שי בכור, מנכ"ל Civi מערכות גיוס מתראיין אצל מורית רוזן, מומחית בתחום הגיוס, בפודקאסט שעונה על כל השאלות:
- מה זו מערכת לניהול גיוס?
- מה היתרונות של מערכת גיוס?
- מה גורם לארגונים לא להטמיע מערכת גיוס?
- איך אפשר לדעת שהמגייס כבר צריך מערכת גיוס?
- איך רותמים את המנכ"ל להכניס תוכנת גיוס לארגון?
- כמה זמן לוקח תהליך הטמעה של מערכת הגיוס?
להאזנה ניתן ללחוץ כאן:
- להאזנה באמצעות Spotify Podcast
- להאזנה באמצעות Google Podcasts
- להאזנה באמצעות Apple Podcasts
- להאזנה באמצעות Amazon Music
להלן תמלול הפרק:
מורית רוזן: מדברים על זה שלפחות 30% מהארגונים עדיין עובדים ללא מערכת לניהול גיוס. זה דומה מאוד לנתונים שאני רואה לגבי לקוחות. ארגונים שאנחנו עובדים איתה הם שואלים האם יש לכם מערכת? 30% הארגונים אומרים "לא אין לנו מערכת, אנחנו עובדים עם אקסלים, עם מיילים, בודקים ידנית כל קורות חיים שמגיעים. עובדים ללא מאגר קורות חיים". בגלל שדרך העבודה הזאת מבזבזת כל כך הרבה אנרגיה, כל כך הרבה זמן, היא לא יעילה והיא לא אפקטיבית וגורמת לארגון לנהל תהליכים פשוט שגויים. יכול להיות מקרים של פניה כפולה למועמדים, יכולים להיות מקרים של גיוס של מישהו שלפני רגע ראיינו וראינו שהוא לא מתאים, ועוד סוגים שונים של טעויות. בגלל זה הזמנתי את שי בכור מנכ"ל Civi, לנהל איתי את השיחה על איך להטמיע בפעם הראשונה מערכת לניהול גיוס. מה התהליך שאנחנו צריכים לעשות בתוך צוות הגיוס, איך לעבוד מול ההנהלה, איך לנתח את הנתונים הקיימים כדי להצדיק את ה-ROI (החזר ההשקעה), ואיך באמת לההליך להוביל את התהליך הזה קדימה. כבר במהלך השיחה קיבלנו פידבקים מצויינים מהמשתתפים, על זה שהשיחה עזרה להם לעשות סדר בדברים, ולהתחיל להניע את התהליך. אז אני מזמינה גם אתכם, אם אין לכם מערכת לניהול גיוס, או שאתם מרגישים שהמערכת שקיימת אצלכם לא נותנת לכם את הערך שאתם צריכים ממערכת כזו, להצטרף לשיחה, להקשיב לה, ולהתחיל להניע קדימה את ההטמעה של מערכת ניהול גיוס גם בארגון שלכם. ברוכים הבאים, ברוכות הבאות, כיף שאתם איתנו, וברוך הבא שי, אהלן.
שי: היי מורית, שלום לכולם/ן, שמח מאוד שהזמנתם אותי.
מורית רוזן: איזה כיף! אנחנו מדברים היום על איך מטמיעים מערכת לניהול גיוס. אני אגיד מראש, שזה וובינאר, וגם פודקאסט, שאינו מיועד לכולם. מראש שי ואני הגדרנו שאנחנו מכוונים למי שעוד לא הטמיעו מערכת, או רוצים לעשות שינוי, וצריכים לרתום את ההנהלה ואת הארגון למהלך, כי אנחנו באמת חושבים, תגיד לי אם זה מתחבר אליך שי- כי דיברנו על זה מראש, שזה שני שלבים, שני קהלים ממש. מי שהטמיעו ואז רוצים רק לשדרג וכבר יש הבנה של מה זה אומר לעבוד עם מערכת. אבל אמרנו שחשוב רגע לקחת את כל מי שעדיין לא הטמיעו מערכת. אגלה לכם שבארה"ב זה משהו כמו 1% אבל בישראל זה 30%-40%, לפחות מהסקרים שאני עושה למגייסות ומגייסים. זה אומר שיש פלח מאוד משמעותי באוכלוסיה של צוותי הגיוס, של הארגונים, שעדיין לא הטמיעו מערכת. ולפעמים אלו יכולות להיות מגייסות/מגייסות שעובדים עם מאות של מועמדים בשנה, ועדיין עובדים ידני, עובדים עם אקסלים, מיילים, מערכות כאלו. וחשבנו שב-2022 הגיע הזמן לעשות שינוי בדבר הזה. ומאוד מאוד שמחתי ששי, שאני אפרגן לו כבר מהתחלה, יצא לי לראות את התגובות המאוד מאוד חמות של הלקוחות של המערכת שהוא פיתח, שמאוד נהנים מהעבודה איתו, מההטמעה הראשונה, וחשבתי שיהיה נכון שנדבר על התהליך הזה. תהליך של איך להגיע לארגון שאין בו מערכת, ומה הצעדים הראשונים שנכון לעשות. אבל רגע לפני שנצלול לתוך העולם של המערכת, ספר לנו קצת את הרקע שלך שי, של איך הגעת להקים את המערכת, ומאיפה אתה מגיע לעולם הזה של הגיוס.
שי: אני אתחיל בתודה על ההזמנה ועל האירוח, ואני ממש שמח להיות כאן. לעבוד איתך מורית זו זכות גדולה, יש לך המון המון ידע ואת חולקת אותו, והוובינאר הזה הוא לחלוק קצת ידע על מערכות גיוס, למי שאין לו, ואיך אפשר לעשות עם זה משהו. האם צריך, האם לא צריך, ואיך מטמיעים? אז אני באמת הייתי באיזשהוא מקום שהוא דומה למי שנמצא איתנו בוובינאר הזה. היתה לי חברת השמה, קראו לה "מיי פייס". היו לנו 10 מגייסים, וכל הזמן חיפשנו עוד כלים שיעשו לנו את התהליך כמה שיותר מהיר וכמה שיותר יעיל. אני פריק של יעילות וחשוב לי לא לבזבז את הזמן שלי על דברים שכלי אוטומטי יכול לעשות בעבורי. ובאמת ניסינו כל מיני כלים, וראינו שאנחנו מפספסים הרבה מועמדים, שהתהליכים אפשר לייעל אותם יותר. וזה מוביל ל-2 דברים. אחד זה שאנחנו בעצם מפספסים גיוסים, השוק הלך ונהיה שוק של מועמדים. ככל שאתה מגיע למועמד יותר מהר ועוטף אותו, אז הסיכוי שלך לגייס אותו יותר גדול. אם הגענו למועמד אחרי כמה ימים – הוא כבר לא אצלנו בכלל. וגם שעות עבודה ששורפים על דברים שאין להם צורך, כי אפשר לעשות אותם באופן אוטומטי, ואז התהליך שלך יותר יעיל.
מורית רוזן: בעצם אתה אומר, הגעת לעולם הזה מתוך החוויה האישית שלך, מתוך החוויה של בעל חברת השמה והתמודדות ממש עם הגיוס עצמו. ובעצם מה זה Civi, זו מערכת שאתם פיתחתם? שאתה פיתחת?
שי: אז בעצם אני לא המפתח, אני בעצם היזם. נמצא איתנו כאן גם דימיטרי ה-CTO שלנו. הוא עושה את הדברים הטובים, אני רק לוקח את כל הצרכים ועוטף אותם באיזו חבילה, והוא יודע לתרגם אותם למשהו שהוא אינטואיטיבי ונוח. והחזון היה באמת להקים מערכת שתעבוד בשביל המגייס, שתחסוך זמן, שתדע להביא אותנו לתוצאות יותר טובות, לעשות scale ברמת הגיוס. אחרי פיילוט שעשינו בחברה, גם הצלחנו לחסוך 30% מהעבודה השחורה שעשינו, כי תרגמנו בעצם מה העבודה השחורה שאנחנו עושים, ממש רשמנו מה אנחנו לא רוצים לעשות יותר. לא בא לנו לעשות את זה, וזה מבזבז לנו זמן. זה הגדיל את התוצאות של הגיוסים ב-200%. ומכאן אני כבר התאהבתי מה שנקרא במוצר החדש, נולד ילד חדש, ויש מוצר חדש. הראתי אותו לעוד קולגות והם סופר התלהבו, וזה נהיה מוצר. והבנתי שאני צריך להחליט לאן אני הולך, ולא היתה לי איזו התלבטות. מכרתי את חברת ההשמה, ויצאתי לדרך עם Civi שהיום משרתת המון ארגונים בצורה מאוד מאוד טובה.
מורית רוזן: מדהים. אז בוא נתחיל רגע, וסיפרת לי בהכנה להיום, שבאמת הרבה מהארגונים ועסקים שאתה עובד איתם, הטמיעו את המערכת בפעם הראשונה. כלומר בפעם הראשונה נכנסו לעבוד עם המערכת, אחרי שעבדו קודם בצורה לא ממוחשבת או ידנית. ומה אתה רואה מהמפגש עם אותם ארגונים שיצא לך לעבוד איתם, שגורם לארגונים דווקא לא להטמיע. מה התלבטויות או סימני השאלה שאתה רואה שמעכבים הכנסה של מערכת?
