תארו לעצמכם שאתם יכולים לחבר את מערכת הגיוס שלכם אל האתר שלכם או לפלטפורמה חיצונית אחרת בלחיצת כפתור אחת, להזרים מידע בזמן אמת ולאפשר תקשורת חלקה בין כל מקורות הנתונים שלכם. נשמע כמו חלום? לא אם יש לכם את מודול API של מערכת גיוס Civi. המודול המתקדם הזה לוקח את יכולות הגיוס שלכם לשלב הבא ומציע פתרונות אוטומציה נוחים שיהפכו את תהליכי הגיוס שלכם ליעילים ומהירים.
מה זה מודול API?
בגדול, API הוא רכיב טכנולוגי שמאפשר למערכות שונות לתקשר זו עם זו ולהעביר ביניהן נתונים בצורה מאובטחת ומהירה. בעולם הגיוס המשמעות היא קישור בין מערכת הגיוס לבין מקורות חיצוניים (דוגמאות פופולריות יכולות להיות האתר שלכם, פלטפורמות מבחנים, ראיונות וידאו, מערכות HR, מערכות CRM, וואטסאפ רשמי, פייסבוק, ועוד). כל זאת קורה כדי שהמידע המעודכן במערכת אחת יתעדכן אוטומטית גם במערכת אחרת ללא מאמץ, ופעולות שצריכות לקרות יקרו באופן אוטומטי. כך למשל, משרות פתוחות שמתעדכנות במערכת Civi יופיעו אוטומטית באתר החברה, ותוצאות ראיונות הוידאו של מועמדים יתעדכנו אוטומטית בתוך מערכת הגיוס, או שהודעת וואטסאפ עם בוט תשלח למועמד עם התעניינותו במשרה והמידע יחזור לתוך המערכת בסיום השיחה.
חיבור כזה לא רק מוודא כי כל המערכות של החברה יעבדו בסנכרון ואף פריט מידע לא ילך לאיבוד, כפי שקורה לעיתים בעבודה ידנית, הוא גם חוסך שעות עבודה רבות ומקל על המגייסים, שאינם מחויבים יותר לשמש "יונות דואר" בין המערכות השונות, אלא יכולים להתרכז בניהול אפקטיבי של תהליך הגיוס.
יתרונות השימוש במודול API
ראשית, מדובר בפתרון אוטומציה שמביא הרבה סדר ודיוק לתהליך הגיוס.
מודול API מאפשר למשוך נתונים, להזין מידע ולסנכרן בין המערכות השונות באופן אוטומטי. לדוגמה, חברות שמשתמשות במרכזיה בענן יכולות להעביר את פרטי השיחות ישירות למערכת הגיוס, כולל מספר טלפון, סטטוס השיחה ועוד. המידע הזה מתווסף לשאר הפרטים הנשמרים במאגר אודות אותו מועמד, והם ניתנים לשליפה בקלות בקליק אחד.
כך מראש נמנעת הסיטואציה, בה מידע חשוב אודות המועמד ילך לאיבוד ויפגע באיכות הגיוס. גם המצב של אובדן מידע יקר בעקבות חילופי הרכזים כבר אינו מהווה תרחיש אימים, היות וכל המידע ניתן לשליפה מאותה מערכת גיוס, ואין צורך לדאוג שרק מי שטיפל במשרה יודע איפה למצוא את כל המסמכים הרלוונטיים אודות המועמדים שהתקדמו בתהליך. הרי בזכות מודול API מתקיימת שמירה מיטבית על הזיכרון הארגוני וכל המידע על המועמדים שמגיע ממקורות חיצוניים, כמו מבחני הערכה, שאלוני סינון וכו' יתעדכן אוטומטית בתוך מערכת גיוס Civi. כך נחסך זמן יקר ונמנעות טעויות אנוש, מה שמאפשר קבלת החלטות מהירה ומדויקת יותר.
