האם עדיף לקחת מערכת אחת או מערכות נפרדות לניהול הגיוס ומשאבי אנוש?
למה לי לקחת 2 מערכות נפרדות: לגיוס ולניהול משאבי אנוש, לא עדיף לקחת כבר מערכת אחת שתעשה את שניהם?
זוהי שאלה טבעית שעולה בקרב מנהלים רבים בארגונים, שמחפשים דרכים לחסוך במשאבים ולייעל את התהליכים הפנימיים. הרעיון לשלב בין גיוס עובדים לניהול משאבי אנוש במערכת אחת נראה על פניו הגיוני, הרי בשני התחומים מתעסקים עם אנשים ונתונים.
מערכת גיוס עובדים ומערכת ניהול משאבי אנוש הן שתי מערכות נפרדות עם מטרות ותפקידים שונים לחלוטין. במאמר הזה ננסה להבין את המהות של כל מערכת, ומה עלינו לצפות ולדרוש מכל מערכת.
גיוס ומשאבי אנוש – אותו תחום או תחום נפרד?
בעבר, תחום משאבי האנוש היה מאוד מצומצם. לעיתים רבות היינו רואים את מנהלת המשרד משמשת גם כמגייסת וכמנהלת משאבי אנוש.
כיום התחומים האלו צמחו והתפתחו מאוד, והדגש על מקצועיות בגיוס ובמשאבי אנוש, בחווית המועמד והעובד – הולכים וגדלים. למרות זאת, רבים בעלי התפקידים אשר מבצעים תפקידים משולבים של גיוס ומשאבי אנוש, חלקם אפילו גם את אלמנט הרווחה, ותתפלאו, אפילו גם אדמיניסטרציה.
בכל אופן, היום תחומי הגיוס ותחומי משאבי האנוש דורשים מומחיות שונה לכל אחד מהם. יתרה מכך, עם הקושי ההולך וגובר בגיוס עובדים, גם בתחום תחום הגיוס התפתחו תתי תחומים כגון: סורסינג, ראיונות טלפוניים, ראיונות פרונטליים, ניסוח משרות, שיווק המשרות, חווית עובדים, ראיונות דיגיטליים ועוד.
מהי מערכת גיוס ומהן תפקידיה העיקריים?
מערכת הגיוס נועדה ליצור תהליך גיוס חכם ויעיל, הכולל תהליכים אוטומטיים ויעילים של משפך הגיוס, שמאפשר להגיע במהירות וביעילות למספר רב של מועמדים, לסנן מתוכם את הטובים ביותר, להעביר אותם בצורה אפקטיבית את כל שלבי הגיוס ולאייש בהקדם את המשרה, עדיף ע"י המועמד הטוב ביותר. ככל שמערכת גיוס תדע לעשות זאת בצורה מהירה, יעילה ומדויקת יותר, ע"י העברת רוב המשימות הקטנות לממשקים אוטומטיים ולממשק ה-AI, כך מחלקת הגיוס תוכל להתרכז בדברים המהותיים והמשמעותיים יותר, ולאייש משרות בצורה מהירה יותר ועם מועמדים טובים יותר.
בין שלל הפונקציות של תוכנת גיוס עובדים נוכל למצוא: פרסום משרות, סינון מועמדים, ניהול תקשורת עם המועמד ועוד. כל שלב כזה מתחלק לעשרות משימות קטנות ובינוניות, וככל שמערכת גיוס מסוגלת לעשות אותן בצורה אוטומטית ויעילה, כך היא תורמת יותר לייעול העבודה של צוות הגיוס.
מערכת מתקדמת לגיוס עובדים לא רק תאפשר ליצור משפך אוטומטי לגיוס מועמדים חדשים, היא גם תספק כלים לניהול מאגר מועמדים קיימים, בו ניתן לאתר מועמדים על בסיס פרמטרים מוגדרים מראש, כגון תחומי התמחות מסוימים, ניסיון או השכלה. מאגר מועמדים, שניתן למצוא בו בקלות בן אדם בעל רקע מתאים למשרה החדשה, מאפשר למגייסים לאתר מועמדים איכותיים בשניות, תוך חסכון אדיר במשאבים וללא צורך להתחיל כל פעם את תהליך הגיוס מחדש מאפס.