שי: אז בדרך כלל זה צריך לבוא מאיזה שהוא צורך של איש הגיוס קודם כל, שבא ואומר "יש לי איזושהיא בעיה, אני עובד בצורה לא נכונה, לא יעילה". הוא מזהה שיש בעיות. הוא מזהה שמתפספסים מועמדים, הוא מזהה שהוא לא מגיע לכולם, הוא מזהה את הדברים האלו. זה הדבר הראשון. אם זה לא קורה, ונגיד שאיש הגיוס אומר "טוב, יש לי את האקסל שלי, נוח לי עם האקסל, אוקי אני מפסיד עוד שעות עבודה, זה פחות הצורך שלי, אז זה לא יגיע בכלל לרמה של הטמעה".
מורית רוזן: אתה אומר, שאם אני כמגייסת, אנשי הגיוס או נשות הגיוס שלנו, אם אותה מגייסת לא מגיעה ממקום שהיא יודעת שהיא חייבת כרגע מערכת, יהיה מאוד קשה לעשות הטמעה או שינוי נכון? כלומר, זה לא משהו שמונחת מלמעלה בדרך כלל.
שי: זה יכול לבוא משני מקומות. זה יכול לבוא מהצורך של המגייסת שאומרת: "אני עובדת בצורה לא יעילה. אני מרגישה שאני מבזבזת את הזמן שלי, הזמן שלי הוא חשוב לי. לא בא לי לשרוף אותו על תיעוד באקסל, לא בא לי לצלצל למועמד פעמיים. בא לי להביא תוצאות יותר טובות". זו אופציה אחת. האופציה השניה זה בעצם שיבוא מישהו מהדרג ויגיד: "אנחנו לא עובדים מספיק נכון, אנחנו לא מגיעים לתוצאות הגיוסים שלנו. אנחנו משקיעים המון כסף על גיוס והתוצאות לא מספיק טובות לנו, בואו נחשוב איך אפשר למצוא כלים שיעזרו לנו למצוא כלים שיעזרו לנו לעשות את זה נכון יותר".
מורית רוזן: המילה שחוזרת אצלך ככה היא יעילות. כלומר זו או חוויה אישית של חוסר יעילות, או שמבחוץ מישהו מסתכל ואומר שצריך לייעל פה את התהליך. אז אתה אומר שקודם כל אני מבין שמערכת מכניסה פה יעילות לתוך התהליך.
שי: נכון, זה בא מיעילות וסדר. אנשים מחפשים את הסדר. אפשר לומר שמבחינתי זה באמת שיקול של יעילות, אבל כשפונים אלי מתעניינים במערכת הגיוס, זה בדרך כלל בא מסדר. זה לא בא מיעילות. זה בא ממקום של "הכל אצלי בלאגן, יש לי כמה אקסלים, כמה טבלאות, אני מדבר עם מועמדים פעמיים, מועמדים פונים אלי ואני לא יודע אם הייתי איתם בקשר או לא הייתי איתם בקשר. איפה אני מנהל את זה?". ואז מתחיל להיות איזה מקום של חוסר שליטה, תחושה של בלאגן, ואז אנשים בעצם פונים אלינו.
מורית רוזן: אבל התחלנו מאותה מגייסת שלא מרגישה שיש לה איזו בעיה, אז אתה אומר שזה יכול להיות משהו שיגרום לארגון בסוף לא להטמיע מערכת גיוס. איזה עוד סיבות יכולות להיות שיגרמו לארגונים לא להטמיע מערכת גיוס?
שי: אז יש את הנושא התמידי של חשש משינויים – "יש לנו ארגון, זה עובד, אני לא רוצה לשנות שום דבר, הארגון עובד, הכל בסדר. אז המגייסת יושבת עוד כמה שעות על האקסל כל יום, זה בסדר לי, אני לא רוצה לשנות שום דבר". זה יכול הנושא הזה של חשש משינויים. ומן הסתם ארגונים, הם יודעים את זה בדרך כלל, אבל לא תמיד עובדים לפי הקו הזה, שאם אתה לא הולך קדימה, אתה כנראה הולך אחורה. כלומר יש לך את המתחרים שלך.
מורית רוזן: זה ההסבר שלך לאיך לשכנע אותם. אבל תיכף נגיע לאיך לשכנע. אני שואלת כמה התקציב מהווה סיבה מרכזית שבגללה ארגונים לא מוכנים להכנס לזה?
שי: הפאן התקציבי הוא פחות העניין פה. ה-ROI של מערכת גיוס הוא ROI טוב. כשאנשים מבינים שיש להם צורך, אז בדר"כ הפאן התקציבי הוא לא המחסום.
מורית רוזן: לא אמרתי בהתחלה, אבל אם יש למישהי או מישהו שאלה, אז אתם מוזמנים בכל נקודה לכתוב וזה גם יקפוץ לנו וגם נשמח לשלב בשיחה שלנו את השאלות וההתלבטויות שלכם. אתם קבוצה שמתמודדת עם אתגר שהוא בעיני ייחודי לה, אז באמת ההזמנה היא להעזר בזמינות של שי ובשיחה פה בשביל לחשוב ביחד על איך לעשות את ההטמעה הזו.
שי: יש דבר נוסף מורית שאולי חשוב להגיד. ברמת הארגון יכול לבוא צורך מהמגייסת של "יש לי פה איזו שהיא בעיה" אבל אז ההנהלה לא רואה את הצורך הזה. שזה סופר חשוב, כי המגייסת מבינה שיש בעיה, אבל המנכ"ל לא מבין אותה. והיא באה למנכ"ל ואומרת לו "תקשיב אני צריכה איזשהוא כלי שיעזור לי" אבל הוא אומר לה "לא". עכשיו פה כן חשוב לשקף להנהלה איפה הכלי הזה יכול לעזור, כלומר ממש אפילו להוביל אותו לשבת איתך רגע, או עם המגייסת, לראות את התהליך עבודה ולראות מה אפשר לחסוך, ולשקף שאפילו ברמה התקציבית זה יהיה הרבה יותר יעיל לעשות את זה.אז צריך שהם יבינו את הקושי של המגייסים.
מורית רוזן: אז בעצם אם אנחנו נמשיך ממה שאתה אומר, והשאלה שעלתה כאן על איך להטמיע מערכת בארגון פרטי של 130 איש והיא צריכה לשכנע. התחלת בלהגיד שצריך למפות את התהליך הקיים ולהראות את הקשיים. מה עוד אתה עושה כשאתה בא לשכנע את הארגון, את ההנהלה, בזה שיש לי צורך?
שי: אז באמת, אני קודם כל חושב שצריך לעשות את הסדר בראש. לקחת איזשהוא דף וורד או אקסל, ולרשום איזה דברים מפריעים לי כרגע בתהליך, ומה ההשלכה של זה שהדברים מפריעים לי. ניקח רגע לדוגמא איזה שהוא תהליך בסיסי. אני מקבל איזשהם קורות חיים, אני עושה סינון, אני רוצה לשלוח איזו שהיא הודעת וואטסאפ למועמד, תהליך שאנשים עושים אותו, עם איזושהיא הודעה אינפורמטיבית, ואז להתקדם איתם בתהליך עם מי שעונה לי, לצורך העניין. אז אפשר פשוט לרשום את זה: אני שולח 10 וואטסאפים ביום, אני שולח 200 וואטסאפים בחודש.
מורית רוזן: ממש לרשום את התהליך ולראות כמה זמן זה לוקח?
שי: כן, תבואו אליהם עם נתונים. אי אפשר לבוא אליהם ולהגיד "אני צריך את זה". הם רוצים כנראה נתונים. או שיש אמון, אני בא ואומר שאני צריך כלי, אתה יכול בבקשה לדאוג לי כי זה יעשה אלי את העבודה יותר טובה? והמנכ"ל אומר – כן אני סומך עליך, קח בבקשה, כמה זה עולה לי? אוקי אין בעיה. האופציה השניה זה לבוא עם נתונים, ולהגיד – זה התהליך שלי היום, אלה השלבים שאני עושה, אלה הפעולות שאני עושה. גם בשבילכם זה יעשה קצת סדר, אולי תרצו אפילו לייעל את התהליך באיזושהיא צורה. פתאום תראו "ואוו זה נורא ארוך". אז לוקח לי 3 דקות לכל וואטסאפ כי אני שומר אותו בטלפון ואני כותב לו הודעה, ואני שולח 10 וואטסאפים ביום, אז בחודש זה לוקח לי 10 שעות על וואטסאפים. אתה משלם לי ככה וככה כסף על זה שאני אשלח וואטסאפים, ואני יכול לעשות את זה במערכת בצורה הרבה יותר יעילה. יש גם את הנושא של גיוסים. תנסו להבין מה חשוב גם למנכ"ל- חשוב לו שתחסכו זמן? חשוב לו להגדיל את כמות הגיוסים? אז אם נגיד יש לו בעיה של עובדים והוא מגיע ואומר "אין לי מספיק עובדים, אני חייב יותר, זה פוגע לי בביצועים העסקיים שלי", אז בתוך מערכת אפשר ליצור ממש דאטאבייס, שנדבר על זה גם בהמשך, ולדלות מועמדים ישנים מהדאטאבייס שלכם, וליצור מקור גיוס מהדאטאבייס הזה.
