איך לבחור מערכת גיוס?

מתלבטים בין מערכות גיוס שונות? מחפשים לראשונה מערכת גיוס שתתאים לדרישותיכם? אכן, החלטה חשובה ומשום כך, כדאי לכם להיות מעודכנים ביכולות החדשניות של מערכות הגיוס המודרניות. אז כיצד נראה צ'קליסט לבחירת מערכת גיוס עובדים? על מה כדאי לחשוב ומה חשוב לקחת בחשבון כשניגשים לבחירת המערכת.

לחשוב אוטומציה

 בבחירת מערכת גיוס, כדאי לכם להתחיל דווקא מהיבט האוטומציה. מדוע? הסיבה לכך, היא שאוטומציה איננה רק יכולת מתקדמת של מערכות גיוס, אלא מנקודת מבט מסוימת – זו היכולת הבסיסית שמערכות כאלה מציעות! מערכת מרכזית שבה מתבצעת כל פעילות הגיוס, כמו המערכת של חברת Civi, מאפשרת למשל לחפש במהירות בתוך קבצי קורות חיים. במקום חיפוש ויזואלי ממושך ומייגע שיגזול מהעובד זמן רב, מתבצע חיפוש מהיר על ידי המערכת, לפי מילות החיפוש שהיא מקבלת. אך מעבר ליכולת בסיסית (אם כי חשובה) זו, יש למערכות הגיוס המודרניות גם יכולות אוטומציה מתקדמות יותר. לכן, בבחירת מערכת גיוס, בחינת יכולות האוטומציה שלה תספק אינדיקציה חשובה ומהירה לרמת המערכת כולה. במה זה מתבטא?

אלה כמה דוגמאות שתוכלו למצוא במערכת Civi-AI:

• יכולת קליטה אוטומטית של פניות למשרה – הזמן הנחסך בצורה כזו, מאפשר לקדם את תהליך הגיוס במהירות ויש לכך יתרונות רבים. למשל – אם תתעכבו לחזור אל מועמד איכותי שפנה למשרה, הוא עלול כבר לעבוד בחברה אחרת כאשר תגיעו אליו. מערכת גיוס זריזה תצמצם מצבים כאלה.
• שאלוני סינון – המערכת יכולה לשלוח למועמדים למשרות השונות שאלונים שבודקים התאמה לדרישותיכם לכל משרה. בהמשך, תוכלו לראות דרכה במהירות, אילו מועמדים עומדים בדרישות.
• המרת קבצים – חסכון פוטנציאלי רב בזמן, באמצעות המרה אוטומטית של קבצי PDF לוורד לצורך עריכה והמשך שליחה.

לברר לגבי יכולות ה-AI

 בינה מלאכותית מהווה היבט מתקדם במיוחד של נושא האוטומציה, אשר מזניק אותו לרמות יכולת ותועלת עסקית שלא נראו בעבר. בבחירת מערכת גיוס, תוכלו למצוא כיום גם מערכת גיוס עם AI מובנה. דוגמה בולטת לכך היא Civi AI – מערכת פורצת דרך, שהיא גם הראשונה שהציגה ממשק AI מובנה בעברית. מערכת זו ממנפת את ה-AI לאוטומציה מתקדמת במגוון דרכים שימושיות. למשל יצירה ומשלוח של מכתב דחייה , באופן שמקל על משלוח היקף גדול של מכתבים כאלה ועל עמידה בדרישות החוק.

למצות את "הזהב" שכבר ברשותכם, עם ניהול מאגר מועמדים מתקדם

מדוע שתחפשו מועמדים חדשים ומתאימים, אם כבר יש לכם את פרטיהם “אי שם” בנבכי מערכות המידע? מדוע שזה יהיה בכלל "אי שם" ועניין של חיפוש ”מחט בערימה של שחת” ומועמדים ש"הולכים לאיבוד”? אין סיבה להסתפק בכך, כאשר ישנה יכולת לנהל מאגר מועמדים ביעילות של ממש, כולל איתור מועמדים קיימים ואיכותיים במהירות. כך חוסכים בזמן, משפרים את התאמת המועמדים לתפקיד והכל בצורה זריזה, מסודרת וללא כפילויות מועמדים.

Civi-AI מצטיינת ביכולות ניהול מאגר מועמדים ברמה גבוהה מאוד. היא מעמידה לרשותכם כלים נוחים לאיתור זריז של מועמד במאגר, כולל יכולות מתקדמות לחיתוך מהיר ומדויק ביותר של המועמדים. ללא כפילויות וללא אובדן מועמדים!