בנוסף, למערכת גיוס חייבת להיות יכולת להפיק דוחות מפורטים על כל שלב בתהליך הגיוס. דוחות אלה מספקים למנהלים ולמגייסים תובנות חשובות על הזמן הנדרש לאיוש כל משרה, האפקטיביות של ערוצי הגיוס השונים, תגובות המועמדים למשרה, יעילות עבודתה של מחלקת הגיוס ועוד. עם הנתונים הללו, ניתן לזהות בעיות ולבצע התאמות שיבטיחו שיפור מתמיד בגיוס. מערכת שמספקת כלים להפקה מהירה וקלה של מגוון דוחות מאפשרת לארגון שליטה בתהליכי הגיוס והיא קריטית להצלחת הארגון בהשגת המועמדים המתאימים ביותר ובזמן הקצר ביותר.
מהי מערכת ניהול משאבי אנוש ומהן תפקידיה העיקריים?
בשונה ממערכת גיוס שפונה אל האנשים מחוץ לארגון, מערכת ניהול משאבי אנוש מתרכזת אך ורק באנשים בתוך הארגון עצמו ועוסקת בניהול השוטף של העובדים הקיימים בארגון: קליטה, אונבורדינג, ניהול תיק עובד, תהליכי רווחה, שימור, הערכות ביצועים, וכו'. גם בתוך מערכות אלו נוכל למצוא מערכות משנה כגון: דיווחי נוכחות, משכורות, פנסיה, חווית עובד, אונבורדינג – ועוד.
אחד התהליכים המרכזיים שמחלקת משאבי אנוש צריכה לנהל הוא נושא שכר ונוכחות. ניהול נושא השכר בארגון הוא תחום רחב ומורכב שדורש מהמערכת הרבה פונקציות ייעודיות שיאפשרו לבצע את החלק הרגיש הזה במקצועיות וללא תקלות. העדר מענה טכני ראוי לנושא הזה במקרה הטוב יכביד מאוד על חישוב השכר והאחראים על כך, ובמקרה פחות טוב עשוי להוביל לסכסוכים ואי נעימויות רבות.
המערכת חייבת גם לאפשר מעקב ותיעוד של כל התהליכים המתרחשים לאורך חיי העובד בארגון, החל מהרגע שהוא נקלט ועד סיום העסקתו, בין אם מדובר בפיטורים או פרישה, תוך שמירה קפדנית על פרטיות וסודיות, היות ומידע רב מזה שנמצא בה הוא מידע רגיש. זהו כלי חשוב שמרכז את כל המידע הרלוונטי, ומספק מענה לניהול שוטף של משימות מורכבות ומגוונות.
טעות קריטית: שילוב מערכת גיוס ומערכת ניהול משאבי אנוש
כאשר מנסים לשלב את שני התחומים במערכת אחת, נוצר מצב שבו כל אחד מהתהליכים מקבל מענה חלקי בלבד או גרוע מכך, נשאר להיות "פיצ'ר" בלבד במערכת שמתמחה בתהליך אחר. מערכת שמנסה להיות "טובה בהכול" בדרך כלל מפספסת את הפרטים הקטנים שקריטיים לניהול נכון ויעיל של כל תהליך.
כך למשל, רכזי גיוס שעובדים עם מערכת משאבי אנוש שיש בה גם פיצ'ר גיוס, לרוב מוצאים את עצמם מבצעים תהליכים ידניים במקום להשתמש באוטומציה מתקדמת, שהייתה מייעלת מאוד את עבודתם אילו רק היו משתמשים במערכת גיוס עובדים ייעודית, כמו למשל מערכת גיוס Civi. במערכות משאבי האנוש, לרוב פיצ'ר "גיוס" אם קיים בכלל, הוא בסיסי ביותר, ונועד לרוב למראית עין בלבד.