מורית רוזן: אני עוצרת כי יש פה שאלה: האם זה מתאים לכל הארגונים ואיך זה מתבצע. אני חושבת ששאלה חשובה שלא נגענו בה, שהיא קשורה להתחלה, של מה זה בעצם מערכת, מה זה אומרת מערכת לניהול גיוס. התחלנו בעצם בשאלה של איך לשכנע, ותודה על השאלה. נחזור רגע צעד אחורה ונשאל מה זה בעצם מערכת, מה יש במערכת לניהול גיוס, או ATS במונח האמריקאי – applicant tracking system – מה כוללת מערכת כזו?
שי: אז בעצם מערכת כמו שאנחנו למשל מציעים, היא כוללת איזו שהיא מעטפת למגייסים לנהל את התהליך, החל מרגע שאני פותח משרה ואני רוצה לפרסם אותה, לצורך העניין להעלות אותה לפייסבוקים, לללינקדאין, לאתרי דרושים. אני רוצה באופן אוטומטי לקלוט את כל המועמדים שלי מכל המקורות פנימה לתוך מאגר אחד, ולדעת לסווג אותם מי התעניין באיזו משרה, לסווג אותם לפי שמות, לפי אזורי מגורים, לפי תפקידים, לפי עוד פרמטרים. המטרה שלי לא לעשות את זה באקסלים, כי אז אנחנו צריכים לעשות הכל ידנית. אז המערכת עושה לי אוטומטית. וכמובן אפשר לפתוח משרה במערכת, ולהגיד למשרה הזו – תחפשי לי בבקשה במערכת – בדאטאבייס שכבר יצרנו את המועמדים הרלוונטים אלי. אז אני מקבל מועמדים מאוד מאוד מדוייקים, שרלוונטים אלי מכל מקורות הפרסום שלי. מצד שני אני יוצר לי גם דאטאבייס שאם אני רוצה להשתמש בו, אני יכול ללכת ולחפש מועמדים לפי מילות מפתח, לפי אזורי מגורים, לפי עוד כל מיני קריטריונים. אז זה נותן לנו גם את הסדר, גם את האוטומציה של התהליך, וגם מאוד מפקס אותנו. כשאני מגייס אני בא בבוקר, אלה ה-10 שאני צריך לראיין היום. אני לא צריך לראות את כל ה-100 שפנו או כל הדברים האלו. אני לא צריך להזין באקסלים.
מורית רוזן: אז בעצם אם ניקח את מה שאתה מתאר, ואנחנו קוראים לזה מערכת לניהול גיוס, כי בעצם היא נותנת לנו את התשתית ומרכזת בתוכה את כל המידע על כל המועמדים שהגיעו. אני מתעלמת מהמערכת שלך, אלא אנחנו מדברים באופן כללי על מערכת של ניהול גיוס. היא מאפשרת למפות ממש את התהליך. שי בעיקר דיבר על מאגר קורות החיים, והיכולת לחפש בו, אבל אנחנו מסתכלים ממש על כל התהליך. מערכת טובה יכולה לתת לי בלחיצת כפתור את המיפוי של כמה אנשים נמצאים בכל שלב, ואם דיברתם על זה בשאלות קודם, שלכל מנהל יש דרישה אחרת בגיוס אז יש מערכות שמאפשרות לעשות תהליכים שונים למנהל כזה תהליך כזה, ולמנהל אחר תהליך אחר. המערכת מאפשרת לי להגדיר כל מיני מיילים אוטומטיים שנכנסים, יוצאים, ודו"חות. כל הרעיון באמת לרכז את כל תהליך הגיוס, ניהול תהליך הגיוס במקום אחד. מהשלב של הפרסום דרך ניהול המועמדים והתהליך, וגם התקשורת עם המועמדים – כמו שדיברת קודם על וואטסאפ, מיילים. כל זה מתרכז במקום אחד. כדי שיש לי אפשרות אם אני ארגון מבוזר, או אם אני רק בנאדם אחד. שיש לי אפשרות שכל הניהול הזה הוא במקום אחד, ולא חלק בוואטסאפ, חלק במייל, חלק אצל המנהל הזה, חלק אצל המנהל השני. אלא באמת לרכז במקום אחד את כל התקשורת עם כל המועמדים, את כל תהליך הגיוס, כשיש לי אפשרות להוציא דו"ח בלחיצת כפתור לראות את כל התהליך. זה אם ננסה לאסוף את מה ששמת ואת התמונת זום הזו החוצה.
שי: עכשיו עלו פה עוד כמה שאלות, תיכף נתייחס. ברגע שאני מנהל את התהליך, אני יודע גם מי נמצא בתהליך ומי לא בתהליך ובאיזה שלב הוא, ואז אף אחד לא מתפספס לי בדרך. זה אומר שאני לא מפסיד מועמדים כי המנהל שכח ליצור איתם קשר או משהו בסגנון הזה. אני יכול להוציא את המייל דחיה אם דחיתי אותו. כל מיני דברים כאלה שהם מאוד חשובים. עולה שאלה אם המערכת מתאימה להד-האנטרים העובדים מול ארגונים רבים – כן, התשובה היא כן.
מורית רוזן: השיחה שלנו מדברת באופן כללי על מערכת. לכן אנחנו לא מדברים על איזו מערכת תתאים לאיזה ארגון, אלא הזמנה אליכם, שאם אתם מחליטים להטמיע מערכת, ותוכלו לבדוק את המערכת Civi מול מערכות אחרות ולראות מה הכי נכון לכם, ולכל ארגון יש את המערכת שמתאימה לו.
שי: אז נדבר בכללי מורית, גם הד-האנטרים עובדים עם מערכות. זה גם חשוב, כדי שיהיה לכם תיעוד, על מה עשיתם, למי שלחתם, לאן שלחתם וכדומה. לגבי השאלה על דו"חות שעלתה כאן, אז כן- במערכת גיוס אמורים להיות לך דו"חות מפורטים על הדברים שאת צריכה. בין אם זה דו"חות נפוצים של מי נמצא בתהליכים, מי נפסל בתהליכים, סטטיסטיקות על איזה סיבות פסלנו – שזה גם חשוב. אפשר לבוא להנהלה ולהראות להם- תראו, נפסלים לנו הרבה על זה, בואו נראה איך אפשר לשפר את זה. או דו"חות על מקורות גיוס- איפה פרסמתי ואיזה מקורות גיוס נותנים לי ערך, איזה לא נותנים לי ערך, וזה גם יכול לחסוך המון כסף והמון משאבים. כי אם מקור מסויים שולח לי המון מועמדים, אבל זה לא נותן לי ערך, אז זה גם זמן שלי וגם כסף שאפשר לנתב למקורות אחרים.
מורית רוזן: ולשאלה שעלתה, צריך לבדוק פר מערכת ופר המידע שיש אצלכם בארגון. לכל מערכת יש מערכות אחרות שהיא יודעת להסתנכרן איתן ויש מערכות אחרות שהיא לא. מה שנקראת API והיכולת להסתנכרן. יש לא מעט מערכות שגם יידעו תמורת איזשהוא סכום או תקציב, לייצר ממשק מול הידע שיש אצלכם בארגון. צריך לבדוק את זה ספיציפית. אני כן יכולה להגיד לך באופן כללי, שאין פתרון היום אחד שכולל הכל. כלומר הרבה מאוד מנסים לחפש איזו מערכת שיהיה בה גם את HR וגם את הגיוס וגם את הERP. מנסים להכניס את הכל בבת אחת וזה לא עובד. אין היום מערכת HR או מערכת אחת שנותנת מענה על הכל. גם בעולם ההמלצה ברוב הארגונים היא להפריד את מערכת ניהול הגיוס – ATS – ממערכת ניהול משאבי האנוש. כי זה פשוט שתי מערכות נפרדות. זאת צריכה להתמודד עם מאסה של מועמדים שרק חלק קטן מהם נכנס לארגון, ומערכת HR על אותו חלק קטן שנכנס לארגון יש המון המון דאטא שאנחנו אוספים. אז זה ממש שתי מערכות נפרדות, לא רק בארץ גם בעולם, זאת ההמלצה שאני רואה כבר הרבה שנים. עוד לא קמה מערכת שיודעת לתת טוב את המערכת לכל העולמות, נקרא לזה HR, ולכן באמת נוצרים הממשקים שמחברים בין מערכת ניהול הגיוס לבין המערכות האחרות. למשל ללינקדאין יש דף של המערכות שהם ממליצים שמתממשקות עם לינקדאין. ואחרים שאפילו לא מופיעים שם אבל יודעים לייצר איתו ממשק. כלומר יש ממש עולם שלם סביב העניין הזה של הממשקים עם המידע שקיים בארגון, ועם הדברים שקיימים בחוץ.
שי: אפשר לומר עוד משהו לגבי השאלה הזו, אני לא בטוח שזו הכוונה אבל זה כן נתן לי רעיון, לספר לכם שאם יש לכם היום איזושהיא תיקיה שיש בה קורות חיים, או איזשהוא מייל ששמרתם שם את כל הקורות חיים, כשאתם עוברים לעבוד עם מערכת לניהול גיוס, מאוד חשוב שתגידו להם להכניס את הדאטאבייס הזה, את כל הקורות חיים האלה, פנימה לתוך המערכת, כדי שיהיה לכם כבר עם מה להתחיל לעבוד. איזשהוא חיתוך חכם שאתם יכולים לעשות ולמצוא מועמדים רלוונטים, זה דאטא ששווה המון המון.
מורית רוזן: הערה מאוד חשובה. כלומר אם שומרים למשך שנים מיילים, אקסלים, או משהו מהסוג הזה, לראות איך למזג אותו, איך להטמיע אותו לתוך המערכת.
