר שקיפות מול הארגון. הם מראיינים מועמדים רבים ומשקיעים בכך שעות וימים, אך לעיתים רבות יקבלו את התשובה "המועמד כבר מוכר" דבר שמוריד את המוטיבציה של החברות לשלוח מועמדים נוספים לארגון ושוחק אותם.
שקיפות – מגייסים חיצוניים חוששים ממצבים בהם המועמדים מתקדמים בתהליכים אולם הארגון מסתיר זאת מהם.
מה עושה מודול Hunters ואיך הוא פותר את הקשיים בניהול מגייסים חיצוניים
מודול "האנטרים" הוא מודול ייחודי ובלעדי שפותח במערכת Civi והוא מיועד לניהול מגייסים חיצוניים, תוך שליטה מלאה במשרות ותהליכים הפתוחים לכל מגייס, והכול מתוך המערכת עצמה, ללא צורך בממשקים חיצוניים. הנה כמה מהפונקציות המרכזיות של המודול:
ממשק יחודי ומותאם אישית לכל מגייס חיצוני
בעזרת ממשק יחודי (הכולל שם משתמש וססמא) יכול המגייס החיצוני להתחבר אל מערכת מיוחדת, בה הוא יכול לראות את המשרות שהארגון פתח עבורו, ואת המועמדים שהוא הגיש, כולל השלב בו הם נמצאים בארגון. המגייס יכול לחפש משרות, לקרוא את תיאור המשרה ודרישות התפקיד, וגם הערות מיוחדות שנכתבו עבורו מאת הארגון. כמו כן, טרם פנייה למועמד או טרם הגשתו, ניתן לבצע בדיקה ולראות אם המועמד כבר מוכר בארגון או לא.
ניהול תהליך הגשת מועמדים
המודול מאפשר למגייסים החיצוניים לנהל את רשימת המועמדים שהם הגישו ולעקוב אחרי תהליכי הגיוס של כל מועמד. כך, המגייסים יכולים לראות באיזה שלב נמצא כל מועמד שהם הגישו ולנהל את המעקב בקלות ובשקיפות.
בדיקת בלעדיות אוטומטית
אחד הכלים המשמעותיים ביותר במודול Hunters הוא היכולת לבצע בדיקת בלעדיות של המועמדים שהמגייסים החיצוניים מגישים. הממשק בודק אם המועמד כבר קיים במערכת ואם הוא משוייך בבלעדיות למקור גיוס אחר. כך ניתן להימנע מכפילות בגיוסים, למנוע אי נעימויות וסכסוכים עם המגייסים החיצוניים ולוודא שכל מועמד מטופל בצורה יעילה.
דפי נחיתה מותאמים למגייסים החיצוניים
המודול כולל דפי פרסום ייחודיים שמאפשרים למגייסים החיצוניים לפרסם את המשרות ברשתות החברתיות או בערוצים אחרים תוך מעקב אפקטיבי אחר התוצאות. ניתן להחליט האם המועמדים שהגישו קורות חיים דרך דפי פרסום אלה יועברו ישירות למערכת Civi להמשך התהליך תוך שיוך אליהם, או קודם יעברו סינון על ידם ורק לאחר מכן יקלטו במערכת.
ניהול מלא של הגיוס החיצוני
המודול מאפשר לארגונים להזמין מגייסים חדשים, לקשר אותם למשרות מסוימות, ולנהל בקלות את כל תהליך הגיוס, החל מפתיחת משרה חדשה ועד לסגירתה. ניתן להסיר מגייסים ממשרות או להוסיף מגייסים נוספים למשרות נבחרות.
התראות למגייסים חיצוניים בעת פתיחת וסגירת משרה
על מנת להקל על התהליך, בכל פעם שהארגון יוסיף מגייס חיצוני למשרה, הוא יוכל להגדיר שישלח אליו מייל מיוחד עם הבשורה על פתיחת משרה חדשה. כך גם כאשר הארגון סוגר או מקפיא את המשרה, המגייסים החיצוניים יוכלו לקבל מייל על הקפאה או סגירת המשרה, כך שהם ידעו שהם לא צריכים לעבוד עליה יותר.
למה מודול Hunters כל כך נוח?
מודול Hunters נבנה מתוך הבנה מעמיקה של הצרכים האמיתיים של ארגונים המנהלים תהליכי גיוס באמצעות מגייסים חיצוניים. הנוחות שלו נובעת מכמה אלמנטים מרכזיים:
ריכוז התהליכים במקום אחד
במקום לנהל את המגייסים החיצוניים בצורה ידנית, לבזבז זמן ולהסתכן בטעויות כמעט בלתי נמנעות, מודול האנטרים מאפשר לארגון לרכז את כל הפעילות במקום אחד, עם שליטה מלאה על המשרות והמועמדים.