כמו כן, מציעה המערכת שימוש מתקדם בתגיות. מהן "תגיות" וכיצד הן יכולות לחסוך לך שעות של עבודה מייגעת? זהו נושא רחב (שהמאמר המקושר מסביר לגביו). אך בתמצית, התגיות הן סימון אוטומטי של מילים או ביטויים שחשובים לכם במיון, אשר מקל על חיפוש עתידי בתוך מאגר המועמדים שאתם מנהלים. התיוג מתבצע בצבע שהגדרתם ומשתלב היטב בתהליכי אוטומציה שונים. במבט על, התגיות יסייעו לכם בסינון מועמדים אוטומטי, בסיווג ביטויים וכישורים למטרת שימור ידע (כ“זיכרון ארגוני”), בתיוג ידני של מועמדים וגם לשם ביצוע חיתוכי מועמדים וחיפוש מתקדם.

בבחירת מערכת גיוס, מומלץ מאוד לבדוק לעומק את יכולות ניהול מאגר המועמדים. פתרון ברמה גבוהה מבחינה זו, יהיה עבורכם כלי רב עוצמה למיצוי מאגר המועמדים – אותו "זהב אנושי" שמידע עליו כבר נמצא ברשותכם.

לקחת בחשבון את דרישות האינטגרציה

 מערכות גיוס זקוקות לאינטראקציה עם מערכות מידע נוספות בעסק ומחוצה לו וכאן נכנס לתמונה היבט האינטגרציה בין המערכות. מערכת גיוס חייבת להיותערוכה לכך היטב, למשל באמצעות ממשק API.

דוגמה מעניינת במיוחד מספק מודול Hunters במערכת Civi-AI. מודול זה מייעל את העבודה מול חברות השמה ומגייסים חיצוניים. באמצעותו, הם יוכלו להתעדכן אוטומטית לגבי משרות שנפתחו או נסגרו אצלכם, להעלות מועמדים היישר לתוך המערכת, לעקוב אחר מצבם בתהליך ועוד.

להתרשם מנוחות העבודה עם המערכת

 ממשק המשתמש של מערכת הגיוס שתבחרו, ישפיע על הפרודוקטיביות בשימוש השוטף בה. בפשטות – בכדי לספק את מלוא התועלת שגלומה בה, מערכת גיוס עובדים חייבת להיות נוחה לשימוש. בין אם זה במסכים המרכזיים שבהם עובדים איתה, בדשבורד נוח שמקל על הצגת וניתוח מידע, בהפקת דו"חות קלה וגמישה ועוד. נושא חוויית המשתמש כבר נחקר לעומק ולמפתחי ממשקי משתמש יש יכולת לעבוד לפי best practices יעילים ומוכחים. לכן רמת הממשקים בתוכנת גיוס ממוצעת תהיה כפי הנראה טובה. אך בין טובה לבין מערכת מהשורה הראשונה (כמו Civi-AI) עשוי להיות מרחק לא קטן. הדגמה של המערכת, תוכל לסייע לכם להשוות בין המערכות השונות גם מהיבט ממשק המשתמש.

וטיפ למנהלים מקצועיים בהקשר נוחות העבודה: מודול "מנהלים מגייסים" במערכת Civi-AI יאפשר לכם להשתתף בתהליך הגיוס בקלות וללא צורך ללמוד את מערכת הגיוס במלואה.

הכירו את החברה שמאחורי הפתרון

 במערכות חיוניות ומורכבות מסוג זה, השאלה ממי רוכשים משמעותית לא פחות מהשאלה את מה רוכשים. לכן חשוב שתכירו את מי שפיתחו את מערכת הגיוס, את מי שמוכרים אותה ומי שמציעים עבורה הדרכה ותמיכה. רצוי לבדוק וותק ומוניטין, עד כמה החברה מבוססת? חדשנית? מנוסה? כמובן, יש מקרים שבהם ישנו רק גורם אחד אשר אחראי על הכל – החל מהפיתוח ועד לעבודה השוטפת והישירה מולכם. כך הדבר לגבי Civi-AI, שהיא אגב חברה מובילה, אשר עובדת עם מבחר ארגונים גדולים.

לסיכום, בדומה לתהליך בחירה של כל מערכת מחשוב חיונית, גם במקרה זה חשוב לחפש חוות דעת וכמובן להתחשב בשיקולי העלויות השונים שלכם. אך הדגשים שהבאנו, יסייעו לכם במיוחד בהקשר בחירת מערכת גיוס.

בהצלחה!