שי: בדיוק, ומי שלא עובד עם מערכת ניהול גיוס, ורוצה בעתיד לעשות את זה, אז כדאי לדעת לשמור את קורות החיים במקום נפרד, ומסודר, כדי שתוכלו לעשות את זה בעתיד בקלות.
מורית רוזן: הערה מאוד חשובה. זה ענה על השאלה? זה ענה בגדול, הכוונה היא לא למערכת HR אלא למידע של מערכת של מחלקת מכירות שלנו, זה משהו ספיציפי לאותה חברה. אולי אח"כ נבין יותר למה הכוונה. לא ברור החיבור בין מערכות של מכירות למערכות כאלה. הרעיון הוא שניתן יהיה לראות איזה משרות נפתחות בהתאם לאיך המכירות הולכות. זה כדי שיהיה סנכרון וכולם צריכים לראות את זה ביחד. צריך להבין את זה מול המערכת הספיציפית שאת בודקת. זה כנראה משהו מאוד ספיציפי לארגון הזה. אני מבינה, הרבה שואלים על HR.
שי: עלתה שאלה וזו שאלה טובה- האם יש משמעות באיזה פורמט שומרים קורות חיים טרם לקיחת המערכת. אז כן, מערכות ניהול גיוס יודעות לקרוא טקסט. טקסט יכול להיות בוורד, הוא יכול להיות ב-PDF, הוא יכול להיות בקובץ TXT, ועוד. פחות תמונות. כלומר בשביל לסרוק תמונות ולהבין את זה, אין היום טכנולוגיות מספיק טובות שיודעות לעשות את זה, בטח שלא בעברית. לכן תשתדלו לא לשמור כתמונות, אלא לשמור כקבצים של וורד או PDF טקסטואלי. גם אם מישהו סרק ל-PDF זה לא טוב כי זה תמונה. צריך לשמור את זה כטקסט.
מורית רוזן: אז בוא ננסה רגע לחזור ליתרונות שבגללן כן כדאי להטמיע מערכת, ואז נדבר על איך לקבל את ההחלטה הזאת, או איך לדחוף אותה. מה היתרונות?
שי: אז דיברנו על הנושא באמת של הסדר, שהוא הכרחי ואנשים באים ואומרים אין לי סדר, אנחנו מתקשרים למועמדים כמה פעמים וכדומה. אז הסדר. שיהיה לי קודם כל איזשהוא מקום מסודר שהמידע נשמר לי. מחר אני מתחלף, אני הרכז גיוס ואני מתחלף, אין איזשהוא מקום שנשמר הדאטא לחברה. אז זה גם חשוב ברמה הארגונית שיהיה מקום ששומרים את הדאטא של החברה, שזה לא ילך לאיבוד ויהיה רק בראש שלי. הדבר השני זה הנושא של מהירות התהליך. אז דיברנו שזה בעצם שוק של מועמדים. כלומר, מי שמגיע יותר מהר למועמד הסיכוי שלו יותר גדול לגייס אותו. אז אנחנו רוצים להגיע למועמדים כמה שיותר מהר, לפני מתחרים שלנו, לפני ארגונים אחרים. ככל שאנחנו נקצר את התהליך ונוריד שלבים בתהליך, אנחנו נגיע למועמד יותר מהר, ויש לנו יותר סיכוי לגייס אותו. אז אם נשים ארגון אחד שלא עובד עם מערכת לעומת ארגון אחר, אז ארגון אחד יכול לבוא בבוקר ולהתחיל לעבור על 100 קורות חיים ולרשום אותם באקסלים, ולקרוא אותם וכדומה. הארגון השני הוא בא בבוקר ויש לו את ה-10 רלוונטים.
מורית רוזן: שבעצם המערכת שולפת לו את זה לפני ההגדרות?
שי: לפי ההגדרות שהוא בוחר. זה גם חשוב לומר שבמערכת טובה אתם בוחרים את ההגדרות שמתאימות לכם. אני אומר הרבה פעמים שהיא כמו עוד רכזת שעובדת איתכם. תחשבו שאתם באים בבוקר ויש רכזת שאמרתם לה מה לעשות, היא לקחה את ה-100 קורות חיים ושמה לכם על השולחן 10. וזה בדיוק מה שרציתם, שמישהו יעזור לכם עם זה. אז נגיד שה-10 האלה הם אפילו בסוף של ה-100, של רשימת ה-100 הזו שהארגון השני קיבל. אז הוא יכול להגיע אליהם עוד יומיים.
מורית רוזן: אתה מדבר על יעילות, לא רק באופן כללי בניהול של התהליך, אלא במהירות שמגיבים לקורות חיים בתהליך. איזה עוד יתרונות אתה רואה למערכת גיוס?
שי: אז יש את הנושא של כפילויות, שהרבה אנשים מתלוננים על זה, ובאים אלי עם כאב גדול: "אני מקבל ממועמד מסויים או מכמה מועמדים כל הזמן קורות חיים. הם הרבה פעמים חוזרים על עצמם, ואין לי דרך לדעת, אני לא זוכר כבר אם דיברתי איתו, לא דיברתי איתו, אולי הוא אפילו היה אצלנו בראיון בעבר? כי הוא שלח לי כמה פעמים". אפילו שמעתי על ארגון שכבר גייס מישהו שהוא כבר גייס אותו ופיטר אותו, כל מיני דברים כאלה שזה מתחיל מזיהוי כפילות שמערכת טובה צריכה לדעת שהנה קיבלנו קורות חיים, אלו קורות חיים שכבר היו לנו, וברמה הזאת אולי אפילו כבר ראיינתי אותם אז אין צורך להתייחס אליהם שוב, אולי אפילו פרמטר שאם ראיינתי אותו בחצי שנה האחרונה אז אל תביא לי אותו שוב. אז הכפילויות זה גם משהו שהוא מאוד רלוונטי. הדבר הבא זה מאגר מועמדים, שפה אני חייב להגיד לכם זה נושא כל כך חשוב, שלא כולם מבינים את זה. אבל עם מאגר מועמדים טוב אתם יכולים לעשות גיוס בשעה. זה משהו מטורף, תחשבו שיש לכם דאטא של מאגר של מועמדים שכבר פנו אליכם, ויש לכם משרה חדשה שנפתחה שהיא דומה למשרה לפני שנה. ויש לכם 200 קורות חיים מלפני שנה. אז רוב האנשים אומרים לי: "תשמע זה מלפני שנה הם לא רלוונטים". אבל זה ממש לא נכון, באופן הכי פשוט, סטטיסטי, אנחנו שולחים מייל ל-200 האנשים האלה, ואומרים להם שהמשרה נפתחה שוב. האם זה מעניין אתכם? הרוב לא רלוונטים, זה באמת נכון, 180 לא יענו לנו. אבל 20 יענו ויגידו שזה כן רלוונטי, או 10. ומתוך זה אפשר ממש לעשות גיוס בלי פרסום, בלי ללכת ולחפש בכל מיני מקומות, תחשבו כמה זמן זה חוסך, כמה כסף זה חוסך. איזה כיף זה לעשות דברים כאלה, וזה באמת תלוי בזה שתבנו תשתית טובה ותדעו לנהל מאגר בצורה מסודרת. זה אחד הדברים החשובים בתוך מערכת.
מורית רוזן: אני חייבת להגיד שאני חושבת שאתה צודק, וזה היתרון שבעיני הוא מספר אחד. כי יצא לי לפגוש כמה שבאמת הצליחו ככה לגייס ולסגור לפעמים משרות שפתוחות המון זמן, ומול זה כמו שאתה מתאר מגייסות ומגייסות שבטוחות שזה לא רלוונטי כבר לפנות למישהו שפנה בעבר. כלומר הן רק עוברות על הקורות חיים שנכנסו באותו רגע למשרה, וברגע שעבר שבוע-שבועיים, ונפתחה משרה חדשה, הם לא יחזרו לכאלה שהם קיבלו לפני שבוע, או איזה מיינדסט כזה של מישהו ששלח לפני חודש והוא כבר לא רלוונטי. ויצא לי לפגוש מישהי שסגרה משרה עם מועמדים שהיא פנתה אליהם שפנו ב-7 שנים האחרונות, והיא הצליחה לסגור משרה של אלגוריתמאי או משהו כזה, משרה מאוד מאוד מורכבת, ודווקא בגלל שהיא פנתה לאנשים שבזמנו היו בוגרים צעירים אבל פתאום היו פלוס 7 שנות ניסיון, פתאום היו לה מועמדים שאפילו לא הסתובבו בחוץ, לא שלחו קורות חיים לאף אחד, אבל היא הצליחה לפנות אליהם וזה התאים גם להם. אז ההבנה שמאגר כזה חוסך לי, מספיק שהוא חסך לי השמה אחת לשנה, אז סידרתי לי את התקציב לכל המערכת שנה קדימה, ובטח אם הוא חוסך לי יותר מזה, או מייצר לי יותר מועמדים מזה, זה כל כך קל להצדיק את ה-ROI של מערכת, את ההחזר על ההשקעה, בדיוק מתוך השלב הזה.