שנית, הפתרון של מודול API חוסך המון זמן יקר בתהליך, מכיוון שניתן לעבוד עם מערכת אחת שמרכזת את הנתונים – מערכת הגיוס – וממנה התהליכים והדברים קורים באופן אוטומטי במערכות אחרות.
כיצד החברות משתמשות במודול API? שימושים נפוצים
פרסום משרות אוטומטי באתר
חברות רבות בוחרות לשלב את המודול באתרי האינטרנט שלהן כדי להציג את נתוני המשרות ממערכת Civi בצורה אחידה ומקצועית. כל משרה שהחברה פותחת, סוגרת או מעדכנת – הנתונים מתעדכנים באופן אוטומטי באתר הבית, והחברות מעניקות למועמדים חוויית משתמש איכותית ומותאמת אישית. כך למשל, באתרים של חברות רבות (לקוחות של מערכת Civi), ניתן לראות כיצד המשרות מוצגות בצורה אטרקטיבית ונגישה, תוך משיכת נתונים ישירות ממערכת הגיוס, ובסגנון ובקו עיצובי המתאים לאותה חברה. בצורה כזו ניתן למשוך באופן אוטומטי נתונים כמו מספר משרה פנימי, קוד לפרסום, מספר לקוח, שם הלקוח, תאריך יצירה, כותרת ותיאור המשרה בדף פרסום, דרישות התפקיד, ערי המשרה, קישור לתמונה, קישור לסרטון ועוד.
לקריאה נוספת: איך מנסחים מודעת דרושים מנצחת?
הכנסת מידע משיחות טלפון במרכזיה למערכת
ארגונים המשתמשים במרכזיות בענן יכולים להעביר את נתוני השיחות למערכת Civi, כולל סטטוס השיחה והקלטות. ניתן לתעד שיחות עם מועמדים או אנשי קשר ולעקוב בצורה מדויקת אחרי תהליכים. לדוגמה, אם רכזת גיוס מנהלת שיחה עם מועמד, כל פרטי השיחה יתועדו במערכת באופן אוטומטי, מה שמאפשר לבחון את השיחה בהמשך ולעדכן הערות בהתאם, וכמו כן ניתן יהיה לראות בקלות את היסטוריית ההתקשרויות עם המועמד בכרטיס שלו.
הכנסת נתונים מקמפיינים ממומנים אל מערכת הגיוס
חברות שמנהלות קמפיינים ממומנים ישמחו בוודאי לדעת שניתן להכניס את המועמדים באופן אוטומטי אל מערכת הגיוס ללא מגע יד אדם (אנחנו לצערנו עדיין שומעים על מקרים בהם חברות מורידות אקסלים וטוענות אותן למערכות). האוטומציה הזו חשובה מאוד מכמה סיבות: אנחנו מקבלים את המועמדים באופן מיידי אל תוך מערכת הגיוס והמועמדים אינם ממתינים זמן רב ומתייאשים (לעיתים רבות העובדים טוענים אקסלים אחת ליום או יומיים, ולעיתים אף לא מגיעים לכך, מסיבה שהעובד לא נמצא, או שהוא עמוס). בנוסף, אנחנו לא מבזבזים זמן יקר על הורדות וטעינות של אקסלים ויכולים לנצל את הזמן הזה לדברים יעילים אחרים. דבר אחרון – אנחנו נותנים למערכות לעבוד עבורנו במקום שאנו נעבוד עבורן (וזה המוטו של מערכת Civi).
חיבור למערכת ראיונות דיגיטליים או ראיונות בוידאו
באמצעות מודול API ניתן לחבר את המערכת אל מערכות חיצוניות לשאלונים, ראיונות דיגיטליים, ראיונות וידאו וכדומה.
