חוזה השמה הוא הסכם משפטי בין חברת ההשמה לבין המעסיק המגייס, והוא נועד להסדיר את היחסים בין החברות לצורך העבודה המשותפת. כאן תוכלו לראות איך נראה הסכם השמה לדוגמא וגם לקבל טיפים זהב לסגירת החורים ולדיוק ההסכם כפי שיתאים עבורכם, כולל הסכם התקשרות עם חברת השמה לדוגמא.
הסכם משפטי נועד להסדיר את מערכת היחסים בין הצדדים לאותו הסכם. המטרה של הסכם השמה הוא הסדרת התנאים המשפטיים בין חברת ההשמה, שמגייסת עובדים, לבין המעסיק, שהיא החברה אליה מגייסת חברת ההשמה את העובדים.
בתוך חוזה ההשמה, יכולים הצדדים להכניס תנאים עסקיים או משפטיים שונים, שיגנו עליהם בתוך מערכת היחסים העסקית הזו, וכמובן גם בכדי שמערכת היחסים תעבוד בצורה הגונה והוגנת, לשני הצדדים, לטווח הארוך, וללא חיכוכים מיותרים.
רגע לפני הסכם השמה – מהו בכלל חוזה משפטי?
חוזה משפטי (או: הסכם משפטי) נועד להסדיר מערכת יחסים שנובעת מרצונות של שני צדדים. אנחנו למעשה מתקשרים בחוזים כל יום ומספר פעמים ביום, כמו למשל תשלום בחנות על מוצר, או הסכמה לתנאים של אתר אינטרנט בעת ההרשמה. ישנם חוזים פשוטים, כמו רכישת מוצר, אשר לא נהוג לחתום על הסכמים משפטיים בעת הרכישה, אולם בהזמנה באינטרנט אנחנו כבר מאשרים תנאי שימוש, שהם הסכם לכל דבר.
חוזה יכול להעשות גם בכתב וגם בעל פה, אך בחוזים בעל פה קשה יותר להוכיח את כוונת הצדדים האמיתית.
כדי לכרות חוזה משפטי צריך בין היתר הצעה של צד אחד, וקיבול (קבלה של הצד האחר). בתוך ההסכם צריכה להיות גם תמורה – תועלת או טובת הנאה שצד אחד זוכה בהם עם קיום ההסכם.
בנוסף להבאת ההסכמות לידי ביטוי בכתב, החוזה המשפטי מוכר על ידי החוק, וגם ניתן לאכיפה על ידי בית המשפט, שיכול להעניק סעדים שונים למי שנפגע מהפרת ההסכם.
למה צריך חוזה השמה?
כאשר אתם רוצים להסדיר מערכת יחסים בין חברות ההשמה לבין המעסיק, חשוב שהתנאים עליהם תסכמו יהיו כתובים ממספר סיבות:
* הסכם השמה לצורך הגעה להסכמה והבנה מלאה של התנאים – כאשר אנחנו רושמים את ההסכם בצורה כתובה וברורה, ומתייחסים גם לכל האפשרויות שיכולות לקרות, כמו מקרי קיצון שונים, אז הצדדים להסכם מגיעים להסכמות מלאות בכל הנושאים (ככל שהם חשבו עליהם מראש). זה אומר ששוחחנו, ודיברנו, והסכמנו על כל התנאים שיכולים להיות רלוונטים לשנינו בנושא הסכם זה. כך חשבנו על הכל והסכמנו שזה יהיה המתווה המשפטי לעבודה המשותפת. הנושא הזה חשוב כדי שלא יהיה בעיות ואי הבנות בהסכם ופרשנותו בעתיד. במידה ויהיו חוסרים, או דברים שלא חשבנו עליהם, כל צד יכול לפרש אותו אחרת (בצד או לא בצדק). במקרה כזה, במידה ונגיע לבית המשפט, אי אפשר לדעת מה תהיה התוצאה, ומי באמת פירש את ההסכם בצורה הנכונה.
* הסכם השמה כדי לזכור את מה שסיכמנו – לעיתים הסכמים הם ארוכי טווח, בעלי תפקידים יכולים להתחלף בחברת ההשמה או אצל המעסיק, וגם אם לא, אז עדיין עוברים אצלנו בראש עוד המון המון משימות ומידע. קשה לזכור בעל פה את כל מה שסיכמנו, ולכן ברגע שהכל נרשם בצורה טובה, אז אפשר תמיד ללכת להסכם ולראות מה סוכם, וכך לפעול לפי ההסכם בלי ויכוחים מיותרים.