חיסכון בזמן ומשאבים
המודול מאפשר לבצע בדיקות אוטומטיות שחוסכות זמן, כמו בדיקת בלעדיות של המועמדים. כך המגייסים יכולים לדעת במדויק אם מועמד קיים במערכת והאם הוא שייך למקור אחר לפני שהם מגישים אותו, ובכך לחסוך הן את זמנם והן את זמן צוות הגיוס של הארגון שאליו הם מגישים.
שקיפות מלאה במעקב אחר המועמדים
כל מגייס חיצוני יכול לעקוב אחרי המועמדים שהגיש ולוודא שהם נמצאים בשלב הנכון בתהליך הגיוס. הארגון מקבל תמונה ברורה ומלאה של כל תהליך הגיוס, מה שמקל על מעקב וניהול יעיל.
התאמה אישית
מודול האנטרס מותאם בדיוק לצרכי הארגון, כך שניתן להגדיר את התפקידים של כל מגייס חיצוני, לקבוע אילו משרות יהיו זמינות לו, ולהתאים את ההגדרות בהתאם לדרישות הארגון. ניתן גם לרשום הערות על המשרות כדי לשפר את התקשורת מול אותו מגייס ולייעל את תהליך הגיוס.
תקשורת אפקטיבית מול המגייסים
המגייסים החיצוניים נהנים לעבוד עם מערכת מתקדמת שמעניקה להם כלים מתקדמים שמאפשרים להם לנהל את הגיוס בצורה אפקטיבית יותר, מהודעה אוטומטית על פתיחת משרה חדשה ועד לפרסום משרות בדפי פרסום ייעודיים.
למי כדאי להשתמש במודול "האנטרים"?
המודול מתאים לכל ארגון שנעזר במגייסים חיצוניים כחלק מתהליך הגיוס שלו.
ארגונים – כל ארגון שמשתמש בשירותי חברות השמה מתמחות לגיוס עובדים באופן קבוע.
חברות – המודול יתאים כמובן לכל חברה קטנה שמשתמשת בשירותי הד-האנטרים כדי למצוא טאלנטים.
חברות השמה – גם חברות השמה שעושות שיתופי פעולה עם קולגות יכולות להשתמש במודול האנטרים.
המודול Hunters יכול להפוך את תהליך הגיוס ליעיל, מהיר ומדויק הרבה יותר, ואת תהליך שיתוף הפעולה עם מגייסים חיצוניים לנעים ואפקטיבי יותר.
באילו מקרים המודול יהיה אפקטיבי במיוחד?
בארגונים המנהלים מספר מגייסים חיצוניים: במקרים בהם הארגון עובד עם כמה מגייסים במקביל, המודול מאפשר שליטה מלאה בניהול המשרות, המועמדים והתהליכים, תוך שמירה על סדר ואחידות.
בארגונים עם תהליכי גיוס מורכבים: המודול מתאים במיוחד לארגונים בהם תהליכי הגיוס דורשים אינטגרציה חלקה בין גורמים חיצוניים לארגון, מה שמאפשר להם לנהל את כל תהליך הגיוס במקום אחד.
בארגונים השואפים לשקיפות: בעזרת הבדיקות האוטומטיות והמעקב המובנה במודול, כל ארגון המעוניין להבטיח תהליך גיוס שקוף ויעיל ימצא ב-Hunters את הכלי המושלם לניהול ומעקב אחרי המועמדים והמשרות.
הפתרון האולטימטיבי לניהול מגייסים חיצוניים
מודול Hunters של המערכת Civi הוא כלי עוצמתי שנבנה במיוחד כדי להקל על ארגונים לנהל את המגייסים החיצוניים שלהם בצורה חכמה ויעילה. עם ממשק מותאם אישית, כלים מתקדמים לבדיקה ולניהול מועמדים, ודפי פרסום ייחודיים, המודול מספק פתרון אופטימאלי לניהול התהליך של גיוס עובדים באמצעות מקור חיצוני.
טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור
אין ספק שהשימוש במודול הזה יכול לחסוך זמן ומשאבים לארגונים, להבטיח שקיפות מלאה בתהליך הגיוס, ולאפשר למגייסים החיצוניים לעבוד בצורה מתואמת עם הארגון. עבור כל ארגון שמשתמש בשירותי גיוס חיצוניים, מודול Hunters הוא הבחירה הנכונה לשיפור וייעול התהליכים.
אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