גם לחלופין, ניסיון לבחור מערכת גיוס שיש בה גם פיצ'ר משאבי אנוש, יוביל לכך שיתקבל פיצ'ר משאבי אנוש בסיסי בלבד, אשר לא יוכל בטווח הארוך להחזיק מים עם צרכי החברות המשתנים.
טעות דומה: ניסיון ליצור תהליכי גיוס עובדים במערכת CRM
אם אתם עובדים עם מערכת CRM, גם כאן ניתן "לנסות" לנהל תהליכי גיוס, אך מערכת CRM אינה מותאמת לגיוס, ולכן תיצור לכם יותר נזק מתועלת.
ניהול קליטת קורות חיים וניתוח שלכם, פרסום משרות, תהליכי גיוס, דוחות מיוחדים ועוד – קיימים במערכות גיוס ספיציפיות המתמחות בעולם הגיוס.
ולכן גם כאן – מי שרוצה לנהל תהליכים מקצועיים ויעילים – לא כדאי להשתמש במערכת שיעודה אינו גיוס לצורך תהליכי גיוס.
הפתרון החכם לניהול תהליכי הגיוס ומשאבי אנוש בארגון
אז מה לדעתכם התשובה לשאלה זו? בדיוק כמו התשובה לשאלה "למה לי להעסיק עורך דין ורואה חשבון בנפרד, הרי שניהם מתעסקים עם מסמכים, עדיף כבר לקחת בן אדם אחד שיודע קצת מכל דבר" או "למה ללכת לרופא מומחה, אם אפשר ללכת לרופא כללי". נשמע קצת מצחיק? אכן כך. גם הניסיונות "לחסוך" במספר מערכות.
במקום לחפש פתרון "חסכוני", חשוב לבחור במערכות נפרדות שמתמחות בתחום שלהן ומספקות פתרונות מתקדמים לכל צורך. כך תוכלו להבטיח תהליכים יעילים, איכותיים וממוקדים יותר. מערכת גיוס עובדים ומערכת ניהול משאבי אנוש הן שתי מערכות נפרדות. שתיהן החיוניות לתפעול יעיל של הארגון, אך תפקידיהן שונים לחלוטין!
אם מערכת מנסה לכסות את כל הצרכים של הארגון, גם בגיוס וגם בניהול משאבי אנוש, היא לרוב תתקשה לתת מענה איכותי ומעמיק לשני התחומים במקביל. מערכת שעוסקת ביותר מתחום אחד נוטה לפספס את הפרטים החשובים לכל תחום ספציפי. למשל, מערכות כאלה לרוב כוללות אוטומציה לתהליכים הגדולים, אך כל אותם תהליכים "קטנים" ולא פחות חשובים, נותרים לביצוע ידני, מה שגורם לעבודה מייגעת ואובדן שעות עבודה רבות למגייסים.
אז כשאתם בוחרים הן את המערכת לגיוס עובדים והן את המערכת לניהול עובדים, קחו מערכות נפרדות ובחרו את המערכת הכי הכי טובה במה שהיא עושה!
טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור
כאשר אנו בוחרים מערכות לניהול גיוס ומשאבי אנוש, חשוב לזכור שהמומחיות היא המפתח. מערכת גיוס ייעודית ואיכותית תעזור לייעל את תהליך הגיוס, לסנן מועמדים בצורה מהירה ומדויקת ולהשיג את המועמדים הטובים ביותר לארגון. באותו אופן, מערכת לניהול משאבי אנוש תדאג לכל התהליכים השוטפים שקשורים לעובדים בארגון, מהקליטה ועד לפרישה. הבחירה במערכות נפרדות ומתמחות היא לא רק השקעה נבונה, שתאפשר חיסכון בזמן ומקסום התוצאות.
אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