* אכיפת הסכם השמה – אם צד מסויים יפר את החוזה, ניתן יהיה לפנות לבית המשפט לקבלת הסעד לאכיפתו. בדרך כלל מה שקורה הוא ששני צדדים מסכימים ליחסים משפטיים מסויימים, אולם אם לא נתעד אותם, ונדאג לתעד גם את הקצוות ומקרי הקצה, אז יהיה קשה לאחר מכן לקבל סעדים משפטיים בשל אי קיום ההסכם.
מה חשוב שיהיה כתוב בחוזה השמה?
הצדדים להסכם – חשוב לציין מי הצדדים להסכם, פרטי הקשר שלהם ותפקידם. מי מזמין השירות (המעסיק) ומי חברת ההשמה.
תאריך ההסכם – יש לציין מתי נחתם ההסכם.
פירוט העבודה – מה בדיוק המשימה של חברת ההשמה לבצע, ובאיזו צורה היא תעשה זאת. כיצד המעסיק יעביר אליה את הדרישות.
חובות וזכויות – מה החובות ומה הזכויות של כל אחד מן הצדדים בתוך ההסכם.
גובה העמלה – מהו גובה העמלה שיש לשלם, ואיך מחשבים אותה.
תקופת האחריות – מהי תקופת האחריות של חברת ההשמה על קליטת העובד אצל המעסיק.
תנאי התשלום – כיצד ישולמו דמי ההשמה, בכמה תשלומים, ותוך כמה זמן.
בלעדיות – מה קורה במצב בו המועמד כבר קיים אצל המעסיק, או מצב בו המועמד שנשלח נקלט באופן לא מיידי.
סודיות – אי העברת המידע על המועמדים או המעסיק ומשרותיו לצדדים שלישיים.
חתימה – יש לשים לב שמי שחותם על ההסכם הוא המוסמך לחתום מטעם כל אחד מהצדדים. בישות משפטית כמו חברה בע"מ או עמותה, יש צורך גם בחותמת ולא רק חתימה.
פירוט העבודה והקשר מול המעסיק לחברת ההשמה בחוזה השמה
לאחר חתימת הסכם ההשמה, המעסיק יעביר לחברת ההשמה את פירוט הדרישות של העובדים אותם הוא מחפש לגייס. בין היתר המעסיק יעביר לחברת ההשמה את שם התפקיד, פרטי התפקיד, הדרישות, השכר, מיקום העבודה, שעות העבודה, השכלה, ניסיון מקצועי, וכיוצא בכך. המעסיק יכול לשקף לחברת ההשמה גם את האווירה במקום העבודה, דוגמאות לעובדים שהצליחו להשתלב במקום ועוד.
חברת ההשמה מצידה, תערוך פרסום ואיתור מועמדים מתאימים למשרה, תבצע סינון קורות חיים ומיון מועמדים, תבצע ראיונות לפי הצורך, ותפנה ללקוח מועמדים מתאימים, ככל ותמצא כאלו. כדי להגיע למהירות עבודה טובה חברת ההשמה צריכה לבצע את סינון קורות החיים בצורה כמה שיותר מהירה, למשל כך השתמשנו בתוכנת גיוס CIVI לסינון קורות חיים אוטומטי.
בנוסף לכך חברת ההשמה יכולה לאתר מועמדים רלוונטים גם במאגר המועמדים שלה, לדוגמא מתוך מועמדים שפנו למשרה דומה בעבר. רוצים לדעת יותר? הנה קצת מידע על ניהול מאגר מועמדים – למה הוא חשוב ואיך לנהל אותו נכון.
גובה עמלת ההשמה בתוך הסכם השמה
בתוך חוזה ההשמה יופיע סעיף שמדבר על גובה העמלה. העמלה היא התגמול של חברת ההשמה בגין השירות שסיפקה למעסיק.
הסכום המקובל לדמי ההשמה הוא 100%. כלומר, תשלום בגובה שכר הברוטו החודשי של העובד (100% משכר העובד ברוטו).
עם זאת, לעיתים רבות ניתן למצוא הסכמים עם עמלות השמה שונות מכך לדוגמא:
– חברת השמה חדשה – מעוניינת לתת עמלת השמה זולה יותר כדי לצבור לקוחות. במקרה כזה ניתן למצוא בשוק עמלות השמה של 70% ועד 90%.