שי: בייחוד כאן שיש לכם מאגר שהוא בלעדי שלכם, כלומר יש לכם קולקשן, כמו אוסף שהיינו אוספים פעם פרפרים או בולים. אז זה האוסף רק שלכם, של מועמדים רק שלכם, ורק אתם יכולים להגיע אליו. אז אם מישהו חיפש עבודה לפני חודש ואפילו מצא, יכול להיות שכבר לא מתאים לו, יכול להיות שזה לא הסתדר, אז לפעמים זה גם עניין של מזל. יש לכם בלעדיות על משהו, שאפשר לעבוד איתו.
מורית רוזן: אז רק כדי לאסוף את היתרונות- דיברנו על היעילות והסדר, על המהירות של התהליך, על המניעת כפילויות, והמאגר שנוצר של מועמדים שאפשר לפנות אליו. יש עוד איזשהוא יתרון שפספסנו?
שי: יש המון יתרונות..
מורית רוזן: זה מאפשר לחסוך תקציב של חברות השמה?
מורית: לגמרי מסכימה.
שי: גם מקורות גיוס, אני אמשיך את הנושא הזה של התקציב. גם מקורות גיוס שבאמת לא מניבים לי את מה שאני רוצה, אני יכול לנתב תקציב למקורות גיוס שעובדים לי בצורה יותר טובה. כנ"ל גם עבודה משותפת, כלומר אם יש לכם עכשיו כמה מגייסים, או אם יש לכם מגייס וכמה מנהלים מגייסים, אז אתם רוצים איזשהוא מקום שיוכלו לעבוד ביחד. ואפילו עבודה חלק מהבית, חלק ממשרד, אתם רוצים משהו שהוא בענן. אתם לא נמצאים במשרד, אתם רוצים מהבית. האקסל הוא לא תמיד נגיש, אם אנחנו שומרים אותו נגיד על המחשב, ואם אתם רוצים משהו של כמה אנשים ביחד, שרואים מה כל אחד עשה, מתי הוא עשה, מה התהליך היה אם מישהו עשה טעות, מי עשה את הטעות, איך מתקנים, כל מיני דברים כאלה שחשוב שמערכת תיתן לכם אפשרות לשיתוף של כמה אנשים ביחד עם תיעוד של מה כל אחד עשה.
מורית רוזן: מעולה. שאלה שעולה: לגבי המיון שהמערכת עושה, האם מקבלים את כל הקורות חיים והם נשמרים, או רק מועמדים רלוונטים לפי הגדרות שהגדרנו? אז מאגר כולל את כל הקורות חיים שהגיעו למערכת, מתוכם את יכולה לשלוף את אלה שמעניינים אותך לפי הגדרה שלך. אבל בגדול מאגר תמיד יכלול את כל המועמדים שהארגון קיבל, נכון שי?
שי: זה חשוב מאוד לומר את זה, זו גם שאלה נפוצה. שאנשים מפחדים שימחק להם משהו וכדומה. אז קודם כל הכל נכנס למאגר שלכם. יש לכם איזושהיא קופסה שכל המועמדים שם. משם המערכת גיוס צריכה להוציא לכם ולשקף לכם – אלה ה-10 הרלוונטים. אבל אם תרצו יום אחד, תגידו "אוקי אני לא מצליח לגייס, בוא נגדיל את האפשרויות שלי, בוא ניקח לא את ה-10 אלא את ה-50 הרלוונטים", תמיד תוכלו לעשות את זה כי זה שם. אני גם אומר לכם אל תמחקו מועמדים וקורות חיים, גם אם אתם עובדים עם מערכת או בלי מערכת, תשמרו קורות חיים, אתם לא יודעים איזה הצעות יהיו לכם בהמשך, איזה משרות יפתחו לכם בהמשך, אז לשמור תמיד את הקבצים כי אי אפשר לדעת מה יהיה איתם.
מורית רוזן: זה בדיוק אמרנו הפער בין מאגר לבין לעבוד עם מיילים. במיילים אני מתייחס רק למה שכרגע רלוונטי לי, אבל במערכת זה אחרת, ברגע שאני עובדת עם מערכת אז יש לי את הגישה לכולם.
שי: יש עוד איזושהיא שאלה, שאני אענה? יש הבדלים כמובן. לכל מערכת יש את היתרונות שלה, ואולי היא מרימה לנו כבר להנחתה לשאלות הבאות, של באמת איך לבחור מערכת. אבל לכל מערכת יש את היתרונות ויש גם את החסרונות. זה בסדר שלכל מערכת יהיה את ה- FLOW שלה, את הקהל שיותר מתאים לה, ואתם צריכים לדעת, ולרשום לכם איפה הכאבים שלכם, מה הדברים שחשובים לכם שיהיו בתוך המערכת, כי תמיד יהיו הבדלים. יש מערכות שהן בענן ויש כאלו שלא בענן. יש מערכות שהן יותר נוטות לגיוס בצורה כזאת או ל- FLOW כזה. אז כן חשוב לרשום את הצרכים שלכם, ולשקף למי שעושה לכם את ההדגמה על המערכת, מה התהליך שלכם, מה תהליך העבודה, כדי שהמערכת תדע לתת לכם את התהליך כמו שאתם רוצים.
מורית רוזן: אני אוסיף רגע לשאלה הזו, על ההבדל בין המערכות, שבאמת יש הבדלים שקשורים גם לתעשייה, וגם לסוג הצרכים, סוג הדו"חות ועוד הבדל שלמדתי עליו – היה פודקאסט אחד שטל אסייג עשתה, 2 פרקים כאלה, על ההבדל בין קומיט לגריןהאוס למשל, ואחד המדדים שאני לא הכרתי אבל שהיה מעניין לראות, זה שיש הבדל ברמת ה"קביעות של התהליך" נקרא לזה. שהתהליך מאוד נוקשה בסוג מסויים של מערכות, ותהליך שהוא מאוד גמיש ואפשר להתאים אותו למנהל זה סוג אחר, אבל אז זה גם משליך על הדו"חות שאפשר להוציא מהמערכת. אז יש המון פרמטרים ששווה ככה להסתכל עליהם, שקשור גם לכמות המשתמשים, כמות היוזרים, תקציב, דו"חות שצריך, המאסה של המועמדים שנמצאים איתם בקשר, כמות היוזרים בתוך הארגון, האם המנהלים כן נחשפים לזה, או לא נחשפים לזה. יש המון פרמטרים ששווה לבדוק, ושווה גם להתנסות. אבל ממש תיכף נגיע לזה, עוד מעט, שנדבר בפרקטיקה של המערכת. אבל בהחלט הנקודות של השאלה על המערכות – כן – יש הרבה הבדל בין המערכות וניסנו ככה לגעת בכמה ונדבר עוד בסוף על עוד כמה. גם על העניין של העלויות וגם על עוד מדדים שמשפיעים. אז אני חוזרת רגע לשאלה, שמיפינו את התועלות נקרא לזה. אבל, שי מה לדעתך הנקודה שבה מגייס/ת, או מנהל/ת משאבי אנוש, צריכ/ה להגיד "די! מספיק עם אקסלים ובואו נעבור למערכת". זה כמות מועמדים בחודש? זה כמות אחרת? לפי מה כדאי להגיד "רגע יש פה בעיה".
שי: זהו אז נתחיל בזה שקודם כל זו איזושהיא תחושה. אני מרגיש שמשהו לא רץ לי חלק, אני מרגיש שאני שורף זמן, אני מרגיש שיש לי חוסר סדר. זה מתחיל מהתחושה האישית. זה יכול להיות שיש לך משרה אחת או שיש לך 100 משרות, שאתה מקבל 10 קורות חיים ביום או שאתה מקבל קורות חיים 1 ביום. זה מתחיל נטו ממך. אבל אם נדבר על כללי אצבע, אז כללי אצבע שאני רואה שאנשים באמת לוקחים מערכת, זה נגיד בארגונים שיש להם מעל 5 גיוסים בשנה. כלומר, אם למישהו יש גיוס אחד בשנה, אז הוא אומר אני מקבל פה ושם, אז אני שורד את זה וזה בסדר לי. אבל נגיד מעל 5 גיוסים בשנה זה איזשהוא כלל אצבע שצריך לחשוב על מערכת. כלל אצבע נוסף זה כמה מגייסים יש לכם. אם יש לכם מעל מגייס אחד זה איזשהוא כבר מתחיל להיות בטוח שאתם צריכים מערכת.
מורית רוזן: אפילו בשביל התיאום בין שני האנשים.
שי: כן, אבל אם יש לך כבר 2 מגייסים יש לך כבר על מה לעבוד, כן. עוד כלל אצבע זה כמה אקסלים יש לי. פגשתי אנשים שיש להם נגיד קובץ אקסל עם כמה טאבים, ובכל טאב הוא מתייק משהו אחר, והוא יכול להתבלבל בין הטאבים. אז זה גם איזשהוא כלל אצבע שראיתי שחשוב לשים לב אליו. כן כל מיני דברים מעניין. שימו לב לטעויות שלכם. טעות אחת יכולה לעלות כמו מערכת גיוס ל-10 שנים. אז נגיד טעיתי וגייסתי עובד שכבר עבד. עשינו כמה שיחות לאותו מועמד, התקשרתי אליו פעמיים וזה גם מייצר חווית מועמד לא נעימה שמתקשרים אליו פעמיים והוא אומר "רגע דיברתי איתכם כבר, אתם לא זוכרים?". כל טעות כזאת היא באמת לא נעימה גם בצד של המועמד וגם בצד שלכם. אז תשימו לב. אם יש הרבה טעויות זה גם איזשהוא כלל אצבע. הייתי אומר שמי שככה נמצא בזום, קחו לכם אחרי הזום איזושהיא חצי שעה או שעה, של לא הייתי קורא לזה הפסקה, אבל שעת חשיבה כזו. תקחו דף ותייצרו את התהליך שלכם בעיגולים, מה השלבים שלכם, מה אתם עושים. ותראו כמה זמן, תחשבו ככה, תשערו, כמה זמן על כל פעולה אתם משקיעים. ותראו אם יש דברים שאתם יכולים לייעל בצד הזה של התהליך. האם יש משהו שאתם ממש לא אוהבים לעשות, ובא לכם שמישהו יעשה את זה בשבילכם? דברים בסגנון הזה, אלה הנקודות החשובות.