כך לדוגמא, מועמד שמגיע אל המערכת, יכול להשלח באופן אוטומטי גם למערכת חיצונית, שתשלח לו מבחן או ראיון וידאו, ובתום הטיפול בו (בין אם עבר או לא עבר או אפילו לא ענה), היא תשלח את הפרטים והתוצאה אל מערכת Civi באמצעות מודול API. כך, המועמד מתקדם בשלבי הגיוס בלי שום מגע יד אדם, ואתם יכולים לפנות אליו רק כאשר יש צורך אמיתי בכך.
בעצם גם כאן, המערכות עובדות עבורכם ואתם נדרשים לטפל בעובדים שבאמת מגיעים לשלבים מתקדמים והם רלוונטים.
חיבור אל מערכות HR או מערכות CRM
המועמד גוייס לתפקיד? או עבר לשלבים מתקדמים – ניתן לפתוח את הכרטיס שלו גם במערכת חיצונית כמו מערכת CRM או מערכת HR אשר יבצעו עבורכם פעולות נוספות: פתיחת כרטיס עובד, שליחת טפסי 101, שליחת הסכם עבודה מוגדר, ועוד.
חיבור עם וואטסאפ רשמי – בוטים והודעות
בעזרת מודול API ניתן לחבר את מערכת Civi עם חברות חיצוניות כמו למשל וואטסאפ רשמי, ולשלוח למועמדות הודעות אוטומטיות, ואפילו בוטים שיראיינו אותם.
בתום השיחה עם המועמד, ניתן לקבל בעזרת מודול API את תוצאות השיחה ישירות למערכת Civi ואף לקדם או לא לקדם את המועמד בתהליך.
יצירת מועמדים, אירועים, הפניות ותהליכים
בעזרת מודול API ניתן ליצור מועמדים חדשים, לעדכן מועמדים קיימים, ליצור אירועים, להפנות ולהעביר מועמדים למנהלים מגייסים, לתעד מידע, ולהכניס מועמדים לתהליכים – והכל באופן אוטומטי.
האם מודול API מתאים לכל חברה?
חיבור מערכות הגיוס למקורות חיצוניים מאפשר לנהל את תהליכי הגיוס בצורה חלקה ומסודרת. בין אם מדובר בחברה קטנה, בחברת השמה, בעמותה או בתאגיד גדול, מודול API מסוגל לספק פתרונות טכנולוגיים מתקדמים שמייעלים את העבודה וחוסכים זמן יקר, ומאפשרים לצוות הגיוס להתמקד בבחירת המועמדים המתאימים ביותר לארגון.
המודול מאפשר תקשורת מאובטחת בין המערכות תוך שימוש בפרוטוקולים מתקדמים של אבטחת מידע, שמירה על סודיות והגנה על פרטים רגישים. בנוסף, המודול מאפשר התאמה אישית מקסימלית: מנהלי גיוס יכולים לקבוע אילו פרמטרים של מידע ישולבו ואילו לא, בהתאם לצרכים הספציפיים של הארגון.
איך להתחיל להשתמש במודול API?
פשוט מאוד – מצטרפים אל מערכת Civi ומעדכנים אותנו שאתם מעוניינים להשתמש במודול API בשימוש שלכם עם המערכת. לאחר מכן מגיע שלב הגדרת הצרכים והנתונים שהמערכת אמורה לשדר או לקלוט ממערכת חיצונית. בתום הטיפול בחיבור המערכת למערכות חיצוניות ניתן להתחיל ליהנות מכל היתרונות של אוטומציה מתקדמת באמצעות חיבורי API.
טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור
מודול API משדרג את מערכת הגיוס ומייעל את תהליכי הגיוס שלכם. זהו פתרון גיוס חכם וחדשני שמתאים לכל סוגי הארגונים, ומעניק להם את היכולת להוביל בתהליכי הגיוס בעידן הטכנולוגי החדש. ודאו כי מערכת הגיוס שלכם מציעה לכם את כל הפיצ'רים הנדרשים לניהול גיוס אפקטיבי ומהיר.
אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