טיפ זהב לחברות השמה: מומלץ כי חברת ההשמה תגביל את גובה העמלה המוזלת לתקופת זמן מסויים עם הלקוח- לדוגמא: בשנה הראשונה עמלת ההשמה תהיה 80% ולאחר שנה היא תהיה 100%. אפשרות אחרת היא לתת הנחה על "השמה ראשונה" או מספר השמות ראשונות להכרות של הצדדים ובניית מערכת היחסים, ולאחר מכן עמלת ההשמה תעלה באופן אוטומטי.
טיפ זהב לחברות השמה: שימו לב שבפועל במצב כזה, העמלה שלכם "מוצמדת" לגובה השכר במשק, כך שאם מעלים את השכר במשק, מה שקורה עם הזמן, העמלות של חברת ההשמה עולה והיא בעצם מוגנת בצורה מסויימת מעליות שכר והעלת מחירים שהיא צריכה לבצע במקרים כאלו.
כדאי לקרוא: האם חברת השמה בתחילת הדרך צריכה מערכת לגיוס עובדים?
– עמלת השמה קבועה – במקרה כזה המעסיק וחברת ההשמה מסכמים על תשלום גבוה של דמי השמה, לדוגמא: 5,000 ש"ח. זה יכול לקרות במקרים שונים, למשל בתפקיד שהשכר הוא מאוד נמוך (לדוגמא עובד בחלקיות משרה עם שכר של 3,000 ש"ח לחודש) ואז לחברת ההשמה אין תמריץ לעבוד על המשרה. זה יכול להיות גם במקרים ששכר הברוטו הוא משתנה, ואז כדי שהתשלום יהיה קבוע ולא יהיה צורך לחכות ולראות מה שכר הברוטו של כל עובד, קובעים סכום ממוצע של עמלת השמה, כך שתהיה ודאות גם לחברת ההשמה וגם למעסיק לגבי גובה העמלה.
טיפ זהב לחברות השמה – כדאי להכניס מנגנון להעלאה של עמלת ההשמה הקבועה אם וכאשר שכר המינימום במשק עולה, או להצמיד אותו בצורה כלשהיא לשכר המינימום במשק. כך ההסכם שלכם יוכל לעמוד ולהיות כלכלי לטווח ארוך גם כאשר השכר בשוק עולה.
– עמלת השמה משולבת – זוהי עמלת השמה אשר קובעת גובה שכר מסויים (לדוגמא: 90% מגובה שכר העובד ברוטו) אולם כוללת בתוכה גם תשלום מינימום (לדוגמא: מינימום של 5,000 ש"ח). מדובר במקרים בהם לא תמיד יודעים את היקף המשרה וגובה השכר, כך שבעצם חברת ההשמה יכולה לקבל יציבות בגובה העמלה, ולדעת שהיא תהיה עם מינימום מסויים, אולם היא יכולה להיות גם גבוהה יותר במידה והעובד משתכר בתשלום גבוה יותר. עמלת השמה משולבת יכולה להתאים גם לעבודה רחבה אל מול ארגון שיש לו מגוון של תפקידים, והצדדים לא רוצים לקבוע עמלה מוגדרת לכל תפקיד, אלא לבצע שילוב עמלות עם מינימום קבוע.
– השמת בכירים או תפקידים מאתגרים – במקרים בהם מדובר בתהליך ארוך יותר, אשר כרוך בעבודה גדולה יותר מצד חברת ההשמה, לעיתים ניתן למצוא עמלות השמה גבוהות מ-100%, לדוגמא בין 100% ל-150%, זאת מכיוון שמדובר על סיכון גדול יותר של חברת ההשמה, ועל תאריך הרבה יותר מורכב מהצד שלה, הכולל שלבים רבים בתהליך וגם תהליך שהוא ארוך יותר עד לקבלת התשלום. במקרה זה חברת ההשמה צריכה להתאמץ הרבה יותר לאתר את האנשים שקשה להגיע אליהם, ולשם כך דרושים משאבים גדולים יותר וסבלנות רבה. לעיתים יש צורך אפילו בהעמדת צוות מיוחד שיפעל על מנת לגייס את אותם תפקידים. בכדי שיהיה תמריץ לחברת ההשמה לבצע את התהליכים האלו, ניתן לסכם על עמלת השמה שהיא גבוה יותר.
– בלעדיות – לעיתים הצדדים להסכם יכולים לסכם על כך שחברת ההשמה תקבל בלעדיות על גיוס העובדים לאותו מעסיק, ולא תהיה לה תחרות מצד חברות השמה אחרות. כתמורה לכך, חברת ההשמה יכולה להפחית מעט את עמלת ההשמה שהיא גובה.