מורית רוזן: מעניין מה שאתה אומר, שאנחנו נקרא לזה הרבה פעמים במרכאות "משקרים לעצמנו". לא נורא זה הרי קורה לי רק פעם אחת, תגידו אם זה מתחבר לכם. ככה "טוב פספסנו אותו כי הוא כבר היה, ולא שמנו לב, והשם שלו נורא דומה". כאילו אנחנו נותנים לעצמנו תירוצים ללמה זה קרה, אבל יש משהו באיך שאתה שם את זה, אתה אומר "זה דגל אדום". רגע נתייחס לזה לא בתור איזה משהו שאני, סליחה אבל האסוציאציות שלי הן רק מהעולם של אוכל איכשהוא, כאילו אם אני חוטפת איזה משהו, אז אני יודעת להגיד לעצמי שאני לא אמורה, אבל תמיד יש לי תירוצים "טוב אני עייפה / עצבנית / נוהגת / צריכה להזהר". כאילו יש כל מיני תירוצים אבל אני יודעת להגיד לעצמי "רגע זה לא הדבר הנכון לעשות כרגע, אני לא רוצה לאכול את הדבר הזה, אני לא רוצה כרגע". וממה שאני שומעת אותך, אתה אומר רגע, אם אני שומעת את עצמי יותר מידי מתרצת לעצמי, ויש את התחושה הזו, שאני יותר מידי מתרצת לעצמי, להגיד יש פה איזושהיא בעיה – אנחנו עובדים בצורה לא יעילה, אנחנו עובדים בצורה לא נכונה, בשנת 2022. אני אגיד לכם שכשאני ניהלתי גיוס לפני 22 שנה, זה היה הפרויקט הראשון שלי, להכניס מערכת ניהול גיוס. כלומר מערכות ניהול גיוס קיימות בשוק כבר מעל 20 שנה. אם אנחנו ב-2022 עדיין עובדים בלי מערכת, רוכבים על סוס במקום לנסוע באוטו, תבינו את האנלוגיה. יש לנו בעיה. אי אפשר להמשיך לתרץ את זה, ואני מאוד מסכימה איתך, ותהיתי מה המספר שתשים, כי לא דיברנו על זה מראש. מה הנקודה שבה נעבור. נניח כשאני גייסתי, כשהייתי בחברת השמה, גייסתי 3 אנשים בשנה או 4, ועבדתי עם מערכת, הרגשתי שאני טובעת גם בתוך המערכת, ולקח לי זמן לעשות בתוכה את הסדר. כלומר, אני לא מצליחה להבין את העבודה עם יותר מ-3-4-5 גיוסים בשנה לא במערכת. אני יודעת שיש הרבה שעושים את זה גם עם עשרות גיוסים בשנה. אתם מאבדים כל הזמן מועמדים, ממש, זה לאבד את המועמדים בין האצבעות, וכמובן דיברת על החווית המועמד, שאני סופר מסכימה עם זה. ואני אומרת שזה תירוצים שאנחנו נותנים לעצמנו כי לא בא לנו להלחם עם המנהל, עם המנכ"ל, זה כסף. אבל כל כך קל להראות את ההחזר על ההשקעה, ובאמת שי נתת את הטיפ הבסיסי הכי נכון, שרגע תתעדו את התהליך כמה זמן הוא לוקח לכם.
שי: כן, יש עוד שני עניינים. אחד זה הצווארי בקבוק. כלומר, יכול להיות מצב, אני אתן סיטואציה נפוצה. עכשיו המגייס יצא לחופשה של שבוע. מותר לו. מותר לו לצאת לחופשה. ומה קורה עכשיו? כלומר כל הקורות חיים מתנקזים שבוע אצל המגייס ואף אחד לא נוגע בהם. אז גם, דברים כאלה של לתת לי רגע את האפשרות לשחרר את צוואר הבקבוק הזה, להעביר אותם באיזושהיא צורה אוטומטית למנהל המגייס אחרי איזשהוא סינון שהמערכת כבר עשתה בעבורו, ואז אני יכול שניה לצאת ברוגע לחופשה. והדבר השני זה באמת השחיקה גם של המגייסים. שימו לב שיש לנו הרבה עבודה כמגייסים, והרבה עבודה שהיא גם עבודה שחורה SO CALLED וזה שוחק, ואנחנו לא רוצים להשחק, ואנחנו רוצים שמשהו יעזור לנו לעשות את הדברים האלה. אז אם אתם מרגישים שאתם נשחקים, עוד פעם לעבור עכשיו על 20 קורות חיים? וואוו עברתי עליו ופספסתי, פספסתי שבאמת הוא יכול להתאים כי מה לעשות אני גם בן אדם. אז כל הדברים האלה שהם שוחקים אתכם, אז באמת יכולים לעזור, וגם לארגון. אני מכיר מנכ"ל שהתחלפו לו 5 מגייסות, שכולן אמרו לו "תקשיב חייבים מערכת גיוס!" ומבחינתי לא, הוא לא מוכן. עד שבמגייסת השישית הוא כבר הבין שאין מה לעשות, היא גם תתחלף, לו, אז הוא הסכים לזה. אבל הדברים האלה של שחיקת המגייסים זה משהו שמדברים על זה הרבה עכשיו, יש הרבה עבודה, וצריך לשים לב שאתם לא נשחקים.
מורית רוזן: אז בוא נדבר על איך רותמים את המנכ"ל, ותודה על הטיפ שנתנו כאן- לתת למנהלים לחוות בעצמם את חוסר היעילות, קיבלו עשרות קורות חיים וקבצי אקסל, ובעצמם היה להם קשה לעשות סדר בדברים. זה עזר לשכנע. כל הכבוד על השיטה ותודה ששיתפת. יש לך עוד מחשבות על איך לרתום את המנהלים?
שי: אז צריך באמת להבין את המנהלים עצמם ומה מניע אותם. באמת לבוא ולהגיד להם שיש הרבה עבודה וקחו את האקסל ותמיינו זה רעיון באמת מעניין. אפשר להושיב אותם איתכם כדי שיראו באמת את העבודה ומה אתם עושים. כי לא כולם יודעים מה אתם עושים. אז באמת שיבואו וישבו ויסתכלו ויראו אולי להם יהיו רעיונות איך אפשר לייעל את התהליך, אולי פתאום הם יראו שיש שלב אחד שהוא מיותר וגם יקלו עליכם, אולי הם יבינו שצריך פה איזשהוא כלי שיעזור. הדבר הבא זה באמת לבוא ודיברנו על זה, לרשום להם איזשהוא מסמך, להראות להם למה זה יתן ביצועים טובים יותר, למה זה יחסוך להם זמן, למה זה יחסוך להם כסף. מכל הדברים שדיברנו עכשיו, זה יכול לחסוך לי עלויות של פרסום או של השמה, זה יכול לנתב לי את הזמן למקומות יותר יעילים, אז אני מגייס יותר עובדים. יש מנהלים שמה שכואב להם זה שאין עובדים. נגיד שניקח איזושהיא רשת שיש לה סניפים וצריכים אנשי מכירות בתוך הסניפים האלה. וכל איש מכירות שחסר זה המון כסף שהחברה מפסידה. הרבה מאוד כסף. נכנס מישהו לחנות, אין מישהו שיעזור לו.
מורית רוזן: עצם העמידה ביעדי הגיוס.
שי: כן, גיוס של איש מכירות כזה, עוד 10 אנשי מכירות שתגייסו בשנה, יכניס המון כסף לחברה. או אם זה מפעלים, אמרו כאן מפעלים, אז אין לי עובדי ייצור, אני לא יכול לייצר, אני לא יכול למכור. איפה זה מתחיל? זה מתחיל בגיוס. ואם תיתן לי כלי גיוס יותר טוב, אני אדע לתת לך ביצועים יותר טובים. אז בוא תחליט אתה, אתה רוצה שאבזבז את זמני על תיעוד באקסלים או שאתה רוצה שאני אעשה פרופר גיוס מקצועי. לשקף להם בצורה הזו.
מורית רוזן: אז בוא ניקח את זה לשאלה נוספת שעלתה כאן, והיא מעניינת, ונחבר אותה לשאלה של איך לבחור מערכת, שעלתה פה כמה פעמים. ולפעמים חלק הטמיעו מערכת והבינו שהיא לא המערכת הנכונה בשבילם. אז באמת מה הנקודות שצריך לשאול את עצמנו בשביל לקבל החלטה לגבי המערכת הנכונה. זה מתחבר גם לאיך אני יודעת שהמערכת שלי לא מתאימה לי.