– שירות הדוק יותר – במידה והמעסיק נמצא בקושי לגייס עובדים, הוא יכול להציע לחברת ההשמה עמלה גבוהה יותר, וזאת על מנת לקבל "תעדוף" על פני מעסיקים אחרים איתם חברת ההשמה עובדת. לדוגמא: חברת ההשמה בתחום המכירות גובה 100% השמה, ובמידה ויגיע אליה מועמד היא יכולה להפנות אותו למספר מעסיקים. במידה ומעסיק אחד יציע עמלת השמה של 150% אז יתכן מאוד שחברת ההשמה תפנה אותו קודם כל לאותו מעסיק, מכיוון שהתשלום שלו גבוה יותר, ורק לאחר מכן, במידה והתהליך לא יצליח, המועמד יעבור למעסיקים אשר משלמים פחות. חשוב לציין שזהו לא הקריטריון היחידי שחברת ההשמה תבדוק ותיישם במקרה כזה. למשל, אם המעסיק שמשלם 150% הוא מעסיק שקשה לגייס אליו עובדים (למשל: הוא לא משתף פעולה בתהליך הגיוס, או שעובדים מגיעים אליו ו"בורחים" לאחר היום הראשון), אז השיקול של גובה העמלה ידעך בשיקוליה של חברת ההשמה.
– דמי פתיחת תיק / מקדמה – לעיתים בתוך הסכם ההשמה ניתן לסכם על דמי פתיחת תיק, או תשלום מקדמה, שנוגע להתחלת העבודה של חברת ההשמה על המשרה. מאחר ובחלק מהמשרות, יש צורך שחברת ההשמה תבנה תשתית פרסומית, או תגייס צוות, או שהתפקיד דורש תקופת איתור ארוכה יותר, או שחברת ההשמה רוצה לראות רצינות של המעסיק, אזי ניתן לסכם על מקדמה. מקדמה כזו יכולה להיות סכום קבוע (למשל: 1,000 שקלים) שהוא יותר דמי רצינות, או סכום יחסי (למשל: 30% מדמי ההשמה) שהוא מראה על מקדמה על העבודה. רוצים לדעת עוד על פרסומים? הנה מידע על איך מערכת גיוס CIVI חוסכת לי כסף בפרסום משרות?
טיפ חשוב: במקרה בו המעסיק מחליט שלא לגייס בסופו של יום, יש לסכם בהסכם באופן ברור מה קורה. נהוג כי במידה והביטול מגיע מהמעסיק, וחברת ההשמה כבר השקיעה זמן ומשאבים בגיוס, אזי המקדמה נשארת אצל חברת ההשמה לכיסוי העלויות.
– חישוב גובה השכר – נושא זה הינו נושא חשוב ביותר לציון בהסכם. כלומר, אם רשמו שגובה עמלת ההשמה היא 100% משכר העובד ברוטו, יש להדגיש האם מדובר בשכר החודש הראשון? או ממוצע של מספר חודשים? האם מדובר בשכר שכולל עמלות (עמלות מכירה או בונוסים על ביצועים) והאם הוא כולל תשלומים נוספים (כגון נסיעות, בונוסים, שעות נוספות). כדאי מאוד להסכים על כך מראש, כדי שלא יהיו ויכוחים על כך לאחר השמה מוצלחת.
– מע"מ – יש להתייחס ולשים לב כמובן גם לנושא המע"מ. במידה וחברת ההשמה היא חברה עסקית (בע"מ) או עוסק מורשה, אזי המעסיק יתבקש להוסיף על עמלת ההשמה גם מע"מ. במידה וחברת ההשמה היא עוסק פטור או עמותה, אזי למעסיק אין צורך בתשלום נוסף של מע"מ על עמלת ההשמה.
חשוב לציין – בסופו של יום, מדובר כאן בתנאים עסקיים עליהם סיכמו הצדדים. נתנו כאן כל מיני דוגמאות של עמלות השמה הקיימות בשוק, בין אם מדובר בעמלה המקובלת ובין אם חריגים לה. אך בסופו של דבר מדובר בהסכם מסחרי וצריכה להיות הסכמה בין הצדדים על גובה העמלה, וזה בעצם חלק מהמשא ומתן בניכם בעת החתימה על הסכם ההשמה.
תנאי התשלום בתוך חוזה השמה
בתוך חוזה ההשמה יופיע גם סעיף של תנאי התשלום. זהו סעיף המפרט כיצד ומתי התשלום המגיע לחברת השמה (עמלת ההשמה) יועבר אליה.