שי: כן, זה גם חשוב איך יודעים שהמערכת לא מתאימה. אז נתחיל מזה: אם יש לי מערכת ואני לא יודע אם היא מתאימה לי או לא, אז חשוב לנסות לרשום איפה היא לא מתאימה לי. כלומר: חסר לי התהליך הזה, חסרה לי הפונקציה הזאת. או שבאמת יכול להיות היא פשוט לא ידידותית, אני נכנס ולא כיף לי לעבוד עליה. מסכים של פעם, העיצוב לא מדבר אלי, יכול להיות. יכול להיות שהמערכת מעולה והעיצוב לא מדבר אלי ופשוט אין לי חשק לעבוד איתה, ואין מה לעשות. כלומר, צריך לחשוב אם עכשיו להחליף בגלל זה מערכת. אבל אם חסרים פיצ'רים זה משהו אחר.
מורית רוזן: צריך לשים את הכוכבית שעצם תהליך השינוי תמיד יהיה קשה לכולנו. להכניס מערכת לניהול גיוס, זה אף פעם לא קל. בכלל להכניס מערכת, זה אף פעם לא קל. אבל בהחלט יש מערכות שהן לא מתאימות לכל אחד בכל שלב, אז רגע נעשה את ההפרדה בין שני המצבים האלה. אז אתה אומר אחד זה הפתרונות, הפתרונות שהיא נותנת ולעקוב בצורה מדוייקת, גם שאני אוכל לשאול את המערכת שאני פונה אליה איך זה מתנהל שם. מה עוד ראית שזה מדדים שלפיהם צריך לבחור מערכת?
שי: אז דבר שני זה באמת התהליך. תרשמו את התהליך שלכם על דף, ותבואו מוכנים לפגישה עם מערכת גיוס, ותגידו "זה התהליך שלי". מי שמקצועי גם ידע לשאול אתכם, וישאל אתכם איך התהליך עובד, ואז תספרו, והוא ירד עוד לרזולוציות כדי להבין. זה חשוב מאוד לטעמי גם לחברות המערכות, חברות התוכנה, לא להכניס לקוחות שהם לא מתאימים להם. זה מאוד מאוד חשוב. אנחנו מאוד מקפידים על זה, אני חושב שזה חשוב ביותר, אתם צריכים לבוא, קחו גם את האחריות עליכם, תגידו "זה התהליך שלנו, בואו תראו לנו אם אפשר או אי אפשר לעשות את זה". וזה ברמת הפיצ'ר. פתאום אומרים לכם "אוקי, אין לנו אפשרות לקלוט קורות חיים באופן אוטומטי" (סתם אני זורק). עכשיו אתם יודעים את זה, תקבלו החלטה אם המערכת הזו מתאימה לכם כי זה חלק מהתהליך שבניתם. או שאין לנו אפשרות כזו וכזו, אוקי, אז תדעו שזה פיצ'ר שלא קיים. ואז תוכלו לבחור מערכת גיוס לפי התהליך שלכם. חשוב גם לתת דגש, מאוד יכול להיות, וגם תתייעצו עם חברות המערכות, אם יש מה לשפר בתהליך שלכם. יכול להיות שאתם נמצאים בתהליך מסויים, לא יודע מה, אחד מעביר לשני ומעביר לשלישי. ואז יגידו לכם "חכו רגע, למה אתם עושים את זה ככה, אולי תעשו את זה אחרת". ופתאום תקבלו איזה טיפ שיכול לייעל לכם גם את התהליך מהבחינה הזו, אז אל תבואו מקובעים.
מורית רוזן: זהו, יכול להיות שהתהליך שקיים הוא לא בהכרח הכי אפקטיבי, או שהוא לא באמת משרת את הארגון. גם אמרנו קודם שהתהליך מאוד משתנה ממנהל למנהל, קשה להוציא דו"חות שהם מדוייקים לגבי התהליך, כי התהליך מאוד שונה בתוך הארגון. אז צריך גם להבין איזה דו"חות רוצים להוציא. ועלתה פה שאלה שנשלחה לי בפרטי, לגבי העלויות. אתה יודע להגיד משהו על הטווח של העלויות בשוק, לפי משתמש, בין מערכות שקיימות?
שי: זה מאוד מאוד משתנה, אני יכול לתת איזשהוא ממוצע, או סדר גודל, אבל זה באמת משתנה אם המערכת היא בארץ, האם היא בעולם, האם היא להייטק וסטארטאפים ואז היא מערכת שיותר יקרה, או מערכת שהיא יותר לתעשייה והמערכות יותר זולות. האם יש כל מיני פיצ'רים ומודולים שאתם רוצים להוסיף או לא רוצים להוסיף. למשל מודול של שאלונים אוטומטיים, מודול של פרסומים. אז זה מאוד מאוד משתנה. אני נותן סדר גודל, באמת לא מחייב, כי זה סקאלה מאוד רחבה, אבל אפשר לומר שזה סביבות נגיד 600 שקלים ליוזר הראשון, וסביבות 200 שקלים לכל יוזר נוסף. אבל אתם יכולים למצוא מערכות…
מורית רוזן: במערכות הראשוניות?
שי: זה הממוצע, אני יכול להגיד שאנחנו זולים מהממוצע אם כבר אמרתי, אבל יש מערכות שהן פי 3-4 מהממוצע ויש מערכות שהן יותר זולות מהממוצע. אז תמיד הממוצע הוא רחב ומורכב מכמה עלויות. כן, מדובר בעלות חודשית. אחזור שוב, זה ממוצע, לא לתפוס במילים. 600 שקלים ליוזר ראשון, 200 שקלים ליוזר נוסף, אבל מאוד תלוי. תקבלו הצעות ותראו.
מורית רוזן: אתה אומר נכון, שיש גם הבדלים אם המערכות הן דוברות אנגלית או עברית, ושזה ישראליות וגלובאליות. עולה פה שאלה: מה המחיר של המערכת שלכם. אבל עדיף שידברו איתך באופן פרטי. מי שרוצה יכול לדבר עם שי בפרטי, אני סומכת על שי שמי שיפנה אליו יקבל את המענה ונשתף את הטלפון של שי בסוף. אבל כן, העלות ששי דיבר עליה היא חודשית פר משתמש, ויש הבדל אם המשתמש הראשון ולמשתמשים הבאים. כמו ששי אמר, לכל מערכת יודעת לתת עוד מודולים: סקרים של חווית מועמד, שאלונים, דו"חות, דו"חות מיוחדים. אני כן יכולה להגיד באופן כללי, ושי אולי תכתוב את הטלפון שלך בצ'אט תוך כדי. אני כן יכולה להגיד באופן כללי שראיתי הרבה מאוד ארגונים שעובדים עם מערכת, ושהארגון אפילו לא ביקש שעת הדרכה על המערכת. עובדים עם מערכת אבל לא משתמשים ברוב הפיצ'רים שיש בה. אז אם כבר יש לכם מערכת, פשוט לבקש שעת הדרכה, אפילו בתשלום, וזה כדי לראות אם המערכת משרתת אותי או לא. שי דיבר פה על 600 ממוצע למשתמש הראשון, ו-200 ממוצע למשתמשים הבאים. אז כן עשינו את ההבדל. שי שיתף את הפרטים, וסליחה שאנחנו לא נכנסים על השוואה בין מערכת אחת למערכת אחרת, כי אני באמת לא רוצה להכנס למערכות ספיציפיות. עולה שאלה- האם המנהלים המגייסים בארגון צריכים יוזרים או שיש ממשק מולם ללא יוזר. אני חושבת שזה גם משתנה בין מערכות.
שי: כנראה ישתנה בין מערכות, בגדול אני מאמין שהם צריכים יוזר, כי הם צריכים לצפות, אבל שוב אני לא יכול לדעת על כל המערכות הקיימות, אז צריך לבדוק את זה פר מערכות.
מורית רוזן: יש מערכות שממש נותנות לכל המנהלים גישה כמה שרוצים, אבל הן גם לדעתי יותר יקרות, ומערכות אחרות שנותנות למנהלים גישה מוגבלת, אבל זו שאלה מצויינת לשאול את המערכת שנמצאים איתה בקשר, איך המנהלים ניגשים, מה הם מקבלים, מה הממשק מולם, שאלה סופר רלוונטית וחשובה. בואו ניקח ככה את הכמה דקות האחרונות שי, לטיפים מבחינתך בסיכום, אם יש עוד שאלה חשובה שלכם או משהו שפספסנו אז זה הזמן לשאול. טיפים שלך למגייסות / מגייסים, שרוצות לקחת את הצעד הראשון, כדי להתקדם להטמעה של כל מערכת, מה חשוב לעשות?
שי: אז באמת קודם כל הנושא של ההטמעה, חשוב שיהיה מישהו שהוא הPIVOT של הדבר הזה. כלומר "אני לוקח עלי את ההטמעה, אני דואג לזה, אני מלמד אם יש עוד רכזי גיוס, אני יוצר את התהליכים". הדבר הראשון כשמטמיעים מערכת, זה ליצור תשתית. כלומר, מה התהליך שאני רוצה לעבוד. אני רוצה שהתהליך יעבוד בצורה הזו, שילך מכאן לכאן, כל הדברים האלה. אם יש לי תשתית, והבנתי איך אני רוצה לעבוד, מכאן כבר זה קל, מכאן כל רכז שנכנס הוא צ'יק צ'אק לומד את זה. אבל ליצור את התשתית ולעשות את זה נכון, זה מאוד חשוב. ברמת ההטמעה, ברגע שמחליטים להטמיע מערכת, לעשות את זה כמה שיותר מהר. כלומר: התקשרתם עם מערכת גיוס, להתחיל כבר עכשיו להטמיע אותה, להכניס אותה, להתחיל לעבוד איתה, הכי מהר שאפשר.
מורית רוזן: עולה שאלה כמה זמן זה לוקח, בוא ניגע במהירות רגע.
שי: אז הטמעה טובה אם באמת הארגון משתף פעולה, ויש מישהי שלוקחת את זה עליה, בין 3 ימים לשבוע, זה הטמעה שיכולה להיות מספיק טובה, לארגון בסדר גודל בינוני. אם זה ארגון גדול וצריך ללמד עוד אנשים אז יכול לקחת עוד שבוע. הבעיות מתחילות כשאין מישהו שמטמיע. כלומר, שבא המנכ"ל או שבאה מנהלת משאבי אנוש, ואומרת יאללה לוקחים מערכת, וזורקת את זה על רכזי הגיוס, שחלקם אולי לא נמצאים כל הזמן, או לא יודעים בדיוק מה הדבר הנכון לארגון, ואז כל אחד עובד איך שהוא רוצה, ומתחיל הבלאגן. אז כשמטמיעים להתחיל כמה שיותר מהר, זה טיפ מאוד חשוב, ושיהיה PIVOT שהוא יודע איך התהליך צריך להראות. ומשם זה כבר רץ חלק.
מורית רוזן: אני אגיד ששבוע-שבועיים באמת מתאים לארגון של בנאדם או שניים. אני חייבת להגיד שבארגונים יותר גדולים, מהחוויה שאני שומעת, זה יותר סביב חודש, עד שככה מסנכרנים ואנשים מתרגלים, ואחר כך בגלל שזה תהליך שהוא שונה ממש שרגילים, אז אם את מדברת על עד הטמעה מלאה שכולם מתרגלים לעבוד עם המערכת, יכולה לקחת עוד כמה שבועות. כלומר שבוע שבועיים נשמע לי קצת קצר מידי, שלא תרגישו שמשהו אצלכם לא בסדר אם זה לוקח יותר. אז כן חשוב לי לשים את זה כאן. שבוע-שבועיים לבנאדם או שניים או שלושה של צוות הגיוס, שהוא מתרגל, ולהכניס את המערכת ולראות שהכל מסתנכרן זה בהחלט הרעיון. אבל באמת להתחיל להתרגל לעבוד עם זה ולהשתמש במערכת כדי להעביר את הקורות חיים, זה בהחלט רלוונטי. האם יש עוד טיפ?
שי: אז הטיפ האחרון שדיברנו עליו, אבל אחזור על זה. תרשמו לכם, זה גם בשבילכם, גם אם לא תקחו מערכת בסוף. תרשמו לכם את התהליך שלכם, איך הוא בנוי. תראו אותו. תראו כמה זמן אתם משקיעים על כל שלב, תראו איך אפשר לשפר אותו, תדעו איפה הצווארי בקבוק שלכם, תדעו על מה אתם משקיעים את הזמן ועל מה אתם לא רוצים להשקיע את הזמן, ואז תבואו באמת לכל הנושא של הטמעה של מערכת בצורה שאתם יודעים מה צריך לעשות. מורית אם זה בסדר אשמח לשתף.
מורית רוזן: אתה מוזמן לשתף בשמחה. נענה רגע לשאלה שעלתה, בנושא של ראיונות אוטומאטיים. שי דיבר על שאלונים אוטומטיים למועמדים. והכוונה היא לשאלונים דיגיטליים, וזה שבנאדם הגיש את המועמדות עולות לו שאלות והאפשרות לענות עליה בהרבה מהמערכות זה כבר חלק מובנה במערכת, האפשרות שלך להגדיר מראש 2-3-4-10 שאלות שהבנאדם ברגע שהגיש קורות חיים, יכול לקבל, או אפילו רק אמרת מעניין אותי להגיש קורות חיים, הוא מקבל סדרה של שאלות, וזה גם מודול שקיים אצל שי. אז בוא שי תגיד מה שאתה רוצה להציע ככה וכן יש לשי הצעה לכל מי שכאן.
שי: כן, אז קודם כל באמת כי אני רואה שזה נורא מעניין אנשים, וכל הכבוד לכם. כי זה באמת משהו שאתם רוצים לעשות, את התהליכים שלכם ואת העבודה שלכם יותר טוב. זה לא מובן מאליו ויש כאלה שגם לא מגדילים את הראש ומחפשים איך לייעל את התהליכים אז קודם כל תגידו למנכ"ל ששי מסר כל הכבוד, וגם מורית כנראה. ומי שרוצה ככה להתייעץ, אז באמת חשבתי איך אפשר לעזור לכם. קודם כל אני מזמין אתכם לשיחה הכרות. אני מאוד אוהב להכיר אנשים חדשים, אני מניח שגם אתם. רבע שעה ליעוץ, להכוונה, לראות אם זה מתאים לכם, אם זה לא מתאים לכם. אנחנו נותנים תמיד פידבק אובייקטיבי, ונוכל להגיד לכם אם באמת מתאים להטמיע מערכת גיוס בארגון שלכם. הדבר השני אם תחליטו באמת להטמיע מערכת שלנו, אנחנו נעשה כמובן הדגמה ותראו אותה ונראה שהכל מתאים לכם, והכל בסדר, אז גם הטמעה וגם בניית התשתית והאסטרטגיה של הגיוס ביחד איתי, וגם מודול של ראיונות דיגיטליים ל-3 חודשים מתנה מאיתנו. כשכמו שמורית אמרה, אפשר לבנות תהליכים מדהימים: מועמד פונה, אם הוא מתאים או לא המערכת רואה לפי הקריטריונים שלכם, הוא מקבל ראיון דיגיטלי תוך דקה, עונה על שאלון, ואם הוא מתאים הוא מחכה לכם כבר לראיון טלפוני. אז הרבה דברים נחמדים ויפים שאפשר לעשות. פרטי הקשר שלי למטה. תרגישו חופשי לשלוח לי וואטסאפ, לשלוח לי מייל, או להכנס לאתר למלא טופס צור קשר ותקבלו אוטומטית כבר זימון לפגישת זום.
מורית רוזן: מעולה. ולשאלה נוספת אני רק אגיד שאני הרגשתי נוח לתת לשי להציע את ההצעה, כי שמעתי באמת מהרבה לקוחות בתוך הקהילה של בעלי עסקים בתחום, שחלקם פה איתנו לדעתי, שמעתי הרבה מחמאות, ופרגון מאוד גדול לשירות של שי והצוות שלו, שי לא לבד שם, יש פה צוות. אז הרגשתי נוח גם לאפשר לשי ככה להציע את ההצעה. אני לגמרי לא צד פה, חוץ מלתת את הבמה, ובאמת הזמנתי את שי לדבר על איך לעשות את התהליך הזה. שי המון המון תודה. קודם כל ממני.
שי: שמחתי, אני מאוד מקווה שכולם הפיקו ערך.
מורית רוזן: נשמח מאוד אם תכתבו לנו, גם מה בעל ערך, וגם מה לקחתם ככה.
שי: אם היה טוב, מורית אם יכתבו לנו דברים טובים, אולי נעשה וובינאר נוסף על עוד דברים מעניינים.
מורית רוזן: בשמחה תמיד. תמיד תמיד שמחה. תודה לכולם ותודה רבה שי. ואנחנו גם נעלה את הוובינאר כמו שהוא בוידאו לאתר, וגם לפודקאסט.
שי: יש לך גם את הפודקאסט החדש.
מורית רוזן: וגם לפודקאסט החדש שנולד אתמול, אז אני מבטיחה שנעלה גם את זה וגם את הסיכום, ונהדר, אני שמחה שזה היה לכם מעניין ובעל ערך, ואני מאחלת המון המון הצלחה, הלוואי שבעוד חצי שנה נשמע מכל מי שהיה פה וכל מי שנרשם ושמע את הוובינאר, שהטמעתם מערכת וזה מאוד עוזר לכם. אם בא לכם לשתף אותי, אותנו, בתהליך שלכם בעקבות היום, ממש ממש ממש נשמח לשמוע. מאוד חשוב לנו שתעבדו בצורה יעילה ואפטיבית. שתרגישו שאתם לא שורפים זמן על דברים פחות נכונים ופחות בעלי ערך עבורכם. תודה רבה רבה לכולם.
שי: תודה מורית, תודה על האירוח.
רוצים להכיר יותר את מערכת הגיוס Civi?
אם חשוב לכם להעריך את הזמן שלכם, אתם מרגישים שיש לכם חוסר סדר או שאתם עושים הרבה עבודה שחורה,
אל תחששו משינויים, כי הם לוקחים אתכם קדימה, תדעו שהטמעת מערכת היא פשוטה ואנחנו נחזיק לכם את היד עד להצלחה המלאה!
מערכת Civi מאוד אינטואיטיבית ותקח אתכם כמה צעדים קדימה בתחום הגיוס.
אז אם אתם רוצים להכיר יותר טוב את התחום של מערכות הגיוס, נשמח להכיר.
נדבר, נתייעץ, וננסה לבחון ביחד את ההתאמה של מערכת הגיוס Civi לחברה שלכם.
מומלץ לתאם פגישת זום להדגמת מערכת Civi ללא עלות בקליק כאן -> שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