המקובל בשוק הוא תשלום של שוטף+30 מהתחלת העבודה של העובד אצל המעסיק. כלומר: העברת התשלום לחברת ההשמה לאחר שוטף+30 מיום התחלת העבודה אצל המעסיק.
איך סופרים שוטף+30? לוקחים את תאריך התחלת העבודה של העובד אצל המעסיק, מקפיצים אותו לתחילת החודש הבא, ומוסיפים חודש נוסף. לדוגמא: אם העובד התחיל לעבוד ב-15/05 אז מועד התשלום צריך להיות ב-01/07.
גם כאן ניתן לראות אפשרויות נוספות. להלן כמה דוגמאות נפוצות נוספות: תשלום של "שוטף" (כלומר: בתחילת החודש הקרוב), תשלום בתוך 14 ימי עסקים, תשלום בתוך 3 חודשים, תשלום בתוך שוטף+60, תשלום בתוך שוטף+90, ועוד.
ריבית פיגורים – ישנם הסכמים בהם מכניסה חברת ההשמה ריבית פיגורים על איחורים בתשלום, זאת בעקבות מקרים שהיא חוותה בעבר על איחור בתשלומים.
לחברת ההשמה האינטרס כי התשלום יעבור כמה שיותר מהר, מאחר והיא עבדה על הגיוס הזה הרבה לפני שהעובד התחיל לעבוד אצל המעסיק, דבר שחשוב גם לשקף למעסיקים. חברת ההשמה למעשה יכולה להתחיל לעבוד על הגיוס חודשיים לפני שהעובד התחיל לעבוד, זאת מכיוון שעליה לפרסם, לסנן קורות חיים, לראיין מועמדים, לחכות לראיונות העבודה, להמתין לתקופת התראה אצל מעסיקים קודמים ועוד. כך שהמתנה למשל של שוטף +90 תציב את חברת ההשמה במצב שבו היא תקבל את הכסף לעיתים חצי שנה מתחילת העבודה, דבר שהוא עלול להיות מאוד קשה ברמה התזרימית.
תקופת האחריות של חברת ההשמה בתוך הסכם השמה
כדי שהמעסיק יוכל לבחון את העובד שנקלט, ואת התאמתו לצרכי הארגון, נהוג לתת "תקופת אחריות" מטעם חברת ההשמה, כך שהעובד יוכל להתחיל את עבודתו אצל המעסיק ולהתרשם מהעבודה והתאמתה אליו, כולל תנאי העבודה ומיקומה הפיזי. מהצד השני, גם המעסיק יוכל להתרשם מהעובד והתאמתו לסביבת העבודה והתפקיד המבוקש.
בעבר היה נהוג שחברות ההשמה נותנות 3 חודשי אחריות למעסיקים. אולם תנאי השוק השתנו מאוד, עקב ירידה משמעותית באבטלה, ובעקבות הקושי לאתר עובדים. גם העובדים כיום נוטים להיות בררנים יותר, ולא מקבלים כל עבודה וכל מעסיק, כך שבמידה והיחס אצל המעסיק לא יתאים להם, הם עלולים לעזוב, דבר שאינו תלוי בחברת ההשמה כלל.
לכן כיום נהוג לתת תקופת אחריות של חודש מטעם חברת ההשמה, במסגרת זו המעסיק יכול לבחון את התאמת העובד לארגון ולתפקיד, ויציבותו. כך במסגרת החודש הזה, חברת ההשמה גם מלווה את העובד בתהליך הקליטה וגם יכולה לתת מידע חשוב למעסיק על מנת לדאוג שתהליך הקליטה ישתפר ויהיה כמה שיותר מקצועי ואיכותי. לצורך כך חברת ההשמה צריכה לבצע מעקב מועמדים דבר שיגדיל את הגיוסים המוצלחים שלה. לדוגמא, כך הגדלנו את הגיוסים עם מערכת גיוס עובדים CIVI.
טיפ זהב למעסיקים: אם החלטתם להשאיר את העובד, ניתן לקיים שיחה עם העובד טרם תקופת האחריות כדי לוודא שגם מהצד של העובד הוא מתכוון להשאר לטווח ארוך.
אולם גם לכך יש חריגים, וניתן למצוא גם תקופות אחריות ארוכות יותר לדוגמא:
* בתפקידים זוטרים שמתחלפים מהר ניתן למצוא תקופת אחריות של 2-3 חודשים, בהן עמלת ההשמה משולמת באופן יחסי לפי פעילות. למשל: אם קבענו תקופת אחריות של 3 חודשים, אז בכל חודש תשולם 1/3 מתוך עמלת ההשמה.
* בתפקידים בכירים בהם חודש אינו מספיק, ניתן לסכם על תקופת אחריות ארוכה יותר, זאת מכיוון שלא נהוג שעובד בכיר יעזוב בתוך חודש אחד, ומצד שני גם קשה יותר לבחון את התאמתו ואיכותו בתוך חודש אחד.
מה קורה אם העובד עזב בתוך תקופת האחריות?
זה תלוי בתנאי ההסכם וישנם מספרים אפשרויות לסכם בחוזה ההשמה:
* תשלום העמלה לחברת ההשמה והתחייבות שלה למצוא עובד חלופי – זהו סוג הסכם אחד, בו משלמים לחברת ההשמה על העובד שנקלט, למרות שהוא לא המשיך לעבוד אצל המעסיק, והיא מתחייבת מצידה לחפש עובד אחר מתאים למעסיק, ללא גבייה נוספת של עמלת השמה.
* תשלום העמלה לחברת ההשמה והחזר העמלה במידה והעובד עזב בתוך תקופת האחריות – זה יכול לקרות בתפקידים בכירים או במצב בו התשלום מתקבל אצל חברת ההשמה טרם סיום תקופת האחריות.
* תשלום יחסי של העמלה נשאר אצל חברת ההשמה – זאת במידה ועמלת ההשמה מחולקת למספר פעימות, אז תשלום בגין התקופה בה העובד עבד בפועל נשאר אצל חברת ההשמה, והיתרה לא משולמת לה.
תקופת הבלעדיות (שיוך) למועמד של חברות השמה בתוך חוזה השמה
מהי בעצם תקופת בלעדיות? זו תקופה שתקפה מהרגע שמועמד נשלח על ידי חברת ההשמה למעסיק, ועד לתום התקופה שנקבעה. לדוגמא: אם קבענו תקופת בלעדיות של 6 חודשים, אז מהרגע שמועמד נשלח אל המעסיק, הוא משוייך לחברת ההשמה במשך 6 חודשים. כך שאם המעסיק לא קלט אותו דרך חברת ההשמה, אבל לאחר 5 חודשים הוא קלט אותו לעבודה (בין אם דרך פניה אליו מתוך המאגר או דרך אמצעי אחר כמו אתר דרושים), אז המעסיק עדיין מחוייב בעמלת ההשמה לחברת ההשמה, מכיוון שהמועמד עדיין משוייך אליה.
מהצד השני, במידה ומועמד הגיע אל המעסיק דרך חברת ההשמה, אבל הוא קיים אצל המעסיק במאגר, נהוג גם כאן להגדיר תקופה בה חברת ההשמה לא תוכל לשייך אותו כמועמד שלה. כלומר, למהירות העבודה יש חשיבות מאוד גדולה בתוך הנושא של שיוך המועמד אל חברת ההשמה.
טיפ זהב לחברות השמה – ניתן להגדיר בהסכם כי מועמד שלא עבר ראיון פרונטלי במשך 30 ימים אחרונים אצל המעסיק, ישוייך לחברת ההשמה, גם אם היה במאגר של המעסיק.
טיפ זהב למעסיקים – אם אתם עובדים עם חברות השמה, תנו להם תקופה מוגדרת כך שגם אם המועמד נמצא במאגר שלכם, עדיין חברת ההשמה תוכל לשייך אותו אליה. זה באמת לא נחמד לגלות שפספסתם מועמד שפנה אליכם לפני חודש, ונשלח שוב ע"י חברת ההשמה. אבל מצד שני, לולא חברת ההשמה לא הייתם מגייסים אותו. לכן מן הראוי לתת את הקרדיט לחברת ההשמה על אותו גיוס (אם יקרה). בנוסף לכך, במידה ויש לכם מאגר גדול ותתחילו להשיב לחברות ההשמה יותר מידי שהמועמדים נמצאים במאגר, חברות ההשמה פשוט יפסיקו לשלוח אליכם מועמדים, כך שאתם תפגעו מהעניין בטווח הארוך. לכן כדאי להגדיר תקופת זמן מוגדרת שאינה ארוכה מידי גם מהצד שלכם וגם מהצד של חברת ההשמה.
טיפ זהב למעסיקים – הקפידו לנהל מעקב אחר מקור המועמד ולאיזה גורם הוא משוייך. במידה וחלילה (בטעות כמובן) קלטתם מועמד שהגיע דרך חברת השמה ולא עדכנתם אותה, אתם גם מפרים את ההסכם ואולי גרוע מכך, גם פוגעים באמינות שלכם אל מול אותה חברת השמה, שתתקשה לסמוך עליכם בהמשך. ניהול נכון של מאגר מועמדים כזה יכול להעשות עם מערכת גיוס, שיודעת גם להגדיר תקופת בלעדיות ייחודית לכל מקור גיוס. רוצים לדעת יותר? ניתן לקרוא כאן על כל הסיבות מדוע כדאי להשתמש במערכת גיוס לארגון.
מה זה מועמד מוסתר? חלק מחברות ההשמה, בשל החשש או מקרי עבר שגרמו לכך, שולחות את המועמד למעסיק כמועמד מוסתר, דהיינו ללא פרטי ההתקשרות. במצב זה, הן מציינות בהסכם כי הלקוח יכול לבקש "חשיפה" של קורות החיים, ואז לקבל את פרטי ההתקשרות של המועמד. במצב בו ביקש אותו מעסיק "חשיפה" של קורות החיים, באופן אוטומטי המועמד יוגדר כמועמד המשוייך אל חברת ההשמה. לנוהג זה יש יתרונות וחסרונות. מצד חברת ההשמה היא מגינה על עצמה יותר ושומרת על הדאטא שלה בצורה יותר דיסקרטית, מצד שני, היא צריכה להתעסק ביותר אדמיניסטרציה כדי לייצר את החשיפה של מועמדים. זה גם מאריך את התהליך מהצד של המעסיק ומהצד של חברת ההשמה.
חוזה השמה לדוגמא
להלן הסכם השמה לדוגמא. מומלץ מאוד לשים את ההסכם על דף לוגו שלכם, וכמו כן לעבור עליו ולתקנו בהתאם לתנאים המסחריים בהם אתם רוצים לעבוד. כדאי שיהיה לכם הסכם קבוע איתו תוכלו לעבוד מול הגורמים השונים, וכמובן לתקנו במידת הצורך. הסכם זה הינו דוגמא בלבד, ולכן מומלץ מאוד לעבור עליו ביחד עם עורך הדין שלכם, על מנת לדייק אותו ולדאוג שיגן על האינטרסים שלכם. זו תהיה השקעה חד פעמית אך עם ערך לטווח הארוך ולכן היא מומלצת בהחלט.
בס"ד
הסכם התקשרות – השמה וגיוס עובדים
בין: ____________________, ע.מ./ח.פ. ____________________, מצד אחד; (להלן "חברת ההשמה")
לבין _____________________, ע.מ. / ח.פ. ___________________ מהצד השני; (להלן: "הלקוח").
מוסכם בין הצדדים כדלקמן:
1. חברת ההשמה תספק ללקוח שירותי השמה וגיוס עובדים, לפי דרישת הלקוח הכוללים את הגדרת התפקיד ודרישות המשרה שימסרו לחברת ההשמה מעת לעת.
2. חברת ההשמה תערוך פרסום ואיתור מועמדים מתאימים למשרה, תבצע סינון קורות חיים ומיון מועמדים, תבצע ראיונות לפי הצורך, ותפנה ללקוח מועמדים מתאימים, ככל ותמצא כאלו.
3. קורות החיים של המועמדים יועברו ללקוח על ידי חברת ההשמה כולל פרטי המועמד ופרטי התקשרות.
4. הלקוח מתחייב לעמוד בקשר אל מול המועמדים ו/או חברות ההשמה, ולהודיע לחברת ההשמה על כל שינוי בסטטוס המועמד בתוך 3 ימי עסקים מקבלת קורות החיים.
5. תקופת בלעדיות- עם הפניית מועמד למשרה אצל הלקוח, יחשב המועמד כמועמד מטעמה של חברת ההשמה במשך 6 חודשים מיום שליחתם, זאת למעט במקרה בו הלקוח כבר ערך עם מועמד זה ראיון פרונטאלי 30 ימים אחורה ממועד הפניית המועמד.
6. קליטת עובד מטעם חברת ההשמה תחשב להשמה המזכה אותה בדמי השמה. שכר העובד יקבע בינו לבין הלקוח וידווח לחברת ההשמה בצירוף תאריך התחלת העבודה.
7. הלקוח מתחייב להודיע לחברת ההשמה על קליטת עובד לתפקיד, בין מטעמה ובין שלא מטעמה, או שינוי אחר בסטטוס המשרה, לא יאוחר מתום 3 ימי עבודה.
8. עובד מטעם חברת ההשמה שהתקבל לעבודה אצל הלקוח יוגדר כעובד של הלקוח, ולא יחולו יחסי עובד ומעביד בין העובד לבין חברת ההשמה. על הלקוח לדאוג לכל זכויותיו של העובד על פי כל דין.
9. דמי השמה – בגין קליטת עובד מטעמה תגבה חברת ההשמה עמלה חד פעמית בגובה 100% מהשכר החודשי ברוטו של העובד. שכר הברוטו יכלול גם עמלות, בונוסים, הטבות, שעות נוספות, וכל תשלום נוסף המגיע לעובד בשכר הברוטו.
10. תקופת אחריות- היה ובמהלך חודש העבודה הראשון מתחילת העבודה, הופסקה עבודתו של העובד אצל הלקוח, והלקוח הודיע בתוך 7 ימים לחברת ההשמה על הפסקת העבודה, לא תגבה עמלה ע"י חברת ההשמה.
11. תנאי התשלום- עם התחלת העבודה של העובד אצל הלקוח, תוציא חברת ההשמה ללקוח דרישת תשלום. התשלום בעבור ההשמה יועבר באמצעות המחאה או העברה בנקאית לחברת ההשמה בתוך 30 ימים ממועד הוצאת דרישת התשלום (תנאי תשלום: שוטף). לאחר קבלת התשלום תנפיק חברת ההשמה חשבונית מס / קבלה שתשלח ללקוח באמצעות דואר, או בדואר אלקטרוני עם חתימה אלקטרונית על-פי החוק.
12. על המחירים יתווסף מע"מ כחוק.
13. סודיות – הלקוח מאשר כי קורות החיים, חוות הדעת, ופרטים נוספים אודות המועמד, ישמרו בחזקתו ולא יועברו לשום גורם אחר ללא אישור חברת ההשמה. העברת פרטי מועמד לצד שלישי ע"י הלקוח ו/או העסקתו במישרין או בעקיפין אצל צד שלישי כלשהו, תחייב את הלקוח בתשלום מלוא עמלת ההשמה המוסכמת בהסכם זה.
14. חברת ההשמה אינה אחראית לקשר בין העובד ללקוח ואינה אחראית לו. קליטת המועמד לעבודה הינה באחריות הלקוח בלבד ולאחר שהפעיל שיקול דעת ובדק את הפרטים לעומקם, ערך ראיון אישי עם המועמד ומצא אותו מתאים לעבודה. חברת ההשמה לא תישא בשום אחריות אשר להוצאות, נזקים, הפסדים או פיגורים מכל מין וסוג שהוא העלולים להיגרם עקב העסקתו של העובד אצל הלקוח.
15. ההסכם בין הצדדים יחול לתקופה בלתי מוגבלת, כל צד רשאי לשנותו או לבטלו בהודעה בכתב.
להלן באנו על החתום להסכם השמה זה:
[תאריך]
[שם חברת ההשמה]
[שם איש הקשר]
חתימה
[שם הלקוח]
[שם איש הקשר מורשה חתימה]
חתימה + חותמת
טיפ קטן מאת מנכ"ל תוכנת גיוס Civi שי בכור
כמי שהקים חברת השמה, הביא אותה להישגים ומכר אותה בהצלחה, אני מכיר את תהליכי גיוס והשמה בצורה טובה מאוד.
כבר בתחילת הדרך שלי, הבנתי את המשמעות של מהירות העבודה – כך שככל שנגיע למועמד מהר יותר, נראיין אותו מהר יותר ונפנה אותו למעסיק מהר יותר – כך כמות הגיוסים המוצלחים שלנו תגדל.
כך זה גם בחברת השמה וכך זה כמובן גם בתוך ארגון. המהירות היא קריטית להצלחת התהליך.
לכן בנינו את מערכת הגיוס שתיתן את המענה הטוב ביותר לאנשי הגיוס ותעבוד בשבילם, כך שבפועל כמות הגיוסים שלהם תהיה גדולה יותר.
אני אשמח לתאם איתכם ללא עלות שיחת יעוץ והדגמה על מערכת גיוס Civi.
בהצלחה!
מאמר זה סוקר את האפשרויות לסעיפים בתוך הסכם השמה וגם חוזה השמה לדוגמא. מאמר זה הוא מקור מידע בלבד, הוא אינו מהווה יעוץ משפטי/חוקי/עסקי או אחר. מומלץ לקרוא את החוקים והתקנות, אשר מתעדכנים באופן שוטף, וגם להתייעץ עם גורמים מקצועיים (כמו עורך דין, רואה חשבון) בנושא זה. השימוש במאמר זה באחריות הקורא בלבד.
